R.D. 2 ottobre 1911, n. 1163 Agg. G.U. 01/2009 Regolamento per gli Archivi di Stato Pubblicato nella Gazz. Uff. 8 novembre 1911, n. 260. Il presente regolamento conserva tuttora efficacia poiché le disposizioni in esso contenute, ai sensi dell'articolo 73, secondo comma, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, contenente norme relative all'ordinamento e al personale degli Archivi di Stato, riportato al n. IX, rimangono in vigore, in quanto compatibili con il decreto presidenziale sopra richiamato, sino a che non verrà emanato il nuovo regolamento. Vedi anche l'art. 130, D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42. Devesi anche avvertire che varie modifiche arrecate, attraverso il tempo, al presente regolamento, a seguito dell'abrogazione delle norme modificatrici disposta dall'art. 73, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, sono cadute lasciando rivivere il testo originario. (1/circ) Con riferimento al presente provvedimento sono state emanate le seguenti circolari: - Ministero della pubblica istruzione: Circ. 15 luglio 1996, n. 345; - Ministero per i beni culturali e ambientali: Circ. 27 febbraio 1996, n. 31; Circ. 16 maggio 1996, n. 65; Circ. 14 novembre 1996, n. 138; Circ. 27 gennaio 1997, n. 27; Circ. 27 gennaio 1997, n. 28; Circ. 5 marzo 1997, n. 80; Circ. 13 marzo 1997, n. 89; Circ. 26 novembre 1997, n. 249; Circ. 28 dicembre 1999, n. 14427; Circ. 28 dicembre 1999, n. 14427. TITOLO I Ordinamento degli Archivi 1. Gli Archivi di Stato dipendono dal Ministero dell'interno. Alla vigilanza dello stesso Ministero sono sottoposti gli archivi denominati provinciali nelle province napoletane e siciliane, i quali sono regolati con le norme stabilite dal titolo 5° del presente regolamento. ------------------------ 2-5. (3). ------------------------ (3) Le norme contenute negli articoli da 2 a 5 sono da ritenersi implicitamente abrogate, poiché l'ordinamento del Consiglio superiore degli Archivi di Stato è ora regolato dagli articoli da 5 a 13 D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, riportato al n. IX. 6. I consiglieri effettivi che non intervengono a tre sedute consecutive del Consiglio, senza giustificare i motivi dell'assenza, decadono dall'ufficio. Il Ministro dell'interno dichiara la decadenza e promuove la surrogazione relativa. ------------------------ 7-10. (4). ------------------------ (4) Le norme contenute negli articoli da 7 a 10 sono da ritenersi implicitamente abrogate, perché l'ordinamento della Giunta del Consiglio superiore degli Archivi è ora regolato dagli articoli da 8 a 13 D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 11. Il Direttore generale dell'amministrazione civile presenterà ogni anno entro il mese di marzo al Ministro dell'interno una relazione nella quale darà ragguaglio circa il funzionamento dei vari Archivi di Stato nell'annata precedente e circa i lavori in essi compiuti, sottoponendogli quelle proposte ch'egli ravvisasse opportune nell'interesse del servizio. La relazione sarà comunicata al Consiglio degli archivi, per il suo parere sulle proposte, nella sua prima sessione ordinaria. ------------------------ 12. La sede e la circoscrizione di ciascuna direzione di archivio risulta dalla tabella A, allegato n. 1 (5). ------------------------ (5) Vedi ora la tabella A annessa al D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, riportato al n. IX. 13. L'istituzione di nuovi Archivi di Stato nei capoluoghi di provincia che ne sono privi non potrà essere disposto che per legge. Le Province ed i Comuni interessati potranno farne richiesta, purché s'impegnino legalmente a fornire i fabbricati adatti per il primo impianto e per il prevedibile sviluppo almeno per un decennio, le scaffalature occorrenti per il primo impianto e si obblighino ad un contributo annuo. Questo sarà determinato in misura fissa e sarà ragguagliato alla somma degli stipendi iniziali degli impiegati da adibirsi a ciascun archivio, aumentata di due decimi ed inoltre alla spesa presunta per il funzionamento dei nuovi istituti, detratto il provento prevedibile dei diritti di archivio. ------------------------ 14. Non potrà essere fatta parimenti che per legge la trasformazione degli archivi denominati provinciali del Mezzogiorno e delle Province siciliane (6). Qualora le Province interessate ne facciano richiesta, dovranno uniformarsi alle condizioni del precedente art. 13. ------------------------ (6) Con R.D. 22 settembre 1932, n. 1391, gli archivi provinciali esistenti nelle Province napoletane e siciliane hanno assunto la denominazione di archivi provinciali di Stato. 15. Se nei casi previsti dai precedenti articoli 13 e 14 la legge consenta l'iscrizione nei ruoli del personale degli Archivi di Stato di impiegati provenienti dalle Province o dai Comuni cui già appartenevano gli archivi trasformati in Archivi di Stato la classificazione degl'impiegati stessi sarà fatta dal Ministro previo parere della Giunta del Consiglio per gli archivi (7), tenuto conto dei titoli posseduti e dello stipendio e dei proventi od assegni di cui i predetti impiegati fruiscono. Essi saranno collocati nelle rispettive classi dopo tutti quelli che già vi appartengono. Ove la legge non disponga altrimenti, gl'impiegati degli archivi provinciali non potranno essere assunti in servizio dello Stato se non quando siano in possesso di regolare nomina fatta con le norme stabilite dal regio decreto 25 gennaio 1863, n. 1141, ovvero con quelle prescritte dal titolo 5 del presente regolamento per tutti quelli assunti in servizio posteriormente alla pubblicazione del regolamento stesso. È fatta, però, eccezione per gli impiegati addetti agli Archivi provinciali anteriormente al 31 dicembre 1901. Approvata per legge la variazione ai ruoli organici, potranno essere con decreto reale modificate le tabelle A e B, allegati 1 e 2 del presente regolamento (8). ------------------------ (7) Ora, Consiglio superiore degli Archivi in virtù dell'art. 5, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. (8) Con R.D. 22 settembre 1932, n. 1391 è stato disposto l'inquadramento del personale degli Archivi di Stato delle Province napoletane e siciliane. TITOLO II Personale (9) Capo I - Classificazione ed ammissione 16. Gl'impiegati dell'amministrazione degli Archivi di Stato si distinguono in due categorie: appartengono alla prima i sopraintendenti, i direttori, i primi archivisti e gli archivisti; alla seconda i primi aiutanti e gli aiutanti. I gradi, le classi, gli stipendi di ciascuna categoria, il numero corrispondente degli impiegati ed il ruolo del personale di servizio sono determinati dalla tabella allegata alla legge 20 marzo 1911, n. 232. Il personale di servizio comprende i posti di custodia e di usciere, giusta la tabella suindicata (10). ------------------------ (9) Le norme relative al personale degli Archivi di Stato sono ora contenute nel Titolo V del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. (10) I ruoli del personale dell'amministrazione degli Archivi di Stato sono contenuti nella Tabella C, annessa al D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 17. La ripartizione del personale fra i singoli Archivi di Stato è determinato dalla tabella B, allegato n. 2. Potrà, per ragioni che fossero riconosciute dalla Giunta del Consiglio (11) per gli archivi, non serbarsi la proporzione tra gl'impiegati delle diverse categorie stabilite dalla detta tabella, fermo restando il complesso numerico dei funzionari a ciascun archivio assegnati (10). ------------------------ (11) Ora, Consiglio superiore degli Archivi, per l'art. 5, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. (10) I ruoli del personale dell'amministrazione degli Archivi di Stato sono contenuti nella Tabella C, annessa al D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 18. Per l'ammissione agl'impieghi di 1ª categoria nell'amministrazione degli Archivi di Stato occorre l'esperimento dell'alunnato. La nomina ad alunno è fatta per esame di concorso, il quale viene indetto per il numero di posti determinato di volta in volta con decreto del Ministro. ------------------------ 19. Ogni aspirante all'alunnato, per essere ammesso al concorso, deve giustificare il possesso dei requisiti prescritti dall'art. 3 del T.U. delle leggi sullo stato degli impiegati civili, approvato con regio decreto 22 novembre 1908, n. 693 e dall'art. 3 del relativo regolamento generale, approvato con regio decreto 24 novembre 1908, n. 756. Deve inoltre documentare: a) di non aver superato l'età di anni 30 alla data del decreto che indice il concorso; b) di avere conseguito: per gli impieghi di 1ª categoria, la laurea in giurisprudenza o in lettere in una delle università del Regno o nell'Accademia scientifico-letteraria di Milano, o nell'Istituto di studi superiori, pratici e di perfezionamento in Firenze, ovvero il diploma di approvazione nell'esame finale nel corso di paleografia e scienze ausiliarie della storia presso il prefetto Istituto di studi superiori in Firenze; per gli impieghi di 2ª categoria, la licenza ginnasiale. Dal limite massimo di età sono dispensati gli alunni ed impiegati che già si trovino in servizio nella stessa amministrazione degli Archivi di Stato (12). ------------------------ (12) Vedi, ora, le disposizioni contenute nel Titolo V del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 20. Aperto un concorso, le domande, corredate dai prescritti documenti, sono inviate al Ministero dell'interno per mezzo dei Prefetti delle Province ove gli aspiranti hanno il loro domicilio. I concorrenti potranno indicare a quale archivio preferirebbero essere assegnati, per quel conto che di questo desiderio il Ministero crederà di tenere (12). ------------------------ (12) Vedi, ora, le disposizioni contenute nel Titolo V del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 21. I candidati ammessi al concorso sostengono gli esami con le norme stabilite nel capo III del presente titolo. ------------------------ 22. Gli alunni devono fare presso un Archivio di Stato il tirocinio di non meno di sei mesi per acquistare cognizioni pratiche e dar prova della necessaria attitudine al servizio archivistico. Il tirocinio è gratuito; però può il Ministero accordare agli alunni una indennità mensile non superiore a L. 100. La nomina al primo grado retribuito sarà fatta seguendosi l'ordine della graduatoria del concorso di ammissione. Gli alunni che non abbiano dato prova di idoneità o di diligenza possono essere tenuti in esperimento pel periodo di tempo, non oltre i due anni, che venga stabilito dalla Giunta del Consiglio per gli archivi, senza che per questo si ritardino le nomine degli altri. Qualora, al termine di tale periodo, non siano giudicati idonei al servizio archivistico o sempre quando non serbino regolare condotta, gli alunni saranno dispensati dall'impiego, su conforme parere della Giunta del Consiglio per gli archivi (13). ------------------------ (13) Vedi ora, gli artt. 9 e 10, D.P.R. 10 gennaio 1957, n. 3 che hanno dettato nuova regolamentazione. 