Circ. 22 febbraio 1999, n. 1/50-FG-40/97/U887. Agg. G.U. 03/06/2004

Regolamento di attuazione sulla semplificazione 
delle certificazioni amininistrative. 
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Pubblicata nella Gazz. Uff. 25 febbraio 1999, n. 46. Emanata 
dal Ministero di grazia e giustizia. 
 



       Ai procuratori generali presso le Corti di Appello 
       e, per conoscenza: 
       Al Ministero dell'interno - Divisione servizi 
       demografici 
       Al Ministero dell'interno - Divisione cittadinanza 
       Al Ministero degli affari esteri -DGEAS- Ufficio 
       VIII 
       Al Dipartimento della funzione pubblica -  
       Presidenza del Consiglio dei Ministri 
       Al Ministero della sanità - Ufficio legislativo 
       Agli assessori regionali alla sanità 
       All'Istituto nazionale di statistica 

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Con decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 403, pubblicato 
nella Gazzetta Ufficiale - serie generale - n. 275 del 27 novembre 1998, è stato 
emanato il regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 
maggio 1997, n. 127, in materia di semplificazione delle certificazioni 
amministrative. 
L'entrata in vigore delle relative disposizioni è prevista novanta giorni dopo 
la pubblicazione, vale a dire alla data del 22 febbraio 1999, in base a quanto 
stabilito dall'art. 1, comma 2, della legge n. 127/1997. Nell'approssimarsi del 
suddetto termine la Direzione generale dell'amministrazione civile del Ministero 
dell'interno (Direzione della autonomie - Servizio enti locali) ha emanato in 
data 21 gennaio 1999 una circolare esplicativa della ratio della nuova normativa 
e di commento dei singoli articoli. Con essa sono state illustrate le ragioni e 
le modalità dell'ampliamento della possibilità di utilizzo nei rapporti con la 
pubblica amministrazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e 
degli atti di notorietà (senza l'autenticazione delle sottoscrizioni) in materia 
di stati, fatti e qualità personali, il cui uso è stato esteso anche in favore 
di chi non sa o non può firmare per analfabetismo o per impedimento fisico 
nonché in favore dei cittadini della Comunità europea e, entro certi limiti, 
degli extracomunitari. Nella suddetta circolare è stato pure sottolineato il 
rafforzamento dell'obbligo dell'acquisizione di ufficio da parte della pubblica 
amministrazione, con eventuale ricorso ai mezzi telematici e informatici, di 
documenti e di informazioni ricavabili da altri registri della pubblica 
amministrazione, nel rispetto però della tutela della riservatezza dei relativi 
dati. E sono stati evidenziati: i casi di non sostituibilità dei certificati; 
gli obblighi delle amministrazioni di procedere ai controlli del contenuto delle 
dichiarazioni sostitutive; le abrogazioni di una serie di articoli della legge 
n. 15/1968 incompatibili con le nuove norme di semplificazione. 
Ciò premesso occorre rilevare, ad integrazione di quanto esposto dal Ministero 
dell'interno, che nel contesto del regolamento in questione sono state inserite 
alcune disposizioni che riguardano in maniera specifica la materia dello stato 
civile. Perciò questa Direzione, cui competono istituzionalmente i compiti di 
governo del settore, deve sin da ora impartire le direttive interpretative 
occorrenti per assicurare l'uniforme applicazione operativa della nuova 
normativa nei singoli casi concreti da parte degli uffici dello stato civile 
coinvolti nelle relative problematiche. 
