Salta al contenuto principale
Passa alla visualizzazione normale.

Protezione dati personali

Informazioni sul trattamento dei dati personali - Studenti

Queste informazioni vengono rese ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (in seguito Regolamento UE), in relazione al trattamento dei dati personali di cui l’Università degli Studi di Palermo (in seguito Università) entra in possesso in sede di registrazione, preimmatricolazione, immatricolazione o iscrizione, gestione amministrativa e didattica della carriera universitaria dei soggetti interessati (studenti, laureati e iscritti a corsi di studio o attività formative comunque denominate dell’Ateneo).

Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e di tutti i diritti degli interessati, secondo quanto precisato nelle seguenti informazioni.

1. Titolare del trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento è l’Università degli Studi di Palermo, con sede in Piazza Marina n. 61, 90133 - Palermo (indirizzo di posta elettronica: rettore@unipa.it, indirizzo PEC: pec@cert.unipa.it).

2. Responsabile della protezione dei dati

Presso l’Università è presente il Responsabile della protezione dei dati, nominato ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE, che puo’ essere contattato all’indirizzo di posta elettronica dpo@unipa.it o all’indirizzo PEC dpo@cert.unipa.it.

3. Fonti e tipologia di dati

L’Università provvede al trattamento dei dati personali forniti dall’interessato in fase di registrazione, preimmatricolazione, immatricolazione e iscrizione ai corsi di studi, di dottorato, di specializzazione, master e ogni altro corso di alta formazione o professionale attivato presso l’Università, anche in seguito al conseguimento dell’eventuale titolo finale. I dati personali che possono essere oggetto di trattamento esclusivamente per le finalità indicate dal paragrafo 4 sono:

a) dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita, sesso), di contatto, di residenza, relativi alla carriera, alla partecipazione alle attività didattiche (presenza nel giorno, luogo e orario), relativi a titoli posseduti e alle condizioni reddituali;

b) dati di navigazione in sede di utilizzo delle piattaforme e dei servizi online;

c) immagini e videoriprese in sede di svolgimento dell’attività di didattica e di esami a distanza;

d) dati particolari (art. 9, Regolamento UE) il cui trattamento viene effettuato solo se autorizzato da espressa disposizione di legge, per il perseguimento di finalità di rilevante interesse pubblico, o da consenso espresso dell’interessato.

In particolare, in ottemperanza alle norme e ai protocolli ministeriali volti al contenimento, alla prevenzione e alla protezione dal contagio da Covid-19, possono essere trattati dati relativi allo stato di salute, quali ad esempio il valore della temperatura corporea o altri indicatori di sintomatologia richiesti per l’accesso e la permanenza nelle aule e negli spazi interni ed esterni dell'Università. 

Inoltre, ai sensi del decreto-legge 6 agosto 2021, n. 111 (convertito con modificazioni dalla legge 24 settembre 2021, n. 133), ai fini dell'accesso e della permanenza negli spazi di pertinenza dell'Università, è fatto obbligo agli studenti universitari di possedere e di esibire, su richiesta, la certificazione verde COVID-19 (green pass) in corso di validità. 

L’obbligo di possedere ed esibire il green pass non si applica ai soggetti esenti dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica, da esibire all’atto dei controlli. 

Le attività di verifica del green pass, da parte di personale appositamente incaricato, si limitano al controllo (a campione) dell’autenticità, validità e integrità della certificazione e non comportano la raccolta di dati dell’interessato, ad eccezione di quelli strettamente necessari all’applicazione delle misure derivanti dal mancato possesso della certificazione. La verifica non rivela l’evento sanitario che ha generato il green pass. Le uniche informazioni evidenziate sono quelle necessarie ad assicurarsi che l'identità della persona corrisponda con quella dell'intestatario della certificazione: nome, cognome, data di nascita, validità del green pass. 

e) dati relativi a condanne penali e reati (art. 10, Regolamento UE).

4. Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati è finalizzato esclusivamente allo svolgimento di tutte le attività connesse ai compiti istituzionali e di pubblico interesse di competenza dell’Università. In particolare, il trattamento è effettuato per le seguenti finalità:

a) gestione delle procedure di ammissione a corsi di studio e a corsi post-lauream;

b) preimmatricolazione e immatricolazione per accesso a corsi di studio e iscrizione ad attività formative comunque denominate;

c) gestione della carriera universitaria, compreso il conseguimento del titolo di studio e di ogni altro attestato finale;

d) comunicazioni relative a pratiche amministrative;

e) calcolo degli importi delle tasse dovute e in generale fruizione dei benefici economici (ad es. premi, borse di studio, c.d. studenti ex 200 ore);

f) gestione del servizio di inclusione nella comunità studentesca di studenti con specifiche disabilità, DSA e BES;

g) orientamento in ingresso, attività di tutorato e orientamento in uscita, attività volte all’inserimento nel mondo del lavoro (job placement), anche attraverso comunicazione dei dati a soggetti privati, pubblici e a consorzi interuniversitari per esclusive finalità occupazionali o professionali;

h) divulgazione dell’offerta formativa e degli eventi informativi e culturali organizzati o patrocinati dall’Università o dalle strutture di didattica e ricerca;

i) comunicazione e gestione di iniziative volte al conferimento di borse, premi, onorificenze ed eventi di interesse pubblico, anche attraverso comunicazione dei dati a soggetti pubblici e privati;

j) mobilità internazionale;

k) eventuale partecipazione a progetti di ricerca o ad altre attività istituzionali dell’Ateneo;

l) gestione delle procedure legate alle elezioni dei rappresentanti degli studenti e per l’eventuale svolgimento dei compiti inerenti la carica elettiva ricoperta dall’interessato negli organi di Ateneo;

m) gestione dei procedimenti disciplinari nei confronti degli studenti;

n) utilizzo dei servizi informativi, telematici e di posta elettronica forniti dall’Ateneo;

o) organizzazione della didattica anche a distanza, degli esami di profitto e di conseguimento del titolo di studio e di ogni altro attestato finale e rilevazione delle presenze;

p) utilizzo dei servizi bibliotecari;    

q) accesso ai laboratori e ad altre strutture protette;

r) attivazione e gestione di tirocini curriculari ed extracurriculari anche presso enti convenzionati;

s) videosorveglianza delle strutture di Ateneo;

t) gestione delle pratiche relative a sinistri;

u) controllo della veridicità delle autocertificazioni rese ai sensi del D.P.R. n. 445/2000;

v) indagini statistiche svolte all’interno dell’Ateneo al fine di migliorare i servizi e l’assistenza agli studenti o al fine di migliorare l’attività didattica;

w) archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici.

5. Modalità del trattamento dei dati

I dati personali dell'interessato vengono trattati con il supporto di mezzi informatici e cartacei. L’Università adotta misure organizzative e tecniche appropriate per proteggere e garantire la riservatezza dei dati personali in suo possesso, in particolare contro la perdita, il furto, nonché l'uso, la divulgazione o la modifica non autorizzata dei dati personali. L’Università non ricorre a processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, nel rispetto delle garanzie previste dall’art. 22 del Regolamento UE.                

Il trattamento eventuale dei dati particolari è effettuato nel rispetto del “Regolamento in materia di protezione dei dati personali in attuazione del Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio nonché del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 codice in materia di protezione dei dati personali”- D. R. n. 4019 del 18/11/2019.

5.1. Portale di Ateneo e servizi web

Gli utenti possono accedere ai servizi web dell’Ateneo a partire dall’indirizzo www.unipa.it, corrispondente alla home page ufficiale dell’Ateneo (Portale di Ateneo).

L’accesso alle aree riservate (Portale Studenti, Portale delle Biblioteche, Portale dell’Offerta Formativa, Portale della Didattica, etc.) è consentito soltanto agli utenti che abbiano effettuato la registrazione sul Portale di Ateneo in base al proprio status (studente, docente, personale tecnico amministrativo e bibliotecario) e che abbiano ottenuto le credenziali per autenticarsi (nome utente e password).

L’autenticazione avviene attraverso il Portale di Gestione delle Identità (denominato A3) mediante una procedura univoca, basata su protocollo SAML 2.0, che permette all’utentea seguito di un unico inserimento di nome utente e password (sistema Single Sign On), di accedere a tutti gli ambienti per cui è abilitato. 

Tutti gli accessi ai sistemi web-based avvengono tramite il predetto sistema di autenticazione/autorizzazione e utilizzano protocolli telematici sicuri (HTTPS) e crittografati (SSL).