23. Durante il periodo del tirocinio gli alunni di 1ª categoria seguiranno la scuola di paleografia e dottrina archivistica di cui al capo V del presente titolo, dedicandosi nel tempo stesso ai lavori di archivio che fossero loro assegnati dai sopraintendenti o direttori. La frequenza ai corsi è obbligatoria fino al conseguimento del diploma d'idoneità. Negli archivi nei quali non esiste scuola di paleografia e dottrina archivistica, il direttore o, sotto la sua vigilanza un impiegato di prima categoria da lui designato insegnerà le materie indicate nel programma d'esame della scuola stessa. Per il personale addetto all'Archivio di Stato di Firenze avranno effetto legale i corsi di paleografia e dottrina archivistica istituiti presso il R. istituto di studi superiori pratici e di perfezionamento. ------------------------ 24. Gl'impiegati addetti ad un archivio dove non sia istituita la scuola di paleografia e dottrina archivistica, saranno destinati dal Ministero a sostenere gli esami presso altro archivio dove la scuola abbia sede. Essi saranno considerati in missione ed avranno diritto alle indennità di viaggio e di soggiorno, a norma delle vigenti disposizioni. ------------------------ 25. Sono dispensati dall'esame di paleografia e dottrina archivistica, ma non dalla frequenza alla scuola durante il periodo del tirocinio gli alunni forniti del diploma di approvazione nell'esame finale nel corso di paleografia e scienze ausiliarie della storia presso il R. istituto di studi superiori, pratici e di perfezionamento in Firenze, ovvero dell'attestato di approvazione precedentemente conseguito nella scuola di paleografia e dottrina archivistica annessa ad un Archivio di Stato del Regno. ------------------------ 26. I posti di usciere di ultima classe, che non siano riservati, per legge, ai sotto ufficiali, sono conferiti dal Ministro, su proposta delle direzioni locali. Gli aspiranti, i cui nomi, presso ciascun archivio, vengono iscritti in apposito elenco, in ordine di presentazione delle domande, debbono giustificare il possesso dei requisiti di cittadinanza, di immunità penale di buona condotta e di idoneità fisica prescritti per le nomine agli impieghi dello Stato; debbono inoltre dimostrare di saper leggere e scrivere correntemente. Non possono conseguire la nomina coloro che abbiano superata l'età di 35 anni (13/a). A parità delle altre condizioni costituiscono titoli di preferenza secondo l'ordine in cui sono indicati: 1° i servizi analoghi anteriormente prestati presso Amministrazioni governative; 2° i gradi conseguiti nell'esercito, nell'armata e nei corpi delle guardie di città, di finanza e delle carceri; 3° gli attestati di benemerenza per atti di valore o per servizi nell'interesse pubblico; 4° il diploma di licenza elementare od altro titolo scolastico superiore al certificato di compimento del corso elementare inferiore. ------------------------ (13/a) Per l'art. 2, D.P.R. 10 gennaio 1957, n. 3, riportato alla voce Impiegati civili dello Stato, come modificato dall'art. 1, L. 27 gennaio 1989, n. 25, il limite massimo di età è ora di 40 anni. 27. Non potranno essere assunti collaboratori o applicati straordinari sotto qualsivoglia denominazione, neanche in qualità di alunni onorari, apprendisti non retribuiti, ecc., ecc. Gli impiegati degli Archivi di Stato non possono essere, neanche temporaneamente, applicati ad uffici o servizi estranei all'Amministrazione archivistica; presso gli Archivi di Stato non possono essere comandati impiegati di altre amministrazioni. ------------------------ Capo II - Nomine e promozioni (14) 28. Le promozioni alla 1ª classe dei sopraintendenti e dei primi aiutanti sono conferite esclusivamente per titolo di merito; quelle alla 1ª ed alla 2ª classe dei direttori e primi archivisti, per la prima metà per titolo di merito e per la seconda metà per anzianità. Tutte le altre promozioni di classe sono conferite in ragione di tre quarti per anzianità e di un quarto per titolo di merito. Le promozioni del personale di servizio si conferiscono per anzianità senza demerito. ------------------------ (14) Le norme di cui al presente capo sono da ritenersi superate e sostituite dalle disposizioni relative al personale contenute nel Titolo V del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 29. Qualora, per mancanza di requisiti necessari, il precedente art. 28 non potesse applicarsi per quanto ha riferimento alle promozioni di merito, si procederà col criterio dell'anzianità anche se ricade il turno di avanzamento a scelta. ------------------------ 30. Costituisce titolo di merito la qualifica di ottimo, riconosciuta dalla Giunta del Consiglio per gli archivi. Tale qualifica è attribuita agli impiegati che, oltre all'aver dato prova costante di operosità e diligenza e tenuto ottima condotta, si sono distinti nell'esercizio delle proprie funzioni; sarà pure tenuto conto delle pubblicazioni di lavori scientifici da essi fatte. Per gli impiegati di 2ª categoria costituisce anche titolo di merito il conseguimento del diploma di idoneità della scuola di paleografia e dottrina archivistica. Privano della qualità di ottimo: 1° una qualunque punizione prevista dal testo unico delle leggi sullo stato degli impiegati civili, nella quale l'impiegato sia incorso negli ultimi dodici mesi; 2° l'indugio non giustificato a raggiungere, in caso di trasferimento o d'incarico temporaneo, la residenza o il luogo indicato all'impiegato; 3° il rifiuto, senza giustificato motivo, di prolungare, per esigenze di servizio, l'orario normale. Non si tiene conto dei fatti anteriori all'ultima promozione. ------------------------ 31. L'anzianità non dà diritto a promozione se non è accompagnata dalla qualifica di buono, riconosciuta dalla Giunta del Consiglio per gli archivi. Tale qualifica è attribuita agli impiegati che hanno dato prova di idoneità, diligenza e buona condotta. Sono esclusi dalla qualifica di buono gli impiegati cui, negli ultimi dodici mesi, sia stata inflitta la sospensione dallo stipendio od altra pena disciplinare più grave. Sono esclusi altresì dalla qualifica di buono gli archivisti tenuti a frequentare a scuola di paleografia e dottrina archivistica, a norma del precedente art. 23, i quali, senza giustificati motivi, trascurino la frequenza dei corsi o nell'esame finale non abbiano conseguito il diploma di idoneità per riconosciuta deficienza. ------------------------ 32. Nel personale di 1ª e 2ª categoria gli esami di promozione hanno luogo pel passaggio rispettivamente al grado di primo archivista o di primo aiutante di ultima classe, il quale è conferito: a) in ragione di un quarto di posti che si rendono vacanti, per titolo di merito distinto, in seguito ad esame di concorso; b) in ragione di tre quarti dei posti medesimi, per titolo di anzianità, in seguito ad esame di idoneità. Il Ministro, con decreto che indice gli esami, determina il numero dei posti da mettersi a concorso. ------------------------ 33. Agli esami pel grado di primo archivista, sia di concorso, sia di idoneità, sono ammessi gli archivisti di qualunque classe, i quali si trovino nelle condizioni prescritte dall'art. 5 del testo unico delle leggi sullo stato degli impiegati civili. Ai medesimi esami sono anche ammessi gl'impiegati di 2ª categoria, i quali si trovino nelle condizioni anzidette, abbiano conseguito uno dei titoli di studio prescritti dall'art. 19 del presente regolamento per gli aspiranti agli impieghi di 1ª categoria ed abbiano dato, a giudizio del Ministero, previo parere della Giunta del Consiglio per gli archivi, speciali prove di attitudine alle più elevate funzioni archivistiche. Possono parimenti esservi ammessi i primi aiutanti di qualunque classe e gli aiutanti di 1ª classe, i quali prima dell'attuazione del regio decreto 21 settembre 1896, n. 478, erano già forniti di licenza liceale e abbiano dato le medesime prove di capacità e di attitudine. Nei concorsi per merito distinto gl'impiegati di 2ª categoria che risultino vincitori saranno graduati secondo le norme stabilite dall'art. 5 del testo unico delle leggi sullo stato degli impiegati civili. Negli esami d'idoneità gli impiegati di 2ª categoria che ottengano l'approvazione saranno iscritti fra gli idonei della 1ª categoria che, alla data del decreto che indisse gli esami, erano provvisti di uguale stipendio; la classificazione sarà fatta secondo l'ordine di anzianità alla data stessa. A parità di tutti gli altri titoli gli impiegati di 2ª categoria sono collocati dopo quelli che già appartenevano alla categoria superiore. ------------------------ 34. Agli esami pel grado di primo aiutante, sia di concorso sia di idoneità, sono ammessi gli aiutanti di qualunque classe, i quali si trovino nelle condizioni prescritte dall'art. 5 del testo unico delle leggi sullo stato degli impiegati civili. ------------------------ 35. Le nomine alle direzioni dei singoli Archivi di Stato, anche quando si tratti di posti cui è annesso il grado di sopraintendente, sono sempre conferite mediante concorso per titoli fra i funzionari dell'Amministrazione archivistica aventi il grado stabilito dalla legge; nessun trasferimento da sede a sede potrà essere disposto senza concorso. Il giudizio sui concorsi è demandato al Consiglio per gli archivi il quale delibera a scrutinio segreto, in base allo schema di deliberazione motivata che il relatore o altro membro del Consiglio formulerà sul conto di ciascun concorrente. ------------------------ Capo III - Esami (15) 36. Gli esami scritti ed orali, tanto di ammissione che di promozione, del personale di 1ª e 2ª categoria sono fatti in Roma davanti ad una commissione esaminatrice, nominata dal Ministro dell'interno. La commissione stessa è composta: 1. Per gli esami di ammissione in 1a categoria: di un membro effettivo del Consiglio per gli archivi, presidente; di un funzionario del Ministero avente grado non inferiore a quello di direttore capo di divisione; di un sopraintedente o direttore d'archivio; di due insegnanti ordinari nelle scuole medie. 2. Per gli esami di ammissione in 2a categoria: di un membro effettivo del Consiglio per gli archivi, presidente; di un funzionario del Ministero avente grado non inferiore a quello di capo sezione; di un sopraintendente o direttore d'archivio; di due insegnanti ordinari nelle scuole medie. 3. Per gli esami di promozione, di idoneità o di concorso, in 1a e in 2a categoria: di un membro effettivo del Consiglio per gli archivi, presidente; di un funzionario del Ministero avente grado non inferiore a quello di direttore capo di divisione; di un sopraintendente o direttore d'archivio; di un professore universitario di storia moderna (ordinario, straordinario o incaricato); di un insegnante di paleografia e dottrina archivistica. ------------------------ (15) La materia è ora regolata dalle norme contenute nel Titolo V del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 37. Le funzioni di segretario sono disimpegnate da un impiegato del Ministero, designato nel decreto di nomina della commissione. Negli esami di ammissione la commissione può aggregarsi uno o più insegnanti, per la scelta e per la revisione dei temi di lingue estere; tali commissari aggiunti non avranno voto deliberativo. ------------------------ 38. Nei concorsi di ammissione il termine minimo per la presentazione delle domande e dei documenti è di due mesi, a decorrere dal giorno della pubblicazione del decreto che indice gli esami (16). ------------------------ (16) Vedi, ora, l'art. 3, quinto comma, D.P.R. 10 gennaio 1957, n. 3. 