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Segreteria Tecnica del Rettore

Presentazione

 La Segreteria Tecnica del Rettore cura le seguenti attività:

  • Interfaccia verso gli uffici dell’Amministrazione centrale e le strutture decentrate
  • Ricezione, smistamento e assegnazione della corrispondenza del Rettore ai Delegati, agli Uffici di staff e dell’Amministrazione, per quanto di rispettiva competenza.
  • Corrispondenza in uscita del Rettore, con riferimento alle materie trattate dalla Segreteria tecnica
  • Istruttoria e predisposizione di atti d’ufficio di competenza del Rettore
  • Convocazioni riunioni, comitati consultivi e gruppi di lavoro
  • Supporto ai delegati del Rettore per le materie di competenza della Segreteria
  • Supporto di segreteria (per quanto di competenza del Rettore) a Fondazioni, Consorzi e partecipate esterne all’Università
  • Monitoraggio (per quanto di competenza del Rettore) dell’attività deliberativa degli organi collegiali e delle connesse applicazioni
  • Cura le pagine web  delle strutture di staff STAFF 01, STAFF 02 e STAFF 03 e le comunicazioni del Rettore, anche attraverso la diffusione mailing-list
  • Assistenza a riunioni per attività direttamente poste in essere dal Rettore e monitoraggio delle azioni correlate
  • Cura i rapporti con istituzioni ed enti pubblici e privati, finalizzati alla stipula di dichiarazioni d’intenti, protocolli di intesa e convenzioni
  • Rapporti con la CRUI e gli Enti territoriali per le materie di competenza della Segreteria Tecnica
  • Gestione delle presenze del personale dell’Ufficio di Segreteria e della Segreteria Tecnica
  • Istruttoria relativa a trasferte e missioni dei Delegati a funzioni rettorali identificati con D.R., per le materie di competenza della Segreteria Tecnica
  • Procedure per la gestione della spesa
  • Gestione amministrativa e monitoraggio del fondo relativo alle “spese finanziate con il contributo dell’istituto cassiere”
  • Monitoraggio ed eventuale istruttoria delle richieste provenienti dalle strutture decentrate, dagli uffici dell’Amministrazione centrale e dall’utenza esterna per le materie di pertinenza della Segreteria Tecnica
  • Preliminare disamina delle istanze pervenute
  • Attività di verbalizzazione alle riunioni poste in essere dal Rettore, ove richiesto dallo stesso
  • Supporto segretariale per le attività inerenti la partecipazione al CRUS del Rettore (convocazione riunioni, verbalizzazione sedute, predisposizione, trasmissione e archiviazione  degli atti)
  • Predisposizione D.R. di delega, istituzione commissioni/comitati interni per gli ambiti di competenza dell’Ufficio
  • Attività di coordinamento relativa alla revisione di regolamenti interni di Ateneo, con riferimento alle priorità individuate di volta in volta dal Rettore
  • Predisposizione atti relativi alla individuazione di componenti di commissioni/comitati, richiesta da enti/istituzioni pubbliche, per la parte di competenza della Segreteria Tecnica
  • Supporto al Settore OO.CC. per le attività legate alle sedute del S.A. e C.d.A.
  • Attività di studio ed approfondimento relativamente a procedure poste in essere dalla Segreteria Tecnica
  • Sovrintende il buon esito di pratiche di particolare rilievo
  • Gestione informatizzata dei processi di catalogazione della documentazione in ingresso e in uscita del Rettore attraverso l’utilizzo di procedure dedicate per l’ottimizzazione delle risorse di Ateneo
  • Realizzazione, implementazione e gestione di procedure informatiche per l’invio della corrispondenza del Rettore al fine di monitorare i processi amministrativi per migliorare la perfomance di Ateneo