I dati di navigazione (data e ora, URL, user agent, indirizzo IP dello user agent, status code, tempo di risposta del server, pagina dalla quale lo user proviene, etc.), che vengono trasmessi dagli utenti durante la fruizione dei servizi web del Portale di Ateneo, sono utilizzati esclusivamente:

a) per attività di diagnostica e per la verifica del corretto funzionamento dei servizi web;

b) per identificare anomalie o abusi e per l’accertamento di responsabilità in caso di reati informatici ai danni dell’Università o di terzi;

c) in modo aggregato e previa cifratura/pseudonimizzazione, per ricavare informazioni statistiche sull'uso dei servizi web.

5.2. Webmail e piattaforme on line di terze parti

Gli studenti dell’Ateneo sono abilitati all’utilizzo dei servizi online disponibili sulla piattaforma G Suite for Education, fornita dal provider Google. 

La licenza d'uso comprende il servizio di posta elettronica con dominio @community.unipa.it e l'indirizzo email ha la forma nomeutente@community.unipa.it (con il nome utente corrispondente a quello utilizzato per accedere al Portale di Ateneo).

Gli studenti sono inoltre abilitati all’utilizzo dei servizi online disponibili sulla piattaforma Office365, fornita dal provider Microsoft (vedi Accordo Quadro Education Alliance Istruzione Superiore sottoscritto con la Conferenza dei Rettori delle Università Italiane).

La licenza d’uso comprende il servizio di posta elettronica con dominio @you.unipa.it e l'indirizzo e-mail ha la forma nomeutente@you.unipa.it (con il nome utente corrispondente a quello utilizzato per accedere al Portale di Ateneo).

Tutte le comunicazioni e le informazioni relative alla gestione della carriera e al perseguimento delle finalità indicate al paragrafo 4 sono inviate all’indirizzo di posta elettronica personale e al numero telefonico comunicati dall’interessato all’atto della registrazione al Portale di Ateneo, agli indirizzi di posta elettronica istituzionali (@community.unipa.it e @you.unipa.it) e tramite il servizio di notifica push dell’app MyUnipa.

5.3. App MyUnipa

MyUnipa è un’applicazione software, dedicata ai dispositivi mobili (Android, iOS), che permette agli studenti dell’Ateneo (autenticati con il nome utente e la password validi per l’accesso al Portale di Ateneo) di usufruire in mobilità di alcuni servizi essenziali, tra i quali la consultazione della propria carriera accademica (libretto universitario), l'iscrizione alle lezioni, l'accesso ai servizi delle biblioteche, la prenotazione degli esami e del ricevimento dei docenti, la consultazione delle offerte di lavoro e tirocinio, la rilevazione delle presenze in aula.

Tramite l’app MyUnipa è possibile accedere anche alla UniPaCard, la funzionalità che permette agli studenti di essere identificati dal personale interno dell’Ateneo (la lettura del codice QR mostrato dall’applicazione apre una pagina che attesta lo stato di studente dell’Ateneo).

5.4. Rilevazione delle presenze in aula

La rilevazione della presenza degli studenti è richiesta per i corsi con frequenza obbligatoria, per l’organizzazione delle attività didattiche e per garantire la sicurezza e la tutela della salute pubblica (prevenzione e contenimento della diffusione del virus Covid-19).

La rilevazione delle presenze degli studenti avviene con l’ausilio del Portale della Didattica (https://docenti.unipa.it), del Portale Studenti (https://studenti.unipa.it) e dell’app MyUnipa.

La condizione iniziale è che lo studente abbia una carriera attiva e si sia preventivamente iscritto alle lezioni che intende frequentare tramite l’app MyUnipa o il Portale Studenti (funzione “Iscrizione alle lezioni”).    

Lo studente conferma la propria presenza in aula digitando, in un’apposita sezione dell’app MyUnipa, un codice temporaneo (OTP), generato dal docente tramite il Portale della Didattica e comunicato durante la lezione.

5.5. Didattica a distanza

Esclusivamente ai fini dell’erogazione della didattica a distanza, l’Università si avvale di software e piattaforme di learning management system (LMS), quali Moodle e Microsoft Teams.