39. I programmi degli esami di ammissione sono determinati di volta in volta dal Ministro, col decreto che indice il concorso, udita la Giunta del Consiglio. Gli esami di promozione versano sui programmi allegati al presente regolamento (tabella da F a I). I programmi stessi possono essere modificati, prima che siano indetti gli esami, con decreto del Ministro, ai sensi dell'art. 15 del regolamento generale 24 novembre 1908, n. 756 (17). Nei giorni stabiliti per le prove scritte, sia negli esami di ammissione, sia in quelli di promozione, la commissione riunita presceglie e formula il tema sulle materie del programma da svolgersi nel giorno, osservate per lo svolgimento delle prove stesse le disposizioni contenute negli artt. 5 e 7 del regolamento generale suindicato. ------------------------ (17) Sui programmi di esame vedi, ora, l'art. 61, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 309, riportato al n. IX. 40. Ciascuna prova scritta deve svolgersi nel periodo di otto ore, spirato il qual termine il lavoro deve essere consegnato in qualunque stato esso si trovi. ------------------------ 41. Negli esami di ammissione ed in quelli di promozione, i punti sono assegnati con le norme seguenti: a) per ciascuna prova scritta e per la prova orale ciascun commissario dispone di dieci punti, a cominciare dall'uno; non è consentito l'uso di frazioni. I punti dei singoli esaminatori vengono sommati insieme per formare il punto complessivo della prova; b) nei concorsi di ammissione e negli esami di idoneità sono ammessi alla prova orale coloro che hanno riportato almeno sette decimi dei punti nel complesso delle prove scritte e non meno di sei decimi in ciascuna di esse; nella prova orale devono conseguire almeno sette decimi del numero complessivo dei punti; c) nei concorsi per merito distinto per essere ammessi alla prova orale i concorrenti devono aver riportato almeno otto decimi dei punti nel complesso delle prove scritte, e non meno di sette decimi in ciascuna di esse; nella prova orale devono ottenere almeno otto decimi del numero complessivo dei punti; d) nei suddetti concorsi per merito distinto sono parimenti ammessi all'esame orale, per gli effetti di cui all'art. 42 del presente regolamento, coloro che hanno riportato almeno sette decimi dei punti nel complesso delle prove scritte e non meno di sei decimi in ciascuna di esse. Per conseguire la dichiarazione di idoneità essi debbono pure riportare almeno sette decimi nella prova orale (18). ------------------------ (18) Vedi, ora, l'art. 9, D.P.R. 3 maggio 1957, n. 686, riportato alla voce Impiegati dello Stato. 42. Coloro che non riescono vincitori del concorso per merito distinto per la promozione al grado di primo archivista o di primo aiutante, ma raggiungono il minimo numero di punti stabiliti dal precedente art. 41, lettera d del presente regolamento, sono dispensati dall'esame di idoneità. Essi saranno iscritti fra coloro che supereranno il successivo esame di idoneità cui, secondo la rispettiva anzianità di servizio alla data del decreto che indice detto esame di idoneità, avrebbero avuto diritto di partecipare, in conformità delle norme dell'art. 5 del testo unico delle leggi sullo stato degli impiegati civili ed osservate le disposizioni dei due ultimi commi dell'art. 33 del presente regolamento. ------------------------ 43. Ai funzionari che si recano in Roma per gli esami di promozione sono rimborsate le spese di viaggio e di soggiorno, secondo le norme per gli impiegati in missione, dal giorno precedente al giorno seguente gli esami. Perdono, però, il diritto a tale indennità coloro che sono esclusi dagli esami e quelli che, avendo preso parte a qualcuna delle prove, non si presentino, senza giustificato motivo, alle successive. ------------------------ Capo IV - Sopraintendenti, direttori, impiegati, economi e personale di servizio 44. I sopraintendenti o direttori degli Archivi di Stato: corrispondono con gli uffici pubblici ed anche coi privati per quanto concerne il servizio; rispondono del servizio e della disciplina nei singoli archivi loro affidati; custodiscono il bollo dell'archivio, le chiavi delle sale ove conservansi gli atti e quelle degli scaffali contenenti le carte riservate, delle quali non si può dar lettura senza speciale permesso; aprono la corrispondenza d'ufficio, ricevono le domande, distribuiscono il lavoro agli impiegati; eseguiscono, col mezzo dell'economo, ma sotto la propria responsabilità, le spese dell'archivio; approvano e sottoscrivono tutti i provvedimenti richiesti dal servizio; tengono registro del carteggio ricevuto e spedito, conservando gli atti relativi per ordine di materie e di data; vidimano il registro di cui al seguente art. 99; provvedono all'ordinamento degli atti di archivio, mantenendo nella loro integrità le serie, ricostituendole se, posteriormente alla loro forma originaria, furono alterate, ed alla compilazione dei relativi inventari, indici, repertori e regesti; vigilano sulla comunicazione degli atti ai privati e sul rilascio delle copie secondo le vigenti disposizioni; spediscono nel gennaio di ogni anno al Ministero una sommaria relazione statistica di quanto fu operato nell'archivio durante l'anno precedente, insieme a separate tabelle indicative dei lavori eseguiti dai singoli impiegati di archivio; danno al Ministero le informazioni sugli impiegati e sugli agenti di servizio, nei modi e nei termini indicati dal successivo art. 45; si rivolgono al Ministero per averne le istruzioni ove reputino dubbia l'intelligenza dei regolamenti o necessaria qualche particolare disposizione. ------------------------ 45. Nel mese di gennaio di ogni anno i sopraintendenti e direttori trasmettono al Ministero le tabelle informative sul conto dei dipendenti impiegati ed agenti di servizio, includendovi le notizie indicate nei modelli predisposti dal Ministero. Prima dell'invio delle suddette tabelle al Ministero, i sopraintendenti o direttori, agli effetti dell'art. 19, comma 2°, del regolamento generale 24 novembre 1908, n. 756, comunicano agli interessati le notizie riguardanti la loro operosità, diligenza, disciplina e condotta morale, con invito a presentare, nel termine perentorio di dieci giorni, le eventuali deduzioni scritte, le quali sono allegate alle tabelle. In caso di contestazione, il Ministero esercita il proprio controllo per mezzo di funzionari centrali o dei Prefetti, i quali procedono ai necessari accertamenti, sentite le verbali informazioni dei sopraintendenti o direttori e le deduzioni degli interessati. ------------------------ 46. In caso di assenza o di impedimento del sopraintendente o direttore, ne fa le veci l'impiegato di maggior grado più anziano. Il Ministero può disporre volta per volta che la supplenza sia affidata ad altro impiegato dell'archivio, non ostante che questi non sia di maggior grado e il più anziano. ------------------------ 47. Di regola, il personale sarà distribuito con ordinamento gerarchico, fra le sezioni di cui al seguente art. 68 o, quando ciò non sia possibile, in riparti comprendenti ciascuno un complesso di servizi, da disimpegnarsi alternativamente, secondo le disposizioni superiori, dagli impiegati addettivi. Il sopraintendente o direttore può nondimeno, quando sia necessario, assegnare determinati lavori ai singoli impiegati, senza tener conto del grado e della classe di ciascuno. Entro il mese di dicembre di ciascun anno il sopraintendente o direttore invierà al Ministero, per l'approvazione, un prospetto indicante la distribuzione del personale fra le varie sezioni o i vari reparti, da attuarsi nell'anno successivo. Nel procedere alla relativa assegnazione il sopraintendente o direttore curerà che, compatibilmente con le esigenze dell'ufficio, gli impiegati si alternino nella trattazione dei vari rami del servizio, in modo da acquistare perfetta conoscenza di ciascuno di essi. ------------------------ 48. L'orario di servizio per gli impiegati è di sette ore per giorno, meno le domeniche e le feste legali (19). Se il sopraintedente o direttore creda che il servizio esiga opera maggiore, gli impiegati sono tenuti a prestarla. Nessun impiegato, senza licenza della direzione, può assentarsi dall'ufficio durante le ore di servizio, né rimanervi oltre l'ora fissata per la chiusura dell'archivio. Se per malattia o per altra causa l'impiegato non possa recarsi all'ufficio, deve avvisarne la direzione. ------------------------ (19) L'art. 106, primo comma R.D.L. 30 dicembre 1923, n. 2960 ha fissato l'orario di servizio per gli impiegati dello Stato in sette ore, divise in due periodi; tale norma, in virtù del richiamo contenuto negli artt. 14 e 385 D.P.R. 10 gennaio 1957, n. 3 è tutt'ora vigente. Nella città di Roma si osserva, invece, il disposto del D.C.G. 17 settembre 1939, il quale, limitatamente agli uffici pubblici della Capitale, ha stabilito l'orario di lavoro continuato dalle 8 alle 14. 49. La concessione di congedi ordinari, nei modi e nei termini indicati dall'art. 32 del testo unico delle leggi sullo stato degli impiegati civili e dall'art. 46 del relativo regolamento generale, è demandata ai sopraintendenti o direttori d'archivio, i quali dovranno riferirne al Ministero allorché trattisi di congedi per un periodo maggiore di 5 giorni. La concessione di congedi straordinari, nelle condizioni e nei limiti stabiliti dal suindicato art. 32 del testo unico, è riservata al Ministero, su parere delle direzioni. Ai sopraintendenti e direttori anche i congedi ordinari sono concessi dal Ministero entro i limiti e le condizioni di legge. Presso le direzioni si conserva il registro dei congedi, di cui gli impiegati usufruiscono; in esso si annoteranno anche le assenze per malattia o per altra causa. I periodi di congedo sono annuali né possono cumularsi. ------------------------ 50. Oltre quanto è disposto dall'art. 7 del testo unico delle leggi sullo stato degli impiegati civili, agli impiegati di archivio è vietato: essere archivisti, bibliotecari o segretari di case private, e di far collezione o commercio di autografi, documenti o manoscritti. eseguire, per conto di enti morali o di privati, indagini d'indole nobiliare, araldica o genealogica nonché qualunque altra ricerca o lavoro nell'archivio cui sono addetti; portare fuori d'ufficio o segregare nella propria stanza registri, volumi, schede, libri, documenti di appartenenza dell'archivio, nonché darne notizia a chicchessia in modo diverso da quello prescritto dai regolamenti; alterare l'ordine dei documenti dalle serie originarie dei singoli uffici per farne collezioni speciali o instituire arbitrari riordinamenti in opposizione all'art. 68; ricevere in ufficio visite di persone estranee, potendo, soltanto per giuste cause, ottenere il permesso di conferire con le medesime nella sala a ciò assegnata; attendere a studi particolari su materiale archivistico, intendano o no farne oggetto di pubblicazione, senza speciale autorizzazione della direzione. Essi hanno l'obbligo di dare avviso al proprio superiore immediato di qualunque sottrazione, dispersione, disordine od abuso, che giunga a loro notizia relativamente alle carte dell'archivio. ------------------------ 51. Fra gl'impiegati dell'archivio è, con decreto ministeriale, su proposta del sopraintendente o direttore, nominato un economo. L'economo, sotto la immediata vigilanza ed in conformità degli ordini della direzione: risponde della conservazione ed integrità dei beni mobili dell'archivio, ne compila e conserva gl'inventari, in conformità del regolamento per l'amministrazione del patrimonio e la contabilità generale dello Stato; fa le spese ad economia, stipula i relativi contratti, garantisce il buono stato delle somministrazioni e la regolarità delle consegne; custodisce e dispensa gli oggetti di cancelleria, tenendo conto delle compere fatte e delle distribuzioni eseguite; vigila assiduamente i locali dell'archivio per conoscere se occorrano riparazioni o restauri e denuncia immediatamente alla direzione tutti quei fatti che importino un pericolo per l'archivio, anche se provenienti dall'esterno di esso; cura la parte materiale delle consegne delle carte che si fanno all'archivio dai diversi uffici; provvede alla custodia e nettezza dei