U.O. Segreteria tecnico-amministrativa del SBA
responsabile unita' operativa
Mission
• Gestione protocollo; smistamento della corrispondenza; archiviazione e digitalizzazione della documentazione
• Supporto e assistenza, mediante telefono, e-mail, chat agli utenti
• Supporto nella gestione delle presenze del personale, e dei lavoratori PIP, afferente alle strutture del Servizio speciale SBA
• Supporto per le attività connesse alla misurazione e valutazione (semestrale e annuale) della performance del personale afferente al SBA (120 unità circa): calendarizzazione colloqui; caricamento schede personali; organizzazione attività finalizzate al corretto svolgimento dei colloqui
• Supporto per le attività connesse al POLA del personale SBA: caricamento su Fenice mappatura dei servizi, schede dei lavoratori, progetti di lavoro agile
• Supporto per le attività connesse agli obiettivi assegnati alle/ai responsabili dei 4 settori e delle 29 unità operative del SBA: caricamento schede su Fenice; caricamento in area di lavoro del portale delle biblioteche; caricamento in Drive con strutturazione e aggiornamento relativa tabella di monitoraggio delle attività svolte in itinere; controllo dello svolgimento delle azioni richieste e del rispetto della corretta tempistica indicata
• Supporto per le attività connesse alla predisposizione del piano della formazione interna destinata al personale afferente al SBA: monitoraggio
fabbisogno; collaborazione alla definizione delle schede di progetto e alla organizzazione degli eventi, in costante coordinamento con gli uffici
competenti
• Supporto per le attività connesse alla organizzazione di progetti specifici finalizzati all’efficientamento dei servizi al pubblico (es. progetto apertura serale delle biblioteche): studio di fattibilità ; programmazione e avvio; monitoraggio dell’effettivo funzionamento e delle reali ricadute; raccolta e analisi - ed eventuale comunicazione agli organi preposti - dei relativi dati, raccordo con il personale e con eventuali strutture esterne coinvolte
• Gestione degli adempimenti relativi a mobilità , trasferimenti, ordini di servizio e cambi di area del personale afferente al SBA
• Gestione degli adempimenti relativi all’assegnazione degli studenti part time alle strutture del SBA
• Supporto per la gestione dell’iter relativo alle autorizzazioni delle liquidazioni dello straordinario del personale del SBA; verifica della ripartizione del budget e delle istanze pervenute dalle singole strutture
• Gestione delle procedure amministrative relative ai nulla osta per la partecipazione ai corsi di formazione, seminari, convegni e programmi
Erasmus del personale afferente al SBA
• Gestione delle procedure amministrative (e vigilanza sull’iter di autorizzazione) per lo svolgimento di incarichi extraistituzionali assegnati a personale afferente al SBA
• Supporto alle strutture SBA nello svolgimento degli adempimenti necessari all’avvio e al corretto svolgimento di convenzioni e contratti esterni
• Supporto alle strutture del SBA nell’organizzazione e svolgimento di attività legate alla terza missione
• Ricognizione dei dati inerenti agli incarichi per il trattamento dati del personale afferente al SBA e relativa compilazione schede tramite apposita piattaforma di Ateneo
• Supporto per le attività inerenti la prevenzione e protezione e la sorveglianza sanitaria del personale afferente al SBA
• Raccolta e diffusione della normativa d’interesse del SBA
• Gestione delle richieste di intervento di manutenzione ordinaria dei locali e delle apparecchiature in dotazione del SBA; coordinamento con gli uffici competenti
• Gestione degli adempimenti connessi alla ricognizione e dismissione dei beni mobili del Servizio Speciale
• Supporto al Comitato di coordinamento del SBA per le attività di segreteria e per l’adempimento di necessità di vario genere
• Supporto per gli adempimenti relativi al corretto svolgimento delle procedure richieste dagli uffici competenti e da eventuali enti esterni per la rispondenza ad eventuali obblighi normativi e/o organizzativi (es: DVR, UBuy per pubblicazione dati procedure acquisitive, monitoraggio convenzioni e contratti esterni, bilancio sociale, ABCWeb, monitoraggio asset informatici…)
• Supporto alla redazione di decreti, delibere, relazioni, documenti necessari al corretto svolgimento delle attività poste in essere dalle strutture del SBA.
• Cura l’istruttoria relativa agli atti preparatori e attuativi relativi ai finanziamenti assegnati al SBA o provenienti da altre Istituzioni;
• Fornisce assistenza nella predisposizione e gestione del Budget economico di competenza e cura il monitoraggio e la rendicontazione delle voci di spesa assegnate al SBA;
• Svolge un ruolo di raccordo tra lo SBA e l'Area Affari Generali e Centrale Acquisti con riferimento alle procedure amministrative e contabili relative all’acquisizione centralizzata delle risorse bibliografiche del SBA, (periodici, banche dati, monografie, su supporto cartaceo e/o digitale), anche in riferimento a quelle acquisite tramite Convenzione CRUI, in attuazione della programmazione degli acquisti da parte degli organi preposti (Consigli di biblioteca, Comitato di Coordinamento e CdA);
• Cura le procedure amministrativo-contabili relative alle collaborazioni e prestazioni occasionali attivate presso il SBA;
• Cura la raccolta e l’invio delle richieste di acquisto di beni e servizi di tutte le strutture del SBA avendo cura di trasmetterle all'Area Affari Generali Centrale Acquisti;
• Cura gli adempimenti previsti dalla normativa in materia di prevenzione della corruzione, pubblicità e trasparenza di competenza del Servizio Speciale SBA avendo cura di trasmetterle all'Area Affari Generali Centrale Acquisti
• Cura le procedure amministrative e contabili relative alle fasi di impegno e liquidazione del Servizio Speciale SBA.