Gli studenti, dopo essersi autenticati con nome utente e password validi per l’accesso al Portale di Ateneo, accedono al proprio profilo e possono verificare lo stato di iscrizione ai singoli corsi e visualizzare, anche in modalità asincrona, le videolezioni.

Nell’utilizzo di tali piattaforme, l’Università opera nel rispetto del principio di minimizzazione, trattando solo i dati personali strettamente necessari al perseguimento delle finalità didattiche, senza effettuare indagini sulla sfera privata dell’interessato.

Registrazione - Se lo svolgimento delle videolezioni prevede la registrazione anche delle immagini e degli interventi dei partecipanti, tutti gli interessati sono preventivamente informati in modo chiaro e diretto, con la precisazione che ogni partecipante puo’ autonomamente oscurare la propria telecamera. Le videolezioni sono conservate per tutta la durata del singolo corso all’interno di un’area web riservata ai corsisti e ai docenti relatori.

Pubblicazione - La pubblicazione o diffusione delle videoregistrazioni che includono immagini o interventi dei partecipanti sono consentite soltanto con il consenso documentato degli interessati, di cui deve in ogni caso essere rispettato il decoro, l’onore e la reputazione. La pubblicazione è limitata a finalità didattiche, culturali e non lucrative.

5.6. Esami di profitto e di laurea a distanza

Allo scopo di prevenire e contenere la diffusione del virus Covid-19 e fino al perdurare dell’emergenza epidemiologica, l’Università degli Studi di Palermo assicura lo svolgimento degli esami di profitto e di laurea anche in modalità a distanza.

Per gli esami da remoto l’Ateneo utilizza la piattaforma di web conferencing Microsoft Teams, che permette il contatto audiovisivo tra il candidato e la commissione per l’intera durata dell’esame di profitto o della prova finale di laurea.

Prima dell’inizio della prova, il presidente della commissione verifica l’identità del candidato in modalità riservata (chat o stanza privata) mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento (preferibilmente UniPaCard in versione smartcard o app digitale).

Allo scopo di garantire la pubblicità della seduta d’esame o di laurea, obbligatoria anche per fini di trasparenza, correttezza e imparzialità nello svolgimento della prova, l’accesso in streaming è consentito, oltre alla commissione e ai candidati, anche a soggetti terzi, i quali possono collegarsi al link della seduta solo per la visione e l’ascolto e fino alla capienza dell’aula virtuale.

6. Base giuridica del trattamento e natura del conferimento

Il trattamento dei dati personali, nell’ambito delle finalità indicate al paragrafo 4, viene effettuato dall’Università sulla base di almeno una delle seguenti basi giuridiche.

I dati personali anagrafici e comuni, le immagini e le videoriprese sono trattati per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico come definiti dalla legge, dallo Statuto di Ateneo e dalla regolamentazione interna (ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. e) del Regolamento UE).

I dati particolari (art. 9, Regolamento UE)sono trattati esclusivamente per le finalità indicate al paragrafo 4 e in presenza di una delle seguenti condizioni:

a) l’interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche;

b) per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione europea o nazionale ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. g), del Regolamento UE e art. 2-sexies, comma 2, lett. bb), del d. lgs. n. 196/2003;

c) per fini di archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. j), del Regolamento UE e art. 2-sexies, comma 2, lett. cc), del d. lgs. n. 196/2003;

d) per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

I dati personali relativi a condanne penali e reati (art. 10, Regolamento UE) sono trattati nella misura strettamente necessaria allo svolgimento delle finalità indicate al precedente paragrafo 4, qualora il trattamento sia autorizzato da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento.

Il conferimento dei dati personali per le finalità indicate al paragrafo 4 è indispensabile per l’instaurazione e la gestione del rapporto tra l’interessato e Università, per l’erogazione dei servizi e per l’adempimento dei connessi obblighi di legge.

7. Soggetti destinatari dei dati

Sono destinatari dei dati personali raccolti le persone fisiche incaricate dall’Università per il trattamento dei dati per le finalità indicate al paragrafo 4, inclusi i dipendenti e i collaboratori di enti convenzionati.

Responsabili del trattamento - Sono destinatari dei dati anche i Responsabili del trattamento nominati dall’Università, tra i quali: CINECA, Via Magnanelli 6/3, 40033 - Casalecchio di Reno (BO).