locali; sorveglia e fa sorvegliare gli operai che lavorano nell'interno o nell'esterno dei locali d'archivio; dirige il servizio e cura la disciplina dei custodi e degli uscieri; presenta, verso la fine di ogni anno, al sopraintendente o direttore una nota delle spese ordinarie e straordinarie che crede necessarie nell'anno successivo. ------------------------ 52. L'incarico di economo non toglie all'impiegato l'obbligo di soddisfare agli altri lavori d'archivio, quando ciò sia possibile. L'ufficio di economo è sostenuto dal direttore negli archivi minori, quando la direzione dell'archivio consenta a lui di occuparsi anche del servizio di economato. ------------------------ 53. È obbligo dei custodi e degli uscieri: trovarsi in ufficio almeno un ora prima dell'apertura dell'archivio; vigilare sulle persone estranee che entrano nell'ufficio o che ne escono; avvertire coloro che entrano negli archivi del divieto di fumare; curare, nella stagione invernale, l'accensione dei caloriferi, badando che nei caminetti e nelle stufe non sia mai soverchio combustibile; che non se ne levi bragia accesa; che presso le stufe non siano legna o fascine a seccare; che il fuoco sia completamente spento appena trascorso il tempo dell'orario e che non rimanga cenere calda in qualsiasi luogo dell'archivio; vigilare sulla sicurezza dell'edificio e delle cose in esso contenute ed eseguire tutti gli ordini dati dalla direzione o dall'economo per la nettezza dei locali dell'archivio e delle relative finestre, pel trasporto e pel collocamento delle carte; eseguire, quando ne sia riconosciuto il bisogno, ronde notturne od altri servizi straordinari di vigilanza. ------------------------ 54. È attribuita ai sopraintendenti o direttori d'archivio la facoltà d'infliggere la punizione della censura, nei casi e nei modi previsti dall'art. 50 del testo unico delle leggi sullo stato degli impiegati civili approvato con regio decreto 22 novembre 1908 (20). Nei procedimenti disciplinari a carico di impiegati degli Archivi di Stato, la Giunta del Consiglio per gli archivi osserverà le norme stabilite nel regolamento generale 24 novembre 1908 per l'esecuzione del testo unico suindicato. ------------------------ (20) Vedi, ora, D.P.R. 10 gennaio 1957, n. 3 e relativo regolamento approvato con D.P.R. 3 maggio 1957, n. 686, riportati alla voce Impiegati dello Stato. 55. Per ragioni di servizio o su domanda degli interessati, gli impiegati potranno essere trasferiti da un archivio all'altro, sentita la Giunta del Consiglio per gli archivi, salvo i casi d'urgenza, nei quali provvederà il Ministero, con obbligo di riferirne alla Giunta nella prima adunanza. ------------------------ 56. Sono applicabili ai custodi ed agli uscieri d'archivio tutte le disposizioni del presente regolamento, nonché quelle del testo unico delle leggi sullo stato degl'impiegati civili e del relativo regolamento generale, per quanto concerne le incompatibilità, gli obblighi di servizio, di orario e di residenza, il cumulo dell'impieghi, le aspettative, la disponibilità, i congedi, la dispensa dal servizio e le punizioni. Tutti i provvedimenti conseguenti sono di competenza del Ministro, salvo il disposto dell'art. 54 per quanto concerne la censura. ------------------------ 57. Le disposizioni dello stato degli impiegati dell'Amministrazione centrale e provinciale dell'Interno sono applicabili agl'impiegati d'archivio in tutto quanto non è altrimenti disposto dal presente regolamento. ------------------------ Capo V - Scuole (21) 58. Negli archivi designati dal Ministero, salvo quanto è previsto per quello di Firenze dal precedente art. 23, sono aperte scuole di paleografia e dottrina archivistica per cura degli impiegati addetti ai medesimi, sotto la vigilanza dei sopraintendenti o direttori. La nomina dell'impiegato insegnante è fatta, su proposta del sopraintendente o direttore, con decreto dei Ministri dell'interno e della pubblica istruzione, udita la Giunta del Consiglio per gli archivi. L'impiegato insegnante è scelto fra i funzionari di 1ª categoria aventi grado non inferiore a quello di primo archivista. È in facoltà degli insegnanti, col consenso della direzione, di valersi d'impiegati inferiori della medesima categoria quali assistenti per gli esercizi pratici. Gli impiegati addetti alle scuole sono sempre tenuti all'adempimento delle ordinarie incombenze dell'ufficio. ------------------------ (21) Vedi, anche, l'art. 14, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 59. L'insegnamento della paleografia e dottrina archivistica, quando nell'archivio vi siano alunni di 1ª categoria ovvero archivisti obbligati il frequentarne i corsi, a norma del precedente art. 23, è stabilito dalla direzione in modo da rendere possibile ad essi la conoscenza delle materie di esame compatibilmente con gli altri doveri di ufficio. Normalmente il corso sarà biennale e il numero delle lezioni non sarà minore di due per settimana, da novembre a luglio di ogni anno e, in ogni caso, le lezioni non saranno meno di 60 all'anno e di durata non inferiore ad un'ora e mezza ciascuna. Le lezioni, le quali verseranno sulle materie di cui alla tabella C, allegato n. 3, saranno accompagnate da esercizi pratici, sia per la paleografia (su documenti originali o su fac-simili), sia per l'archivistica. L'insegnante terrà un registro di frequenze, per annotarvi l'intervento alle lezioni ed agli esercizi pratici degli alunni e degli uditori. ------------------------ 60. Oltre agli alunni di 1ª categoria e gli archivisti obbligati a frequentare i corsi, a norma del precedente art. 23, può essere ammesso al primo anno di insegnamento chi abbia compiuti gli studi liceali e con regolare istanza, sulla prescritta carta da bollo, si faccia iscrivere sul registro degli studenti prima del cominciamento delle lezioni e, in ogni caso, non oltre il 30 novembre dell'anno nel quale il corso viene iniziato. Potranno pure esservi ammessi gli alunni e gli impiegati di 2ª categoria che ne facciano richiesta alla direzione e da questa, per la loro condotta ed attitudine, ne siano riconosciuti meritevoli. L'iscrizione al secondo anno di insegnamento di coloro che non seguirono il corso nel primo anno può essere autorizzata dal Ministero soltanto per quelli che provino di avere frequentato regolarmente il primo anno nella scuola annessa ad altro Archivio di Stato, ovvero nell'Istituto di studi superiori in Firenze; non è ammessa l'equipollenza di altri titoli. Il sopraintendente o direttore dell'archivio può anche ammettere alla scuola, in qualità di uditori, le persone che gliene chiedano licenza. Il Ministero dovrà essere informato dell'apertura del corso, delle modalità stabilite per l'insegnamento e del numero e dei nomi degli inscritti in qualità di studenti e di uditori. ------------------------ 61. Al termine del corso gli impiegati e gli studenti che abbiano regolarmente frequentato la scuola, assistendo a non meno di 50 lezioni in ciascun anno d'insegnamento, vengono esaminati da una commissione composta dal sopraintendente o direttore dell'archivio, presidente, dall'insegnante da due componenti scelti dalla direzione tra i professori di paleografia nelle università o negli istituti universitari, tra i professori di lettere e di storia nelle scuole medie e tra i funzionari superiori delle biblioteche governative, che risiedono sul luogo, da uno speciale delegato del Ministero dell'interno. Quando l'incarico dell'insegnamento sia tenuto personalmente dal sopraintendente o direttore dell'archivio, sarà da lui chiamato a far parte della commissione un altro funzionario di grado non inferiore a primo archivista, che, quando occorra, potrà essere anche inviato in missione da altro archivio, previo il consenso del Ministero. Le funzioni di segretario della commissione saranno esercitate da un impiegato d'archivio prescelto dalla direzione. ------------------------ 62. Per essere ammessi all'esame gli alunni della scuola non appartenenti all'amministrazione debbono presentare al sopraintendente o direttore dell'archivio regolare istanza sulla prescritta carta da bollo. Debbono inoltre versare all'economo la somma di L. 20 (22). Al termine degli esami tutte le somme versate dagli alunni, giusta il comma precedente, saranno ripartite a titolo di propine, fra i due membri della commissione esaminatrice scelti fra persone estranee alla Amministrazione archivistica. Il Ministero potrà disporre il rimborso della tassa pagata, in caso di comprovata povertà e sempre quando il candidato abbia conseguita l'approvazione con la media complessiva di nove decimi e con non meno di otto decimi in ciascuna votazione. ------------------------ (22) La somma indicata è stata aumentata a discrezione dei singoli istituti. 63. Gli esami versano sul programma stabilito nella tabella D, allegato n. 4, del presente regolamento. Le prove scritte non possono durare più di otto ore per ciascuna; la prova orale non può durare oltre un'ora. Il documento occorrente per lo svolgimento della prova scritta di paleografia e diplomatica sarà scelto dalla commissione tra quelli dei quali l'insegnante non ha fatto uso per le esercitazioni durante il corso; sarà distribuito in copie fototipate ai candidati (23). ------------------------ (23) Per i programmi di esame, vedi, ora, l'art. 61 D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 64. L'assegnazione dei punti sarà fatta con le norme stabilite dal precedente art. 41 lett. a e b. Il risultato degli esami è comunicato con speciale relazione al Ministero. Dopo che ne sarà stato preso atto, la direzione parteciperà agli alunni il risultato, indicando i punti ottenuti. Agli studenti che siano stati approvati negli esami sarà rilasciato un attestato, conforme al modello annesso al presente regolamento (allegato n. 5). Agli studenti che non abbiano subiti gli esami e agli uditori, i quali non potranno essere in niun caso ammessi a sostenerli, potrà rilasciarsi un certificato di frequenza e diligenza. Non è ammessa la ripetizione dell'esame a distanza minore di un anno dal precedente esperimento. Tutti i certificati saranno rilasciati dai sopraintendenti o direttori sulla prescritta carta bollata e previo pagamento dei relativi diritti, che siano dovuti per legge. ------------------------ TITOLO III Servizio archivistico Capo I - Conservazione degli atti (24) 65. Gli atti dei dicasteri centrali del Regno, che più non occorrono ai bisogni ordinari del servizio, sono raccolti in unico archivio, il quale ha titolo di archivio del Regno (25). Gli atti dei dicasteri centrali degli Stati che precedettero il Regno d'Italia sono raccolti nell'archivio esistente nella città che fu capitale degli Stati medesimi. Essi costituiscono atti di Stato. ------------------------ (24) Vedi, anche, in argomento, il Titolo III, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. (25) Ora, Archivio centrale dello Stato, in base all'articolo 3, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 66. Gli atti delle Magistrature giudiziarie e delle Amministrazioni non centrali del Regno, che più non occorrono ai bisogni ordinari del servizio, e quelli delle Magistrature, Amministrazioni, corporazioni cessate, sono raccolti nell'archivio di Stato esistente nel capoluogo della Provincia, nella quale le magistrature, le amministrazioni, le corporazioni hanno o avevano sede. Nelle Provincie in cui non sia stato ancora costituito un archivio, ogni Magistratura od ufficio conserverà i propri atti e quelli delle magistrature e degli uffici cessati che gli saranno affidati dal Ministero. Di questi ultimi archivi sarà fatto inventario, e