A tal fine vengono emanate le seguenti direttive: 
1) per effetto di quanto disposto dal regolamento n. 403/1998 (D.P.R. 20 ottobre 
1998, n. 403) si osserva: a) che ai sensi dell'art. 1, comma 1, lettera i), 
possono essere comprovati con dichiarazione sostitutiva delle relative 
certificazioni, nei rapporti con la pubblica amministrazione, i dati contenuti 
nei registri dello stato civile che siano a diretta conoscenza dell'interessato; 
b) che ai sensi dell'art. 1, comma 2, anche i certificati e gli estratti dei 
registri dello stato civile richiesti dai comuni nell'ambito dei procedimenti di 
loro competenza possono essere sostituiti da autocertificazioni; c) che ai sensi 
dell'art. 9, comma 1, gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti 
esclusivamente per i procedimenti relativi al cambiamento di stato civile; d) 
che ai sensi del comma 2 dello stesso art. 9, i suddetti estratti possono 
comunque essere acquisiti di ufficio, se formati o tenuti dalla pubblica 
amministrazione o da altre autorità dello Stato, qualora siano necessari per 
motivi attinenti alle finalità istituzionali dell'amministrazione richiedente; 
e) che ai sensi dell'art. 7, comma 1, è previsto l'intervento sostitutivo 
dell'amministrazione cui occorrono le relative informazioni per l'acquisizione 
di ufficio dei dati riguardanti stati, fatti o qualità personali risultanti dai 
registri tenuti dalla pubblica amministrazione ove l'interessato non si avvalga 
(perché‚ non vuole o perché non può) delle relative autocerficazioni; 
2) in relazione alla normativa sopraindicata, appare opportuno ricordare che i 
dati contenuti nei registri dello stato civile a diretta conoscenza 
dell'interessato sono soltanto quelli che riguardano direttamente il 
dichiarante; che il dichiarante, se non ha piena conoscenza o ricordo degli atti 
suddetti, può indicare all'amministrazione procedente la diversa amministrazione 
che conserva gli atti da acquisire di ufficio (in copia e in esenzione 
dall'imposta di bollo trattandosi di atti scambiati per ragioni di ufficio); che 
i certificati e gli estratti dello stato civile richiesti dai comuni per i 
procedimenti di loro compentenza, ad esempio per la iscrizione nelle scuole 
materne e nelle altre scuole comunali, per il rilascio di autorizzazioni o 
concessioni comunali di qualsiasi tipo, etc., sono surrogabili con dichiarazioni 
sostitutive ad opera della parte interessata; che l'autocerficazione può 
riguardare anche i documenti necessari per la celebrazione del matrimonio, 
giacché l'art. 13, comma 1, ha abrogato l'art. 27 della legge n. 15/1968 che 
aveva in precedenza mantenuta ferma la necessità di presentare la documentazione 
richiesta in materia matrimoniale; che la disposizione di cui all'art. 9, comma 
1, si riferisce ai casi in cui siano le pubbliche amministrazioni a richiedere i 
certificati da acquisire per estratto, e che nelle finalità istituzionali che 
giustificano l'acquisizione di ufficio dei predetti certificati sono comprese, 
tra l'altro, l'assunzione di dipendenti, la corresponsione di assegni familiari, 
le pratiche di pensione, le iscrizioni nelle liste elettorali e di leva, e 
simili;3) deve essere sottolineato che la prescrizione di cui al primo comma 
dell'art. 9 è diretta all'ufficiale dello stato civile quale organo che procede 
all'acquisizione (così come si esprime la rubrica del suddetto articolo) di 
estratti degli atti dello stato civile. La norma prevede il dovere 
dell'ufficiale di stato civile di acquisire di ufficio tali estratti se essi 
sono relativi ad atti formali o tenuti dalle amministrazioni pubbliche o da 
altre autorità dello Stato cui va rivolta la richiesta di acquisizione. In tal 
modo, per effetto della nuova disposizione normativa, l'ufficiale dello stato 
civile viene a sostituirsi al cittadino nei casi in cui egli sarebbe tenuto, in 
base a una norma di diritto sostanziale (ad esempio in base all'art. 97, comma 
1, del codice civile nel caso di richiesta di pubblicazione di matrimonio), a 
presentargli l'estratto di un atto di stato civile occorrente per un 
procedimento di cambiamento di tale stato. La richiesta di acquisizione in 
questione può essere fatta anche da un ufficio di stato civile ad altro ufficio 
di stato civile, compresi i consolati italiani all'estero, e deve riguardare 
esclusivamente i procedimenti di cambiamento di stato civile. Si ricorda che nei 
cambiamenti dello stato civile rientrano la celebrazione e lo scioglimento del 
matrimonio, le variazioni di cittadinanza e i mutamenti nella filiazione per 
