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La pianificazione dei costi rappresenta una componente fondamentale del Data Management Plan (DMP). La gestione dei dati di ricerca, infatti, richiede non soltanto l'individuazione delle attività da svolgere durante il ciclo di vita dei dati, ma anche una valutazione preventiva delle risorse umane, tecniche e finanziarie necessarie per realizzarle.

È quindi opportuno effettuare questa valutazione già nella fase di progettazione della ricerca. OpenAIRE (https://www.openaire.eu/what-will-it-cost-to-manage-and-share-my-data) sottolinea che le attività di gestione e condivisione dei dati devono essere considerate in termini di tempo e risorse e che una pianificazione anticipata può contribuire a ridurre significativamente i costi.

I costi non riguardano esclusivamente lo storage. Possono derivare dalle diverse attività che accompagnano i dati lungo il loro ciclo di vita, tra cui:

• acquisizione e organizzazione dei dati;
• trascrizione e digitalizzazione;
• descrizione dei dati e produzione dei metadati;
• documentazione;
• storage e backup;
• sicurezza e controllo degli accessi;
• anonimizzazione o pseudonimizzazione;
• conversione dei formati;
• data cleaning;
• gestione degli aspetti legati al copyright;
• preparazione dei dataset per il deposito e la condivisione;
• conservazione e archiviazione;
• impiego di personale specializzato, compreso un eventuale data manager.

Un aspetto particolarmente importante è la distinzione tra risorse già messe a disposizione dall'istituzione e servizi o infrastrutture aggiuntivi che devono invece essere finanziati dal progetto. Per esempio, storage e backup istituzionali possono rientrare nei costi indiretti, mentre capacità di archiviazione aggiuntiva, hardware, software o servizi specialistici possono generare costi ulteriori.

Un interessante articolo su openAIRE, “How to identify and assess Research Data Management (RDM) costs” (https://www.openaire.eu/how-to-comply-to-h2020-mandates-rdm-costs), consente di valutare i costi del proprio progetto utilizzando lo strumento Estimating costs RDM tool (https://www.openaire.eu/how-to-comply-to-h2020-mandates-rdm-costs). Il tool pone delle domande dettagliate.

Fonte: OpenAIRE. How to identify and assess Research Data Management (RDM) costs. 2020. https://www.openaire.eu/how-to-comply-to-h2020-mandates-rdm-costs 

Alla sezione "Strumenti e pratiche per l'open science" sono descritti diversi strumenti online per la stima dei costi.