copia di esso sarà depositata nell'Archivio di Stato competente per circoscrizione. ------------------------ 67. Negli archivi si conservano pure tutti gli atti appartenenti in libera proprietà allo Stato, che hanno carattere di documento pubblico o privato nel senso giuridico e diplomatico della parola. ------------------------ 68. Gli atti che saranno archiviati dopo la pubblicazione del presente regolamento saranno ripartiti in tre sezioni, cioè degli atti giudiziari, degli atti amministrativi e degli atti notarili. Con gli atti che non provengono da magistrature, da amministrazioni, da notai, sono costituite sezioni speciali. Gli atti di ciascuna sezione sono disposti separatamente per dicastero, magistratura, amministrazione, corporazione, notaio, famiglia o persona, secondo l'ordine storico degli affari o degli atti. Per ogni sezione deve aversi un indice, e per ogni dicastero, magistratura, amministrazione, corporazione o altra classe speciale un repertorio degli atti relativi. Di tutte le carte costituenti l'archivio viene fatto inventario, da cui risulti il numero dei mazzi e volumi e quello degli atti contenuti, notando, quando si possa se siano originali o copie. Senza il parere del Consiglio per gli archivi (26), nessuno scarto può farsi degli atti scritti sull'inventario. ------------------------ (26) Ora Consiglio superiore degli Archivi, in virtù dell'art. 5, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 69. Gli atti dei Tribunali e degli uffici amministrativi finché rimangono presso i medesimi, devono essere raccolti in unico locale per ogni magistratura od ufficio ed affidati alla custodia di un solo impiegato. Nessuno di questi atti può venire segregato dagli altri o spostato dall'ordine di classificazione, meno i duplicati e gli altri atti dei quali sia accertata l'inutilità della conservazione. [Quali siano gli atti da eliminare sarà dichiarato, per iscritto, da una commissione designata di volta in volta dal Ministro competente, composta, per le Amministrazioni centrali, di due funzionari superiori dell'amministrazione alla quale gli atti appartengono, e del sopraintendente dell'Archivio del Regno (25), e per le magistrature ed Amministrazioni non centrali, di impiegati dell'ufficio al quale gli atti appartengono ovvero di impiegati a riposo o di persone estranee specialmente competenti e del sopraintendente o direttore dell'archivio della circoscrizione o di un suo incaricato. Tutte le spese inerenti alle operazioni di scarto, comprese le competenze ai funzionari degli Archivi di Stato, sono a carico delle Amministrazioni cui le carte appartengono] (26/a). [Gli elenchi compilati dalle commissioni suddette, accompagnati da una relazione riassuntiva delle ragioni dell'eliminazione, sono trasmessi in duplice esemplare al Ministero dell'interno, e, debbono contenere l'indicazione della data iniziale e di quella terminale di ciascuna serie, la quantità, almeno approssimativa, delle carte relative e i motivi specifici della proposta eliminazione. Gli elenchi delle Magistrature e delle Amministrazioni non centrali, compilati analogamente, sono trasmessi, a mezzo del Ministero competente, il quale esprimerà il suo parere] (26/b). [Il Ministero dell'interno decide definitivamente, udita la Giunta del Consiglio per gli archivi e, nei casi dubbi, il Consiglio per gli archivi, determinando se le carte da eliminare debbano essere bruciate, macerate o cedute in libero uso (27)] (27/a). ------------------------ (25) Ora, Archivio centrale dello Stato, in base all'articolo 3, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. (26/a) Comma abrogato dall'art. 10, D.P.R. 8 gennaio 2001, n. 37. (26/b) Comma abrogato dall'art. 10, D.P.R. 8 gennaio 2001, n. 37. (27) Vedi, ora, l'art. 27, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. Con L. 31 marzo 1921, n. 378 venne autorizzata la cessione gratuita, per cinque anni dalla data di cessazione dello stato di guerra, alla Croce rossa italiana dei rifiuti di archivio. Detta cessione è stata prorogata ogni quinquennio: da ultimo, con D.M. 7 gennaio 1961, la cessione è stata prorogata al 30 giugno 1966. (27/a) Comma abrogato dall'art. 10, D.P.R. 8 gennaio 2001, n. 37. 70. Dagli archivi delle Magistrature giudiziarie e degli uffici amministrativi, nei primi mesi di ogni anno, gli atti, concernenti affari compiuti da oltre dieci anni, sono versati nell'archivio cui spettano, compatibilmente con la disponibilità dei locali. Le Magistrature ed Amministrazioni che intendono versare carte nell'archivio, spediscono al sopraintendente o direttore il relativo inventario di consistenza, affinché sia esaminato se il versamento possa farsi in ragione dello spazio e siano stabiliti i modi per accettarlo ordinatamente. Non si farà luogo a versamento di atti, se non previe le operazioni di scarto di cui all'art. 69, e se non risulti che i detti atti siano nello stato di cui all'art. 102. ------------------------ 71. Le direzioni potranno accettare depositi o doni di carte o libri dai Comuni, dagli enti morali o dai privati, previa autorizzazione del Ministero dell'interno, udita, nei casi di speciale importanza, la Giunta del Consiglio. I depositi volontari saranno preceduti dalla redazione di atto scritto contenente le condizioni del deposito. Fra le medesime, fermo l'obbligo di osservare le norme generali prescritte dal presente regolamento per la pubblicità degli atti, non potrà essere incluso il divieto agli studiosi della consultazione delle carte che costituiscono il deposito, salvo quando si tratti di documenti che abbiano carattere di interesse privato immediato pel depositante. La facoltà della restituzione dei depositi volontari sarà subordinata alla stipulazione di clausole che assicurino la conservazione dei documenti nel Regno, in buono stato di ordinamento, e la vigilanza da parte della competente direzione dell'archivio. ------------------------ 72. Gli atti che hanno carattere di riservati possono rimanere presso l'ufficio dal quale emanarono fino a quando sia creduto prudente, nell'interesse così del pubblico come dei privati, dal Ministero da cui l'ufficio dipende. I registri delle sentenze giudiziali pronunciate dalle Corti e dai Tribunali rimangono per trenta anni nelle rispettive cancellerie, quelli delle sentenze pronunciate dai Pretori sono versati negli archivi di Stato e provinciali dopo il compimento del decennio, giusta la norma generale del precedente art. 70. Nelle cancellerie dei Tribunali rimangono pure gli atti di stato civile posteriori all'anno 1865, in conformità del regio decreto 15 novembre 1865, n. 2602. ------------------------ 73. Le Province, i Comuni gli enti morali, tanto civili quanto ecclesiastici, e gli istituti da essi dipendenti, a qualunque dicastero siano soggetti, debbono conservare in buon ordine gli atti dei loro archivi e depositare una copia dell'inventario degli atti stessi nell'Archivio di Stato nella cui circoscrizione sono compresi ed altra copia nell'Archivio di Stato di Roma. Nel caso d'inadempimento, verrà dal Ministero dell'interno stabilito un termine perentorio, trascorso il quale saranno posti in ordine ed inventariati, a cura del Governo ed a spese dell'ente possessore, gli atti che fossero da ordinare ed inventariare. Saranno, invece, versati negli Archivi di Stato gli archivi delle corporazioni religiose soppresse, eccetto quelli che con speciale disposizione vennero lasciati nella primitiva loro sede, e quelli della cui buona conservazione si avessero sufficienti garanzie (28). ------------------------ (28) Compete all'ispettore generale degli archivi di Stato, in base all'art. 3, D.Lgt. 26 ottobre 1916, n. 1688, contenente il regolamento sul servizio di ispezione negli archivi di Stato e riportato al n. II di questa voce, eseguire ispezioni per accertare l'adempimento di quanto prescritto dal precedente articolo. 74. Le Province, i Comuni e le istituzioni pubbliche di beneficenza non potranno procedere ad alcuna eliminazione di atti, dei quali reputino inutile l'ulteriore conservazione, se non in seguito ad apposita deliberazione motivata dei rispettivi consigli, cui dovrà essere allegato l'elenco descrittivo delle carte da elimarsi. Tali deliberazioni saranno assoggettate a speciale approvazione per parte dei Prefetti, previo nulla osta da concedersi dai sopraintedenti o direttori degli archivi di Stato competenti per circoscrizione. Quando il sopraintendente o direttore creda di non poter concedere il "nulla osta" in base agli elementi forniti dall'Amministrazione proponente lo scarto, ne riferisce al Ministero dell'interno, il quale decide definitivamente ogni contestazione, udito il parere della Giunta del Consiglio per gli archivi. ------------------------ 75. I sopraintendenti o direttori degli archivi di Stato e gli archivisti degli archivi provinciali delle Province napoletane e siciliane rilasciano tutte le copie delle sentenze e delle deliberazioni delle Autorità giudiziarie, che debbono servire per copie esecutive, salvo ai cancellieri delle Corti, dei Tribunali e delle Preture, da cui i singoli atti originali promanano, di apporvi la formula esecutiva. Le anzidette copie sono autenticate dal sopraintendente, direttore o archivista o da chi ne fa le veci e trasmesse in via ufficiale alle cancellerie delle Corti, dei Tribunali o delle Preture, da cui furono rispettivamente pronunziate le sentenze o emesse le deliberazioni. I cancellieri poi annoteranno in apposito registro le copie alle quali fu da essi apposta la formula esecutiva. ------------------------ 76. A tutela del carattere demaniale insito negli atti di Stato, e salvo quanto dispone la legge 20 giugno 1909, n. 364, spetta ai Prefetti, ai sopraintendenti ed ai direttori degli Archivi di Stato, qualora si abbia notizia dell'esistenza presso privati, per qualsiasi causa, di carte antiche o documenti di pubbliche Amministrazioni e quando tali atti siano stati o sieno per essere posti in vendita, di promuoverne, quando ciò non dipenda da un fatto doloso (nel quale caso sarà denunziato il fatto all'autorità competente), l'acquisto o la rivendicazione, con domanda in via giudiziaria, premesse le cautele che le leggi civili consentono, per evitare i possibili occultamenti. Accadendo la morte di magistrati o funzionari pubblici o di persone che abbiano avuti pubblici incarichi, massime diplomatici o ministeriali, presso cui si abbia ragione di ritenere che si trovino atti di spettanza dell'Amministrazione, il Prefetto, di sua iniziativa, od in seguito ad avviso del sopraintendente o del direttore dell'Archivio di Stato, avrà cura di fare quanto è necessario perché tali atti vengano trasferiti tosto nell'archivio al quale spettano per ragione di materia e di luogo, promuovendo, ove sia d'uopo, anche in tal caso, l'azione giudiziaria, premessa, occorrendo, la richiesta al Pubblico Ministero di valersi delle facoltà di cui all'art. 849, n. 3, del codice di procedura civile (29). Di tali uffici dovranno i Prefetti e le direzioni degli archivi di Stato dar notizia al Ministero dell'interno al quale saranno poi trasmessi gli inventari delle carte in ogni guisa ricuperate (30). ------------------------ (29) Ora, art. 754, primo comma n. 3, c.p.c. del 1942. (30) Le attribuzioni, di cui al presente articolo, possono essere esercitate anche dall'ispettore generale degli Archivi di Stato, in concorso coi Prefetti, o soprintendenti o direttori degli Archivi di Stato, in virtù dell'art. 2 D.Lgt. 26 ottobre 1916, n. 1688, riportato al n. II di questa voce; ora, vedi anche gli artt. 36 e 37 D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. Capo