Soggetti terzi - I dati personali, in ogni caso, possono essere comunicati a terzi in relazione ad adempimenti di obblighi di legge e contrattuali, specifiche richieste dell’interessato, gestione di eventuali reclami o contenziosi e per la prevenzione e repressione di frodi e di qualsiasi attività illecita.

Per le finalità indicate al paragrafo 4, i dati personali possono essere comunicati a:

a) ERSU di Palermo - Ente Regionale per il diritto allo Studio Universitario;

b) MIUR per l’inserimento nell’Anagrafe Nazionale degli Studenti (istituita con la Legge n. 170/2003) per monitorare lo svolgimento delle carriere degli studenti universitari e per l’espletamento di tutte le funzioni attribuite dalla legge;

c) enti pubblici, anche internazionali, per lo svolgimento delle funzioni istituzionali dell’Università;

d) soggetti pubblici e privati accreditati o autorizzati e potenziali datori di lavoro ai fini dell’orientamento e inserimento nel mondo del lavoro;

e) enti convenzionati presso i quali gli interessati svolgono attività di tirocinio;

f) organismi regionali di gestione per il diritto allo studio ed altri istituti per favorire la mobilità internazionale degli studenti, ai fini della valutazione dei benefici economici e dell’assegnazione degli alloggi;

g) compagnie assicurative convenzionate con l’Università;

h) Istituto tesoriere dell’Università degli Studi di Palermo e altri istituti di credito per l’adempimento di obbligazioni pecuniarie, in particolare, per il pagamento e il rimborso di tasse universitarie;

i) Ministero degli Affari esteri, Questure, Ambasciate, Procura della Repubblica relativamente a permessi di soggiorno, al riconoscimento di particolari status;

j) soggetti privati, pubblici e consorzi interuniversitari per lo svolgimento delle attività di terza missione;

k) autorità sanitarie e autorità di pubblica sicurezza;

I dati personali non sono diffusi o trasferiti fuori dal territorio nazionale, salvo espresso consenso dell’interessato o quando necessario per la gestione di progetti di ricerca e di mobilità internazionale.

8. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per tutto il periodo necessario allo svolgimento delle finalità riportate al paragrafo 4 presso gli uffici dell'Università e i conservatori esterni (ad esempio, CINECA), in accordo a quanto stabilito dalla normativa vigente.

I dati di navigazione (vedi paragrafo 5.1) sono cancellati con frequenza periodica e comunque entro 12 mesi dalla loro registrazione, salvo diverse previsioni di legge.

9. Diritti dell’interessato

L’interessato puo’ esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento UE, quali il diritto di accesso, il diritto di rettifica o integrazione dei propri dati, il diritto di cancellazione (diritto all’oblio) e alla limitazione del trattamento e il diritto alla portabilità dei dati, alle condizioni e nei limiti indicati dal Regolamento UE.

La richiesta di cancellazione dei dati personali non puo’ essere accolta nella misura in cui il trattamento è necessario per l’adempimento di un obbligo giuridico, per l’esecuzione di compiti istituzionali, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria e in ogni altro caso previsto dall’art. 17, paragrafo 3, Regolamento UE.

L’interessato ha diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati personali, secondo quanto previsto dall’art. 21 Regolamento UE. L’interessato puo’ proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Modalità di esercizio dei diritti

Per l’esercizio dei propri diritti, l’interessato puo’ rivolgersi al Titolare, scrivendo all’indirizzo di posta elettronica certificata pec@cert.unipa.it oppure all’indirizzo e-mail rettore@unipa.it.

In alternativa, l’interessato puo’ scrivere a: Università degli Studi di Palermo, Piazza Marina n. 61, 90133 - Palermo.

L’Università è tenuta a fornire una risposta entro un mese dalla richiesta, estensibili fino a tre mesi in caso di particolare complessità della richiesta.

11. Eventuali modifiche

Le modifiche e integrazioni a questo documento sono pubblicate nella sezione privacy del sito istituzionale dell’Università (www.unipa.it/privacy). In ogni caso, l’Università si impegna a comunicare direttamente agli interessati, tramite i propri canali istituzionali, le eventuali modifiche delle finalità del trattamento, dell’identità del titolare del trattamento e ogni altra modifica in grado di incidere in modo significativo sui diritti degli interessati o sul loro esercizio.