effetto di adozione - ordinaria e speciale - o di riconoscimento o 
disconoscimento del relativo status; 
4) il fatto che siano state privilegiate le dichiarazioni sostitutive e le 
acquisizioni di ufficio delle relative certificazioni non impedisce l'eventuale 
presentazione spontanea degli atti di stato civile da parte dei cittadini che ne 
sono già in possesso (ai quali però gli uffici non possono fare alcuna richiesta 
diretta di esibizione). Ciò per evidenti ragioni di semplificazione e di 
razionalizzazione. L'ufficio dello stato civile che riceve tale certificazione 
raggiunge in tal modo la certezza giuridica del dato, evita i tempi morti che si 
verificano quando gli uffici richiesti non evadono immediatamente le istanze di 
acquisizione rivolte dagli uffici richiedenti, e consente ai cittadini di potere 
ottenere senza ritardo il rilascio degli atti di riferimento. Inoltre, come del 
resto è logico, i privati possono legittimamente richiedere tutti gli estratti 
degli atti che li riguardano direttamente anche quando gli stessi si riferiscono 
ai procedimenti di cambiamento dello stato civile per i quali si può pure 
procedere alla loro acquisizione di ufficio. E ciò vale anche per i terzi, 
qualora essi siano titolari di un interesse giuridicamente tutelato che 
legittima il loro diritto di accesso ai documenti amministrativi ai sensi della 
legge 7 agosto 1990, n. 241, salva comunque l'osservanza delle disposizioni di 
cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675, sul trattamento dei dati personali; 
5) va poi richiamata l'attenzione degli ufficiali dello stato civile sul 
disposto dell'art. l1, comma 1, per il quale le amministrazioni procedenti sono 
tenute a provvedere ad idonei controlli, anche a campione, sulla veridicità 
delle dichiarazioni sostitutive, e sul disposto di cui all'art. 7, comma 2, per 
il quale le amministrazioni che ricevono tali dichiarazioni, laddove sussistano 
ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto, sono tenute ad effettuare 
idonei controlli sulle stesse. Tali disposizioni stanno a significare che, 
nonostante la particolare efficacia attribuita dalla legge alle dichiarazioni 
sostitutive, le pubbliche amministrazioni non possono sottrarsi, in virtù della 
natura pubblicistica delle funzioni da esse svolte, ad un doveroso controllo 
sulla veridicità delle dichiarazioni suddette; 
6) per le autocertificazioni dei cittadini stranieri disciplinate dall'art. 5 
occorre precisare che gli extracomunitari possono utilizzare le dichiarazioni 
sostitutive delle certificazioni relative allo stato civile solo se le stesse 
trovano riferimento in atti formati presso pubblici uffici italiani. Invece i 
cittadini appartenenti ai Paesi che fanno parte della Unione europea sono 
abilitati a presentare dichiarazioni sostitutive con le stesse modalità 
richieste ai cittadini italiani. I controlli da effettuare all'estero devono 
comunque essere richiesti alle competenti autorità diplomatiche o consolari; 
7) di particolare importanza è l'art. 8, n. 2. 
Esso contiene una disposizione innovativa che travolge il precedente sistema di 
documentazione delle nascite dichiarate ai sensi dell'art. 2 della legge 15 
maggio 1997, n. 127 presso le direzioni sanitarie dell'ospedale o della casa di 
cura in cui è avvenuta la nascita ovvero presso il comune di nascita o presso 
quello di residenza dei genitori che sia diverso da quello di nascita. 
Nelle suddette ipotesi questo Ministero aveva previsto, con le circolari emanate 
in materia nelle distinte date del 23 maggio 1997 e 1° agosto 1997, la 
trasmissione da parte del direttore sanitario all'ufficiale di stato civile, in 
allegato alla dichiarazione di nascita, del certificato di assistenza al parto 
di cui all'art. 18, comma 2, del regio decreto-legge n. 218 del 1936 o la 
consegna di tale certificato, sempre ad opera del direttore sanitario, al 
genitore che intendeva dichiarare la nascita del figlio nel comune di nascita o 
di propria residenza. Ciò al fine di garantire il controllo della veridicità dei 
dati contenuti nella dichiarazione di nascita resa nei centri di nascita e la 
registrazione con dati certi della nascita dichiarata in luogo diverso da quello 
in cui è avvenuta.Ora tale certificato non può essere più né trasmesso, né 
rilasciato dai direttori sanitari e non può essere più richiesto neanche dagli 
ufficiali di stato civile. È stato infatti espressamente previsto che, ai fini 
della formazione dell'atto di nascita, il suddetto certificato sia sostituito da 
una attestazione contenente "i soli dati richiesti nei registri di nascita". 