II - Pubblicità degli atti 77. Gli atti conservati negli archivi sono pubblici, meno i confidenziali e segreti sino dall'origine, che contengono informazioni e giudizi di pubblici ufficiali sulla vita di determinate persone, posteriori al 1815. In casi speciali il Ministero dell'interno potrà concedere, con determinate garanzie, la comunicazione anche di tali atti, previo parere della direzione dell'archivio e sentita la Giunta del Consiglio. ------------------------ 78. Gli atti che hanno carattere puramente storico, letterario o scientifico; le sentenze ed i decreti dei magistrati; le decisioni e i decreti delle Autorità governative amministrative; gli atti dello stato civile delle persone; gli atti delle Province, dei Comuni e dei corpi morali occorrenti alla loro amministrazione; gli atti necessari all'esercizio dei diritti elettorali, alla prova dei servizi civili e militari ed allo svincolo delle cauzioni dei contabili dello Stato, sono pubblici qualunque sia la loro data. ------------------------ 79. Gli atti di politica estera e quelli concernenti l'Amministrazione generale degli Stati, con cui fu costituito il Regno, sono pubblici sino all'anno 1830 (31). Nonpertanto, ove la direzione dell'archivio giudichi inopportuna la comunicazione di atti anche anteriori a tale epoca, ne riferirà al Ministero dell'interno che deciderà, sentita la Giunta del Consiglio. ------------------------ (31) Il limite di pubblicità, di cui gli artt. 77 e 79 del presente regolamento, è stato prorogato: a tutto l'anno 1847 dall'art. 3, D.Lgt. 26 ottobre 1916, n. 1687; a tutto il 1867 dell'articolo unico R.D. 6 dicembre 1928, n. 2982; a tutto l'anno 1870 dall'art. 14, L. 22 dicembre 1939, n. 2006, ed, infine, a tutto l'anno 1900 dall'art. 9 L. 13 aprile 1953, n. 340, citata al n. V di questa voce. Per la pubblicità degli atti, vedi ora, l'art. 21, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 80. I processi giudiziari penali sono pubblici dopo 70 anni dalla loro conclusione. Gli atti amministrativi sono pubblici dopo 30 anni dall'atto con cui ebbe termine l'affare al quale essi si riferiscono. Per gli atti ed i documenti che per la loro origine e la loro natura sono d'indole privata, è stabilito il termine di 50 anni, salvo per coloro ai quali direttamente l'atto si riferisce e loro aventi causa, pei quali non vi è limitazione di sorta. Degli atti che non sono pubblici può essere data notizia con la autorizzazione del Ministero dell'interno, sentito il Ministero competente. Il Ministero sentirà anche, nei casi più gravi, la Giunta del Consiglio per gli archivi e, occorrendo, il Consiglio per gli archivi (32). ------------------------ (32) Ora, Consiglio superiore degli Archivi in virtù dell'art. 5, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. Per la pubblicità degli atti vedi, ora, l'art. 21, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 81. Qualora sopraintedenti, direttori ed impiegati di archivio intendano valersi, per loro particolari pubblicazioni, di documenti non pubblici, devono chiedere apposita autorizzazione al Ministero, indicando sommariamente il contenuto dei documenti stessi e lo scopo delle pubblicazioni. Allorché le domande siano presentate da impiegati dipendenti, sopraintendenti o direttori debbono accompagnarle col loro motivato parere. ------------------------ 82. Le disposizioni dei precedenti artt. 77 a 80 sono applicabili agli archivi di deposito delle Amministrazioni governative centrali e provinciali e, in quanto sia possibile, anche ai rispettivi archivi correnti. ------------------------ Capo III - Servizio pubblico 83. Nessun documento può essere estratto dagli archivi se non temporaneamente e per necessità di pubblico servizio. La richiesta è fatta in iscritto alla direzione dall'Autorità giudiziaria competente per gli atti giudiziari e notarili; dai Ministeri, dal Consiglio di Stato, dalla Corte dei conti e dall'Avvocatura erariale per ogni altra specie di atti, secondo le rispettive attribuzioni. Per ogni domanda di estrazione di documenti, il sopraintendente o direttore, salvo ordini in contrario, per urgenza o altro motivo, esamina se più convenga spedire copie autentiche, ovvero autorizzare un impiegato a prendere notizia dell'originale nelle sale di archivio, e ne riferisce all'ufficio richiedente. In ogni archivio sarà tenuto memoria, in apposito registro, dei documenti estratti temporaneamente; alla fine di ogni anno sarà spedito al Ministero dell'interno l'elenco dei documenti non restituiti da oltre tre mesi, affinché ne sia curata la restituzione (33). In via di eccezione e dietro autorizzazione del Ministero dell'interno, le varie direzioni possono comunicarsi temporaneamente documenti esistenti nei rispettivi archivi per darne visione ai privati a solo scopo letterario o scientifico (34). ------------------------ (33) Il controllo del registro, di cui al presente comma, per accertarne la regolare tenuta rientra tra le attribuzioni dell'ispettore generale degli Archivi di Stato, in base all'art. 5, D.Lgt. 26 ottobre 1916, n. 1688, riportato al n. II. (34) Vedi, ora, l'art. 29, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 84. Tutti possono fare ricerca, chiedere ispezioni, lettura o copia dei documenti che sono dichiarati pubblici, le autorità governative con nota ufficiale, i privati con istanza su carta da bollo da cent. 50 (35), contenente l'indicazione della natura e della data, certa o presunta, dei documenti richiesti e colla precisa indicazione altresì del cognome, nome e recapito del richiedente. L'esercizio della facoltà di cui nel presente articolo per parte dei privati è condizionato al pagamento dei diritti di archivio stabiliti cogli articoli successivi. La riscossione di tali diritti è fatta per mezzo degli uffici del registro che, nelle città sedi di archivio, sono incaricati della riscossione dei proventi dei servizi pubblici. ------------------------ (35) Ora da lire 400 in virtù della L. 5 dicembre 1964, n. 1267, riportata alla voce: Bollo (Imposta di), contenente l'unificazione dei tagli della carta bollata. 85. (36). L'ispezione o lettura di documenti si deve sempre fare alla presenza dell'impiegato al quale ne è affidata temporaneamente la custodia, nelle ore stabilite dal regolamento e in quelle specialmente determinate dal sopraintendente o direttore. Le ricerche di atti amministrativi, giudiziari e quelle di atti nobiliari, genealogici o araldici per ragioni di privato interesse, sono sempre soggette al pagamento dei diritti d'archivio. ------------------------ (36) Il primo e il secondo comma del presente articolo sono stati abrogati dall'art. 2, D.Lgt. 26 ottobre 1916, n. 1687. 86. Le copie per uso amministrativo, giudiziario e genealogico, gli estratti, certificati, stati di servizio e simili, sono scritti esclusivamente dagli impiegati dell'archivio, ed autenticati colla sottoscrizione del sopraintendente o direttore e col bollo dell'archivio. Tali copie, estratti e simili saranno estesi su carta libera, del formato della carta bollata e con le limitazioni stabilite dall'art. 29 del testo unico delle leggi sulle tasse di bollo, 4 luglio 1897, n. 414 (37). Le tasse di bollo saranno riscosse dal ricevitore del registro insieme ai diritti di archivio, mediante rilascio di unica bolletta ed apposizione del visto per bollo. ------------------------ (37) Vedi, ora, D.P. 25 giugno 1953, n. 492, che ha dettato nuove norme sull'imposta di bollo, riportato alla voce Bollo (Imposta di) e successive modificazioni. 87. Per la trascrizione di atti e documenti scritti in latino, o in lingua o in dialetti neolatini di epoca fino al 1600, ovvero di atti e documenti scritti in lingue che non usano l'alfabeto latino, di qualunque età, è dovuto il diritto di archivio ragguagliato a L. 4 per ogni facciata di dimensione legale di trascrizione. Per gli atti o documenti scritti in latino o in lingue o dialetti neo-latini di età posteriore al 1600, il diritto d'archivio è ragguagliato per ogni facciata di dimensione legale di trascrizione alla tariffa di L. 3 per facciata, se l'atto copiato è di epoca dal 1601 al 1700, di L. 2 se è dal 1701 al 1800, di L. 1 se è posteriore al 1800. Dal computo si esclude l'ultima facciata, quando non contenga almeno 10 linee di scrittura; ma la prima, qualunque sia il numero delle linee, conta sempre per una facciata intera. Qualora l'atto o documento di epoca posteriore al 1600 si trovi, per qualsiasi motivo, in istato di deperimento, ovvero i caratteri siano corrosi, di modo che la trascrizione richieda speciale abilità, il diritto sarà commisurato al tempo che nel lavoro avrà impiegato il funzionario incaricato, ragguagliandosi ad una facciata di trascrizione un'ora di tempo; le frazioni di ore di lavoro si calcolano, agli effetti dei diritti di archivio, per ore intere. Per la compilazione degli stati di servizio, delle dichiarazioni per svincoli di cauzione e degli atti consimili, per uso privato, i diritti di archivio saranno ragguagliati a lire 2 per ogni ora di lavoro occorsa per la ricerca delle notizie e la compilazione dei relativi documenti. Per la copia dei disegni o tipi geometrici è dovuto al disegnatore o geometra, che sarà sempre scelto dal sopraintendente o direttore fuori del personale d'archivio, l'onorario di lire 2 per ora di lavoro. Oltre di ciò sarà dovuta la tassa di copia secondo la tariffa indicata ai commi 1°, 2° e 3° del presente articolo, in proporzione della superficie del disegno o tipo, commisurata a quella della carta bollata fra i margini. Le copie degli atti dello stato civile, compresi i documenti allegati al doppio registro, di cui è cenno nell'art. 8 del regio decreto 15 novembre 1865, n. 2062, saranno pagate a norma degli articoli 145 e 147 del decreto stesso. Le copie degli atti notarili, in qualunque sezione si trovino collocate, saranno pagate secondo la tariffa in vigore per i notai. ------------------------ 88. Per la riproduzione fotografica, ad uso privato, di atti di archivio sarà corrisposto, oltre la tassa di ricerca, il diritto di lire cinque per ogni facciata di dimensione legale del documento riprodotto. Nell'istanza, da presentarsi alla direzione a norma dell'art. 84, il richiedente designerà il nome del fotografo, che dovrà essere di gradimento della direzione stessa. L'autorizzazione è subordinata alle restrizioni e garanzie prescritte con gli artt. 1. 