La mailing list può essere intesa sia come lista di distribuzione o di diffusione, sia come lista di discussione, a seconda degli usi.

È un servizio offerto da un server di posta elettronica verso vari utenti  che consente di raggruppare l'insieme di tutti gli indirizzi email degli utenti iscritti alla lista come se fosse un unico indirizzo email.

Chi vuole scrivere a tutti gli utenti della lista non deve preoccuparsi di conoscere e gestire in una propria rubrica gli indirizzi di tutti. Basta spedire la mail all'indirizzo della lista. Sarà il gestore della lista (nel nostro caso il software open source mailman) a incaricarsi di distribuire il messaggio a tutti.

Le mailing List del server mailman.unipa.it sono, per scelta dell'Ateneo, liste di distribuzione e discussione 'interna', nel senso che accetta messaggi solo da indirizzi del dominio @unipa.it. Il che non impedisce tuttavia agli amministratori delle singole liste di aggiungere alle liste indirizzi con domini diversi (@alice.it, @gmail.com, @libero.it, ...) di utenti non strutturati.

Questa è già una fortissima limitazione. Ma gli amministratori possono aggiungere ulteriori limitazioni e filtri per stabilire chi può scrivere alla lista e se può farlo con o senza moderazione. E così via.

Nel nostro caso, viste le limitazioni intrinseche, le mailing list sono usate per le comunicazioni d'ufficio della Segreteria e del Coordinatore del Dottorato.