Si tratta di una modifica di notevole rilevanza pratica, in ordine alla quale 
occorre fornire le seguenti precisazioni: 
a) si chiarisce innanzitutto che la nozione di "attestazione di nascita" è del 
tutto diversa da quella di "dichiarazione di nascita" e che i relativi documenti 
devono restare distinti perché hanno funzioni autonome e radicalmente separate; 
b) l'attestazione di nascita, in particolare, deve essere rilasciata 
esclusivamente dal personale sanitario che ha assistito al parto o che lo ha 
accertato in un momento successivo e deve riguardare il fatto fisiologico 
dell'avvenuto parto di un bambino (o di più, se si tratta di parto plurimo) da 
una certa donna; 
c) tale attestazione, che va compilata sia nel caso della filiazione legittima 
che in quello della filiazione naturale, deve necessariamente contenere il dato 
relativo al nome della puerpera, che va intesa solo come partoriente ma non 
ancora come madre. La suddetta puerpera, nell'ipotesi di filiazione naturale, 
acquisterà la qualità giuridica di madre solo se, avendo superato il sedicesimo 
anno di età, effettuerà lei stessa la successiva dichiarazione di nascita a se 
consentirà con atto pubblico ad essere in essa nominata. Nella filiazione 
legittima è invece sufficiente a tal fine che la partoriente venga indicata 
nella dichiarazione di nascita come coniuge del padre del bambino nato in 
costanza di matrimonio ai sensi dell'art. 231 e seguenti del codice civile. In 
ogni caso va confermato che le generalità della donna che ha partorito devono 
essere riportate nell'attestato sanitario, rappresentando la relativa 
indicazione un imprenscindibile dato di verità reale che serve a provare, sotto 
l'aspetto clinico e in vista della successiva registrazione della nascita, che è 
nato e da chi è nato un bambino. Così come alla predetta funzione di prova era 
destinato il certificato di assistenza al parto ora soppresso; 
d) nell'attestato di nascita non va invece indicato il nome del neonato, né come 
cognome e né come prenome. Infatti all'atto della nascita non vi è ancora una 
attribuzione giuridica di paternità a di maternità del nato e conseguentemente 
di un nome. Ciò avverrà con la successiva dichiarazione di nascita; 
e) gli altri dati che devono essere inseriti nell'attestato di nascita, in 
quanto "richiesti dai registri di nascita", sono in realtà quelli occorrenti per 
la formazione dell'atto di nascita (art. 71, commi i e 2 - escluso il nome - del 
vigente ordinamento dello stato civile emanato con R.D.L. 9 luglio 1939, n. 
1238); 
f) nell'attestato in questione deve essere quindi indicato, oltre alle 
generalità della donna che ha partorito e del sanitario o dei sanitari che hanno 
assistito e che hanno constatato il parto, il comune, la casa (intesa come 
ospedale, casa di cura o altro), il giorno e l'ora della nascita, e il sesso del 
bambino. Se il parto è plurimo verrà anche indicato l'ordine in cui le nascite 
sono seguite. Nessun altro dato potrà esservi contenuto; 
g) l'attestato, nell'ipotesi in cui la nascita è avvenuta in un ospedale o in 
una casa di cura, verrà consegnato al direttore sanitario. Negli altri casi 
verrà consegnato all'ufficiale dello stato civile; 
h) si chiarisce ulteriormente che il direttore sanitario curerà la conservazione 
dell'originale negli atti di ufficio. E ne trasmetterà copia all'ufficiale dello 
stato civile in allegato alla dichiarazione di nascita, se questa viene resa 
presso l'ospedale o la casa di cura in cui è avvenuta la nascita, oppure ne 
trasmetterà copia all'ufficiale dello stato civile a richiesta di quest'ultimo e 
nei casi in cui la dichiarazione di nascita viene resa presso il comune di 
nascita o presso quello di residenza dei genitori o di uno di essi; 
i) la copia per l'ufficiale di stato civile può anche essere consegnata in busta 
chiusa, trattandosi di atto contenete dati personali, al genitore che intende 
dichiarare lui stesso la nascita in comune. Si sottolinea che tale documento può 
essere utilizzato esclusivamente come allegato alla dichiarazione di nascita; 
j) l'attestato di nascita in questione non è sostituibile con altro documento. 
Esso, pur essendo un allegato della dichiarazione di nascita, non è accessibile 
ai privati diversi dai genitori; è accessibile per questi ultimi solo per la 
dichiarazione di cui al punto i) della presente circolare. Infatti l'evento 
della nascita acquista rilevanza giuridica, agli effetti dello stato civile, 
solo con la registrazione della dichiarazione della nascita. I terzi che vi 
abbiano interesse ne possono venire a conoscenza attraverso la via obbligata del 
rilascio di un estratto dell'atto di nascita o di un certificato di nascita. 
I signori procuratori generali, cui la presente nota è diretta, sono pregati di 
volerne curare la sollecita trasmissione ai procuratori della Repubblica presso 
i tribunali dei rispettivi distretti per il successivo inoltro agli ufficiali 
dello stato civile di ciascun circondario. 
Le altre autorità in indirizzo vorranno cortesemente provvedere alla massima 
diffusione della presente lettera-circolare presso tutte le strutture dipendenti 
direttamente interessate. 
Si richiama, in particolare, l'attenzione degli assessorati regionali alla 
sanità affinché, attraverso le aziende sanitarie locali, ne venga operata una 
capillare diffusione tra tutte le strutture sanitarie pubbliche e private 
esistenti sul territorio come centri di nascita. 
Si informa che la presente circolare verrà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale e 
sul sito internet di questo Ministero all'indirizzo www.giustizia.it 
Il Direttore generale 
degli affari civili e delle libere professioni 
Hinna Danesi 
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Agg. G.U. 03/06/2004