2, e 3, del regolamento approvato con regio decreto 7 gennaio 1909, n. 126 (38), e le operazioni di riproduzione saranno sempre compiute nei locali di archivio e sotto la costante vigilanza di un impiegato all'uopo incaricato dalla direzione. Nel caso che si tratti di atti in condizioni di conservazione non soddisfacenti, o che possano soffrir danno per ripetute riproduzioni o per qualsivoglia altro motivo, la direzione può negare il permesso della riproduzione. Qualora si tratti di domande per riproduzioni con procedimenti fotografici o fotomeccanici, a scopo editoriale, il richiedente dovrà sottostare agli obblighi fissati dal regolamento 7 gennaio 1909, n. 126, secondo verrà di volta in volta proposta dalla Giunta del Consiglio (39) per gli archivi e stabilito dal Ministero. Il permesso di riproduzione non attribuisce verun diritto di proprietà artistica o letteraria di fronte ai terzi. Le riproduzioni fotografiche per uso di studio sono esenti dal pagamento dei diritti stabiliti dal presente articolo, del quale, però, saranno osservate tutte le altre prescrizioni. Uguali norme devono osservarsi pei calchi e lucidi. La direzione dell'archivio non potrà certificare che le fotografie, i calchi, i lucidi siano conformi all'originale, ma solo che furono riprodotti dall'originale esistente in archivio. ------------------------ (38) Il richiamato regolamento, già riportato alla voce Biblioteche pubbliche, è ora abrogato dall'art. 1, D.P.R. 5 settembre 1967, n. 1501, riportato alla voce Biblioteche pubbliche. (39) Ora, Consiglio superiore degli Archivi, in virtù dell'art. 5, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 89. Ogni dichiarazione che un documento non si è trovato importa il diritto di lire due (39/a). Ogni autenticazione di arma e sigillo d'autorità non più esistente, o di notaio defunto, importa il diritto di lire due (39/a) previo ove occorra, il bollo straordinario dell'atto in cui la firma ed il sigillo sono apposti. Non sono ammesse le domande per ottenere autenticazione di alberi genealogici compilati da particolari. ------------------------ (39/a) Il diritto venne aumentato dalla L. 13 aprile 1953, n. 340 che, però, è stata abrogata dall'art. 73, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. (39/a) Il diritto venne aumentato dalla L. 13 aprile 1953, n. 340 che, però, è stata abrogata dall'art. 73, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 90. Non si rilasciano ai privati copie di brani di documenti: si rilasciano per sunto soltanto quegli atti che, a giudizio della direzione, non si potrebbero comunicare altrimenti. È consentito il rilascio di estratti quando trattisi di decreti, sentenze, perizie, statuti, matricole, elenchi e simili, che riguardino persone, enti o beni distinti; in tal caso, però, oltre a farsi espressa menzione che il documento che si rilascia è semplice estratto conforme, vi si potrà riportare la sola parte dispositiva, dell'atto. Quando si domandi anche la trascrizione della motivazione, questa dovrà essere riportata per intero e non già nella sola parte che interessa il richiedente. È vietato il rilascio di certificati o attestazioni di speciali condizioni o diritti desunti dagli atti d'archivio. ------------------------ 91. Gli studiosi sono ammessi gratuitamente a far ricerche, letture e copie per uso letterario o scientifico, purché ne chiedano licenza, indicando chiaramente lo scopo di loro studi ed assoggettandosi alle disposizioni regolamentari. È sempre in facoltà del sopraintendente o direttore di sospendere la concessione, salvo ad accordarla nuovamente quando fosse cessato il motivo della sospensione. La licenza deve essere rinnovata ogni anno e, nel corso dell'anno, ogni volta che lo studioso intenda mutare lo scopo delle sue ricerche. Quando vi sia fondata ragione di ritenere che il richiedente si valga dell'ottenuta autorizzazione per lavori di lucro immediato, per cui l'Erario risenta un danno, per la perdita dei diritti stabiliti, il sopraintendente o direttore dovrà revocare la concessione. Non potrà ottenere la concessione chi abbia subite condanne o si trovi in una delle incapacità che importino la perdita dei diritti elettorali e chi, per abusi, sia stato escluso da altri archivi o biblioteche. ------------------------ 92. Possono gli studiosi essere ammessi a far trascrivere, gratuitamente e su carta non bollata, documenti d'archivio, nelle condizioni espresse nell'articolo precedente, da persone di fiducia del sopraintendente o direttore. Qualora il sopraintendente o direttore creda che il pubblico servizio la consenta, possono essere ammessi gli studiosi a far trascrivere documenti d'archivio anche dagli impiegati addetti all'archivio; ma in tale caso saranno dovuti all'Erario i diritti d'archivio superiormente stabiliti. ------------------------ 93. Sono esenti dal pagamento dei diritti d'archivio: le Autorità governative, quando il documento sia necessario per pubblico servizio e nella richiesta sia fatto cenno di tale necessità da menzionarsi poi nella formula di autenticazione; le Provincie, i Comuni, gli enti morali per gli atti di loro appartenenza spontaneamente depositati negli Archivi di Stato e per i loro ruoli, bilanci, conti ed altri documenti versati, in osservanza alla legge, negli archivi delle Prefetture e Sottoprefetture, quando si provi che l'esame e la copia di tali atti occorre nell'interesse delle Amministrazioni che li versarono; i privati per gli atti concernenti l'esercizio dei diritti elettorali, il servizio militare, la liquidazione di pensioni a carico dell'Erario nazionale, lo svincolo delle cauzioni dei contabili dello Stato e per gli atti di proprietà dei privati stessi liberamente depositati in archivio. Fra le autorità indicate nel 1° comma del presente articolo s'intendono comprese la Direzione generale del fondo per il culto e gli economati generali dei benefizi vacanti e tutte quelle altre che, per speciali disposizioni, abbiano diritto all'esenzione dai diritti d'archivio. Le richieste di copie per parte degli uffici giudiziari dovranno essere fatte dal rispettivo Giudice o capo di collegio; quelle degli uffici finanziari dall'Intendente di finanza. L'esenzione dai diritti d'archivio non si estende anche a quella della tassa di bollo, se non nei casi previsti dalla relativa legge. Cosi per i privati come per gli enti morali, allorché siano ammessi al beneficio del gratuito patrocinio, il rilascio delle copie, degli estratti e simili sarà fatto con esonero dall'immediato pagamento, salvo la prenotazione a debito. ------------------------ 94. È vietato di dar corso a domande non munite di bollo competente, tuttoché redatte sotto forma di lettere ufficiali, presentate da uffici o da Pubbliche Amministrazioni che non siano governativi, ovvero nei casi in cui non sia applicabile qualcuna delle esenzioni stabilite dalla legge sul bollo. È parimenti vietato di dar corso a domande di Amministrazioni centrali o provinciali non firmate dal titolare dell'ufficio o da chi ne faccia le veci. Possono essere redatte su carta semplice le domande riguardanti: 1° il rilascio di atti relativi allo stato civile a favore di persone povere, che comprovino il loro stato d'indigenza mediante certificato della competente autorità di pubblica sicurezza, del quale certificato dovrà poi farsi menzione nei singoli documenti; 2° il rilascio di atti da servire per richiesta di sussidi o per l'ammissione in istituti di beneficenza, del quale scopo dovrà poi farsi menzione nei singoli attestati; 3° il rilascio di documenti nell'interesse di persone ed enti morali ammessi al gratuito patrocinio, purché sulle domande relative sia dal cancelliere competente annotata l'indicazione del decreto di ammissione, salvo poi a comprendere la tassa di bollo dovuta sulle stesse domande nella liquidazione dei diritti d'archivio da prenotarsi a debito ai sensi dell'ultimo comma del precedente art. 93; 4° il rilascio di documenti da servire per la riabilitazione dei condannati. Sulle domande che vengono presentate in carta libera deve essere sempre indicato il motivo della esenzione dal bollo. ------------------------ 95. Le domande per ricerche, ispezioni e lettura, nonché quelle pel rilascio di copie, estratti, certificati, per autenticazioni, riproduzioni fotografiche, calchi e lucidi, devono essere presentate alla direzione, alla quale soltanto compete darvi corso, con apposita autorizzazione scritta in calce alle medesime. Alla domanda il richiedente deve unire la prova di aver pagato al competente Ufficio del Registro le tasse di bollo e i diritti di archivio dovuti; ovvero, quando non si possa in via preventiva liquidarne lo ammontare preciso, dovrà dimostrare di aver fatto allo stesso ufficio un congruo deposito nella misura determinata dalla direzione. Allorché in corso di operazioni (lettura, ricerche, copie e simili) si riconosca insufficiente il fatto deposito, questo dovrà essere integrato con un deposito suppletorio, nella misura richiesta dalla direzione. La stessa direzione può anche autorizzare che il versamento od il deposito venga effettuato mediante vaglia postale, intestato al competente ricevitore del registro, completato con l'indicazione del cognome, nome e recapito del richiedente, e del preciso oggetto del versamento o del deposito. La direzione deve, quando ne sia richiesta, rilasciare ricevuta della domanda presentata. ------------------------ 96. Compiuta la ricerca, l'ispezione, o lettura, la direzione rilascia al richiedente la liquidazione dell'ammontare definitivo dei diritti dovuti, e, sulla esibizione della medesima, il ricevitore del registro, fino a concorrenza dell'ammontare dei diritti di archivio effettivamente dovuti, converte il deposito in introito definitivo. L'eventuale eccedenza del deposito sarà restituita al depositante, che ne rilascerà ricevuta a tergo della quietanza di deposito. ------------------------ 97. Le copie dei documenti, collazionate e contrassegnate in ogni foglio dall'impiegato che le copiò e dal sopraintendente o direttore, ovvero da un impiegato a ciò specialmente delegato, saranno autenticate dal sopraintendente o direttore con la propria sottoscrizione e col bollo dell'archivio. L'archivio invia direttamente all'Ufficio del Registro le copie, estratti, certificati e simili colla dettagliata liquidazione in margine, possibilmente nella prima pagina, dei diritti dovuti, e ne dà alla parte contemporaneo avviso, con invito ad effettuare il ritiro degli atti. Gli atti inviati all'Ufficio del Registro devono essere accompagnati da duplice elenco, nel quale la direzione dell'archivio segnerà per ciascun atto il cognome, nome e recapito del richiedente, la natura dell'atto, il numero dei fogli impiegati, l'ammontare dei diritti dovuti, le date ed i numeri delle bollette in precedenza rilasciate dal competente ricevitore. Per le copie, gli elenchi dovranno pure indicare se la spedizione è in forma semplice od esecutiva. Un esemplare degli elenchi viene restituito all'archivio con dichiarazione del ricevimento. Il ricevitore liquida le tasse di bollo, e se l'importo dovuto per tasse e diritti di archivio non sia stato già introitato a titolo definitivo, provvede alla regolarizzazione dell'incasso, conteggiando il fatto deposito. ------------------------ 98. Qualora la somma anticipatamente versata o depositata risulti insufficiente, il ricevitore, trascorsi i tre mesi dall'avviso di cui al precedente articolo, agirà contro il richiedente per la riscossione della differenza valendosi del procedimento stabilito dalla legge 24 dicembre 1908, n. 797 (40). Gli atti completamente pagati e non ritirati nel termine di due anni sono dal ricevitore restituiti all'archivio. ------------------------ (40) La legge richiamata conteneva l'unificazione dei sistemi di procedura coattiva per la riscossione delle entrate patrimoniali dello Stato e degli altri enti pubblici. 