Care Colleghe, cari Colleghi,

è stato da qualche giorno pubblicato il nuovo Regolamento per il trattamento di missione, nel quale sono state apportate importanti modifiche e semplificazioni, con l'obiettivo di velocizzare le procedure e di garantire un continuo monitoraggio della loro efficienza in ciascuna delle Strutture di Ateneo.

La principale innovazione riguarda la completa digitalizzazione delle procedure, che permetterà di evitare, nella stragrande maggioranza dei casi, la necessità di depositare gli originali dei documenti giustificativi delle spese.

Le richieste di autorizzazione dovranno essere presentate utilizzando la piattaforma informatica, che entro pochi mesi verrà adottata da tutte le Strutture dell’Ateneo e che verrà anche utilizzata dai soggetti incaricati per l’autorizzazione delle missioni (Direttori di Dipartimento, Dirigenti, etc.) e, ai fini del rimborso, per caricare tutta la documentazione a supporto delle spese sostenute.

I documenti giustificativi delle spese verranno direttamente caricati sulla piattaforma ove rilasciati originariamente in forma digitale (ad esempio, i biglietti elettronici per i voli), mentre dovranno essere scansionati e caricati sulla piattaforma ove rilasciati su supporto cartaceo. I richiedenti dovranno quindi:

1. per i documenti che nascano già in forma digitale, limitarsi a caricare sulla piattaforma;
2. per i documenti cartacei che abbiano la caratteristica di documenti “non unici” ai sensi dell'art. 1, lettera v, del D. Lgs. 7 Marzo 2005 n. 82 (la quasi totalità dei documenti cartacei, incluse le fatture, le ricevute e gli scontrini, purché emessi in Italia o in Paesi UE), scansionare e caricare su piattaforma i documenti. Il richiedente dovrà conservare una copia di tali documenti SOLO fino al momento dell'avvenuta liquidazione, a meno che, prima della liquidazione, il Centro Gestionale non ne richieda la consegna ai fini dei controlli a campione previsti dal Regolamento (che verranno effettuati per il 10% delle richieste);
3. per i documenti “unici” su supporto cartaceo (ad esempio, le ricevute dei taxi su supporti informali e le ricevute emesse in Paesi extra-UE), scansionare e caricare su piattaforma, consegnando entro 30 giorni gli originali al Centro Gestionale.

Per il Personale dell’Ateneo, il Centro Gestionale provvederà al rimborso delle spese sostenute in seguito al caricamento dei giustificativi sulla piattaforma informatica, senza attendere la consegna degli originali, anche nel caso in cui questa sia prevista (punto c del precedente elenco).

Nelle more dell'entrata a regime dell'utilizzo della piattaforma informatica, la trasmissione dei documenti digitali avverrà a mezzo posta elettronica o attraverso il caricamento sulle piattaforme eventualmente già operative nei diversi centri gestionali.

Il regolamento prevede che i tempi massimi di liquidazione delle missioni debbano essere non superiori a 30 giorni lavorativi dalla data della regolarizzazione della documentazione amministrativa a corredo della missione.

Nel regolamento è stato anche rivisto l'elenco delle spese rimborsabili, esplicitando la possibilità di rimborsare le spese complementari (tra le quali, ad esempio, visti consolari, tasse di soggiorno, spese per vaccinazioni obbligatorie, spese farmaceutiche per profilassi, spese per deposito bagagli, spese di parcheggio in caso di autorizzazione all'uso del mezzo proprio, spese per fotocopie, stampe, poster utilizzati per lo svolgimento delle missioni, spese per collegamenti ad internet, etc.).

Nel caso di missioni sul territorio nazionale di durata non inferiore a 15 giorni o per alcune specifiche tipologie di missione (ad esempio, ricerche geologiche, archeologiche e sul territorio) può essere previsto un rimborso giornaliero fino a un massimo di 10,33 € per il vitto in alternativa al rimborso documentato da scontrini o ricevute. Si prevede anche che un soggetto possa sostenere la spesa per una molteplicità di soggetti partecipanti alla missione e, in tal caso gli verrà rimborsato l'importo giornaliero moltiplicato per il numero dei soggetti.

Per tenere conto del significativo incremento dei costi di alberghi e ristoranti, sono stati aumentati i limiti di spesa per gli alloggi, elevati a 250 euro per il Personale docente e ricercatore, i Componenti degli Organi di governo, di controllo, di valutazione e consultivi dell'Ateneo, i Dirigenti e gli EP e a 200 euro per il rimanente Personale.

Analogamente, sono stati elevati i limiti di spesa per il vitto, portati a 50 euro per ogni pasto, con un limite giornaliero di 100 euro.

Nei prossimi giorni si svolgerà un incontro del Direttore Generale con i Responsabili Amministrativi dei Dipartimenti, nel quale verranno trattate eventuali problematiche legate all'entrata in vigore del nuovo Regolamento.

Auspicando che le modifiche apportate al Regolamento risultino efficaci e consentano un'effettiva riduzione dei tempi di rimborso e delle incombenze a carico dei partecipanti alle missioni,

Vi saluto molto cordialmente

Enrico Napoli