Ufficio di Gabinetto del Rettore
responsabile di servizio speciale
Mission
• Assicura il supporto tecnico-amministrativo del Rettore, coordinandosi con gli altri Organi di Ateneo, con le Strutture didattiche e di ricerca e con le Strutture tecniche e amministrative
• cura i rapporti con la Direzione Generale, al fine di assicurare il necessario coordinamento tra le funzioni politiche e amministrativo- gestionali della governance di Ateneo.
• cura il raccordo con le attività del Prorettore Vicario, del Direttore Generale, dei Prorettori tematici, dei Delegati e Consulenti del Rettore, degli Organi di nomina rettorale e degli Organi rappresentativi di Ateneo
• assicura il collegamento e l'integrazione delle attività amministrative degli Uffici dell’Amministrazione Centrale e delle diverse Strutture decentrate, con particolare riferimento ai Dipartimenti e agli altri Centri di gestione autonoma, anche per le attività amministrativo-contabili
• espleta ricerche e studi utili al Rettore per la risoluzione di problematiche correnti nell’ambito di tematiche giuridiche di interesse generale per l’Ateneo che non richiedono un approfondimento in Avvocatura di Ateneo
• funge da interfaccia con l’Avvocatura di Ateneo per le pratiche di particolare rilevanza
• cura le attività riguardanti le pratiche caratterizzate da riservatezza che richiedono relazioni endoprocedimentali con l’Avvocatura di Ateneo, il Collegio di Disciplina e la Commissione di Disciplina
• cura i procedimenti, anche con carattere di riservatezza, che determinano relazioni con gli Organi di Giustizia dello Stato
• assiste il Rettore nell'esercizio delle sue funzioni istituzionali e di rappresentanza con partner e istituzioni internazionali, nazionali e del territorio
• assiste il Rettore per la sottoscrizione degli atti, anche in qualità di Legale Rappresentante
• coadiuva il Rettore nelle sue funzioni di Datore di Lavoro
• rappresenta l’interfaccia verso gli Uffici dell’Amministrazione centrale, i Dipartimenti e tutte le Strutture decentrate
• supporta il Rettore nel coordinamento con i Prorettori, i suoi Delegati e Consulenti
• sovrintende alle attività di Comunicazione e informazione inerenti alla Governance di Ateneo
Cura, su impulso del Rettore, la predisposizione delle proposte, di indirizzo politico, da sottoporre agli Organi di Governo
• sovraintende e coordina le attività delle UU.OO. afferenti
• sovrintende alla gestione della corrispondenza riservata e personale – in entrata e in uscita - del Rettore, del Prorettore Vicario e dei Prorettori
• provvede alla redazione diretta, o d’intesa con gli altri Uffici dell’Amministrazione, degli atti e documenti riconducibili alla competenza del Rettore, che questi ritenga di elaborare attraverso i propri Uffici di diretta collaborazione
• fornisce supporto al Rettore in ordine all'avvio di nuove iniziative e alla redazione di documenti d’interesse generale, anche al fine d’introdurre prassi innovative in Ateneo.
• cura il supporto tecnico-amministrativo nelle riunioni coi Prorettori e nelle riunioni tematiche di interesse del Rettore.
• analizza le tematiche inerenti i rapporti con le Istituzioni nazionali e regionali.
• cura le relazioni esterne di particolare rilievo
• esamina gli atti sottoposti alla firma del Rettore e del Prorettore Vicario
• presidia la gestione della corrispondenza, in entrata e in uscita, di competenza del Rettore
• presidia le attività di protocollazione, fascicolazione e archiviazione digitale e cartacea.
FSP Segreteria del Prorettore Vicario
• Cura le attività di segreteria del Prorettore Vicario
• gestisce l’agenda del Prorettore Vicario
• gestisce la corrispondenza in entrata e in uscita di competenza
• svolge le attività di protocollazione, fascicolazione e archiviazione digitale e cartacea degli atti di competenza
• fornisce il supporto organizzativo all’attività istituzionale e di rappresentanza del Prorettore Vicario e alla gestione dei relativi flussi documentali
• cura l’attività di ricerca, analisi e studio di dati su impulso e in ragione delle attività del Prorettore Vicario
• gestisce i rapporti con gli Uffici amministrativi dell’Ateneo su impulso e in ragione dell’attività del Prorettore Vicario
• garantisce, per gli ambiti di competenza, la collaborazione sinergica con tutte le Strutture dell’Ufficio di Gabinetto.
FSP Segreteria dei Prorettori
• Gestisce l’agenda dei Prorettori tematici
• gestisce la corrispondenza in entrata e in uscita dei Prorettori tematici
• svolge le attività di protocollazione, fascicolazione e archiviazione digitale e cartacea degli atti di competenza
• supporta il Responsabile dell’Ufficio di Gabinetto nella gestione degli atti e delle pratiche di competenza dei Prorettori tematici
• assiste i Prorettori nello svolgimento delle loro attività istituzionali di rappresentanza
• supporta i Prorettori tematici nelle attività organizzative di eventi di competenza dei Prorettori, garantendone anche il supporto informatico
• garantisce il supporto necessario per l’organizzazione delle missioni nazionali e internazionali dei Prorettori tematici
• supporta i Prorettori nella redazione dei documenti di competenza in raccordo con il Responsabile dell’Ufficio di Gabinetto
• garantisce, per gli ambiti di competenza, la collaborazione sinergica con tutte le Strutture dell’Ufficio di Gabinetto.
FSP Supporto giuridico
• Garantisce il supporto giuridico necessario alla gestione e conduzione delle attività di volta in volta individuate
• garantisce il supporto a ricerche e studi utili per la risoluzione di problematiche correnti nell’ambito di tematiche giuridiche di interesse generale per l’Ateneo, che non richiedono un approfondimento da parte dell’Avvocatura di Ateneo
• garantisce il supporto nella redazione diretta, o d’intesa con gli altri uffici dell’Amministrazione, degli atti e documenti riconducibili alla competenza del Rettore, che questi ritenga di avocare ai suoi Uffici
• fornire ogni supporto utile nella redazione degli atti e documenti riconducibili alla competenza dell’Ufficio di Gabinetto del Rettore
• supporta il Responsabile dell’Ufficio di Gabinetto nella predispone delle pratiche relative alle nomine e alle designazioni di competenza del Rettore
• garantisce, per gli ambiti di competenza, la collaborazione sinergica con tutte le Strutture dell’Ufficio di Gabinetto.
FSP Supporto informatico
• Garantisce il supporto alla risoluzione delle problematiche riguardanti l’utilizzo degli strumenti informatici (PC Stampanti Apparecchi VOIP Etc.)
• garantisce la gestione delle connessioni di rete e configurazione host (Indirizzi IP – Sub net Mask – Gateway - DNS)
• supporta il personale afferente all’Ufficio di Gabinetto per la risoluzione delle eventuali problematiche inerenti alle configurazioni hardware/software
• fornisce ogni supporto necessario alla predisposizione e configurazione delle riunioni telematiche del Rettore tramite software appositi (MS Teams – Google Meet – Cisco Web-EX etc.)
• garantisce il supporto Informatico nell'elaborazione di documenti da utilizzarsi per le riunioni, convegni, commissioni
• cura la pubblicazione di tutti i provvedimenti di nomina rettorale, ricadenti nelle competenze dell’Ufficio di Gabinetto
• garantisce il supporto tecnico all’utilizzo delle attrezzature audio/video per le call da remoto
• garantisce, per gli ambiti di competenza, la collaborazione sinergica con tutte le Strutture dell’Ufficio di Gabinetto.