99. Presso ogni archivio deve tenersi esattamente al corrente un registro, nel quale dovranno annotarsi tutte le domande di privati che importano pagamento di diritti di archivio, con la indicazione dei diritti liquidati e della bolletta o del vaglia comprovante il pagamento di essi, ovvero il deposito fatto. In tale registro si tiene nota anche degli atti rilasciati ai sensi dell'ultimo alinea dell'art. 93. Un estratto conforme di questo registro è mensilmente spedito dalla direzione dell'archivio alla Intendenza di finanza della Provincia. Per la ricerca ed esame di documenti da parte di privati l'ufficio di assistenza alla sala di lettura a pagamento deve, mediante un timbro speciale, segnare sulla domanda il giorno e l'ora del principio e della fine dell'esame e della lettura, il numero delle ore impiegate, l'importo dei diritti pagati ed il numero della bolletta del ricevitore o del vaglia comprovante il pagamento ovvero il deposito, e, appena terminata l'ispezione e la lettura, è tenuto a restituire alle sezioni, insieme con la domanda, le scritture o i documenti esaminati; e il capo della sezione, sotto la propria responsabilità deve accertare sulla domanda l'esattezza delle indicazioni contenute nel timbro suddetto, tenendo conto dell'ora in cui vennero consegnate e di quella in cui vennero restituite le scritture. In seguito a tali riscontri viene rilasciata la liquidazione definitiva di che all'art. 96. ------------------------ 100. A nessuno degli impiegati è permesso di accettare in deposito o in pagamento le somme dovute per ricerche e copie. Agli ispettori demaniali che fanno verifiche negli archivi saranno esibite tutte le domande ricevute, e il registro prescritto coll'articolo precedente. Essi dovranno riscontrare la concordanza dei dati risultanti dagli uffici del registro con quelli dei registri tenuti presso l'ufficio di protocollo e presso la direzione dell'archivio. ------------------------ Capo IV - Servizio interno 101. Nelle sale assegnate alla conservazione degli atti, è vietato accendere o portar fuoco e lumi, in tutti i locali di archivio è vietato fumare. ------------------------ 102. Le carte che vengono versate nell'archivio, devono essere, di regola, accompagnate dagli indici e protocolli relativi, nonché da un inventario firmato dal capo dell'ufficio che esegue il versamento. Degli atti riservati e di quelli provenienti da Magistrature, Amministrazioni, corporazioni soppresse, si fa inventario particolare. La consegna si fa per processo verbale da un impiegato, delegato dall'ufficio che esegue il versamento. Le carte devono essere ordinate, con indicazione dell'anno, della natura, dell'oggetto, della classe e del numero d'ordine in corrispondenza precisa con l'inventario. Il trasporto è sempre a spese dell'ufficio che fa il versamento. ------------------------ 103. Il sopraintendente o direttore o un funzionario all'uopo delegato verifica lo stato delle carte presentate alla consegna, e l'esattezza del loro inventario; trovandole scomposte, lacere, deperite, ne sospende l'accettazione, fa constatare mediante verbale lo stato di esse e ne riferisce al Ministero dell'interno. Le carte ricevute sono classificate e ripartite a norma dell'art. 68 del presente regolamento. Per le carte non ordinate, né inventariate che appartengono ad antiche serie ordinate e inventariate e ne sono compimento, viene conservato il metodo di classificazione antecedentemente usato. ------------------------ 104. Ogni qual volta occorra di togliere dalla propria sede filze, mazzi, registri od anche un semplice documento, dovrà esser collocato al relativo posto un foglio indicante da chi, in qual giorno, e per quale uso fu fatta l'asportazione. ------------------------ 105. I documenti dei quali si voglia fare studio sono comunicati a chi li domanda nella sala a ciò specialmente assegnata. I soci delle R.R. deputazioni di storia patria e delle società storiche costituite in ente morale e delle R.R. accademie, su domanda delle rispettive segreterie, possono esaminare e prender copia dei documenti per uso letterario o scientifico, quando ciò sia possibile, in sale appartate dell'archivio, senza obbligo delle formalità e delle indicazioni richieste dall'art. 91 del presente regolamento. Le facilitazioni a qualunque titolo concesse dal presente articolo non importano la deroga di tutte le disposizioni regolamentari ed in ispecie di quelle concernenti la pubblicità degli atti. È vietata, in ogni caso, l'asportazione di carte dagli archivi, anche a titolo di temporaneo trasferimento, in locali, sia pure contigui, delle RR. deputazioni od accademie o società storiche od altri uffici salvo il disposto art. 83. ------------------------ 106. La sala di studio sta aperta per non meno di cinque ore, da determinarsi per regolamento interno, di ciascun giorno non festivo. Ad essa viene preposto dalla direzione un impiegato, il quale curerà, sotto la sua personale responsabilità la rigorosa osservanza delle regole stabilite per il servizio e non potrà assentarsi dalla sala senza essere sostituito da altro sorvegliante. Nei regolamenti speciali di servizio, da emanarsi a norma del seguente art. 111, saranno indicate le cautele per la consegna e il riscontro delle filze che si consegnano agli studiosi. È in facoltà dei sopraintendenti o direttori di richiedere l'accertamento della identità personale di coloro che, a qualunque titolo, richiedano la consultazione di carte, allorché essi siano sconosciuti e particolarmente allorché domandino, la comunicazione di documenti di speciale importanza. Le carte domandate dagli studiosi con le formalità di cui al precedente art. 91 sono affidate dal sopraintendente o direttore all'impiegato incaricato della vigilanza della sala; questi le nota in apposito registro, le consegna agli studiosi, e le ritira da essi, assicurandosi prima della loro integrità. L'impiegato, al chiudersi quotidiano della sala, deve raccogliere in apposito armadio i documenti messi a disposizione degli studiosi, che, per la prosecuzione dell'esame da parte dei medesimi, non possono essere ancora restituiti alla loro sede d'archivio. Egli procura anche agli studiosi i libri della biblioteca e le notizie di cui avessero bisogno; ma non può comunicare loro documenti senza il consenso del direttore. ------------------------ 107. È proibito agli studiosi: appoggiare il calamaio o la penna sopra i documenti che si stanno esaminando; usare qualunque processo chimico per ravvivare i caratteri svaniti o rinvenire palinsesti; far calchi o lucidi o trarre fotografie senza il permesso di cui al precedente art. 88; scomporre i documenti dall'ordine in cui sono disposti; disturbare il perfetto silenzio nella sala da studio; fermarsi negli altri locali degli uffici. A chi trasgredisca ad alcune di queste regole, potrà essere ritirato temporaneamente, o per sempre, il permesso di frequentare la sala, salva sempre all'amministrazione l'azione per rifacimento di danni e per le eventuali sanzioni penali. ------------------------ 108. La biblioteca è dal sopraintendente o direttore data in custodia ad un impiegato, il quale, con regolare verbale, ne assume la responsabilità, in base all'inventario debitamente aggiornato. La biblioteca serve specialmente agli impiegati dell'archivio; però gli studiosi possono chiedere nella sala di studio i libri necessari alle loro ricerche. L'impiegato incaricato delle funzioni di bibliotecario dovrà tenere un registro dal quale risulti il movimento giornaliero di entrata e di uscita dei libri. Annualmente si procederà alla verificazione della consistenza totale della biblioteca in rapporto ai nuovi acquisti, facendone menzione nella relazione prescritta dal precedente art. 44. ------------------------ 109. Il Ministero invia a ciascun archivio la raccolta degli atti del Governo, la Gazzetta ufficiale del Regno ed un esemplare di tutte le pubblicazioni sugli archivi fatte a spese dello Stato, nonché i bollettini e gli elenchi della Consulta araldica. ------------------------ 110. Nessun libro può essere portato fuori dell'archivio, tranne che per oggetto di studio personale, dagli impiegati dell'archivio e sotto la responsabilità del sopraintendente o direttore. Di ogni libro che si ottiene di consultare deve essere data ricevuta, che sarà restituita dal bibliotecario, quando l'opera gli verrà riconsegnata; la restituzione dei libri dovrà avere luogo, in ogni caso, entro due mesi dalla consegna. ------------------------ 111. I singoli sopraintendenti o direttori disciplineranno con regolamento interno, da approvarsi dal Ministero, il servizio speciale dell'ufficio e per il pubblico, in quanto non è provveduto dal presente regolamento. ------------------------ TITOLO IV Laboratorio di restauro di documenti logori o guasti presso l'Archivio centrale del Regno Capo unico 112. Al laboratorio di restauro di documenti logori e guasti istituito presso l'Archivio centrale del Regno in forza dell'art. 10 della legge 20 marzo 1911, n. 232 sarà preposto un funzionario dell'amministrazione degli Archivi di Stato, il quale, sotto la vigilanza del sopraintendente, curerà la esecuzione dei lavori affidati al laboratorio stesso. Tale incarico non toglie al detto impiegato l'obbligo di adempiere ai lavori di archivio, compatibilmente al regolare funzionamento del laboratorio. Il laboratorio potrà provvedere anche al restauro dei manoscritti e codici appartenenti alle RR. biblioteche. ------------------------ 113. Il funzionario predetto sarà responsabile della custodia dei documenti pei quali sia riconosciuta la necessità del restauro e di essi si darà carico in apposito registro firmato volta per volta da lui e dal sopraintendente. Uguale norma dovrà seguirsi per i documenti che le direzioni di altri archivi, debitamente autorizzate caso per caso dal Ministero, trasmettano al laboratorio pel restauro. Avvenuto il restauro ed effettuata la riconsegna dei documenti, si procederà alle conseguenti operazioni di discarico, facendone constatare dal registro. ------------------------ 114. L'impiegato preposto al laboratorio risponde del regolare uso del materiale occorrente ai restauri, la cui provvista sarà fatta, dietro sua richiesta scritta, dal sopraintendente, a disposizione del quale saranno messi i relativi fondi. Il sopraintendente presenterà annualmente il rendiconto giustificativo delle spese effettuate, nonché una relazione sui lavori eseguiti dal laboratorio. ------------------------ 115. Del materiale fisso in dotazione del laboratorio sarà dato carico all'impiegato ad esso preposto e ne sarà compilato inventario, di cui una copia sarà tenuto dall'archivio ed una inviata al Ministero. ------------------------ 116. All'assunzione in servizio temporaneo degli operatori ed al loro licenziamento sarà provveduto con decreto ministeriale; nell'atto di nomina sarà determinata la misura della retribuzione mensile. ------------------------ 117. Nel regolamento speciale di servizio di cui al precedente art. 111, saranno dal sopraintendente indicate tutte quelle altre norme che siano ritenute opportune per il regolare funzionamento del laboratorio. ------------------------ TITOLO V Archivi provinciali (41) 118-124. (42). ------------------------ (41) Gli Archivi provinciali delle Province napoletane e siciliane, di cui al presente titolo, sono divenuti Archivi provinciali di Stato, in virtù dell'art. 1, R.D. 22 settembre 1932, n. 1391. (42) Tali articoli, dettanti norme sulle attribuzioni e sul personale degli Archivi provinciali delle Province napoletane e siciliane, non sono più vigenti. Vedi, ora, in argomento, le norme contenute nel Titolo V, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. Disposizioni transitorie e finali 125. Pel presidente e pei membri del Consiglio per gli archivi del Regno attualmente in carica il quadriennio della nomina decorrerà dalla data della pubblicazione del presente regolamento. Dalla medesima data decorrerà il biennio di nomina dei membri elettivi della Giunta (43) attualmente in carica. ------------------------ (43) Ora, Consiglio superiore per gli Archivi in virtù dell'art. 5, D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409. 126. È abrogata ogni disposizione contraria a quelle contenute nel presente regolamento. ------------------------ Tabelle A, B, C, D, E, F, G, H e I (44) ------------------------ (44) Si omettono le Tabelle da A ad I perché sostituite da quelle annesse al D.P.R. 10 settembre 1963, n. 1409. Per i programmi di esame, vedi, ora, l'art. 61 di detto decreto presidenziale.