PROCEDURE TECNICHE

Per la predisposizione e la trasmissione delle delibere degli organi collegiali si dovranno utilizzare i seguenti strumenti:

Microsoft word 97 o succ. comprensivo di:

Modelli predefiniti

Programma di posta elettronica

Installazione e personalizzazione Word 97 o succ.

Il Referente per la redazione delle delibere dell'Ufficio dovrà rigorosamente utilizzare i seguenti modelli di Word:

Delibera Consiglio

Delibera Senato

I modelli sono dei documenti con estensione .dot che servono come 'matrice' dalla quale creare un nuovo documento (estensione .doc). Tali modelli non devono essere modificati o usati come un documento standard e devono risiedere in un'apposita directory (cartella).

Per installare i modelli seguire i seguenti passi:

A questo punto gli schemi per le delibere si trovano nella cartella standard dei modelli di Word. Per creare un documento che si basi su uno dei modelli scegliere 'Nuovo' dal menu 'File' di Word e quindi selezionare uno dei modelli base.

Attenzione: questa operazione non si può effettuare se si preme sull'icona 'Nuovo documento' posta sulla barra degli strumenti. In questo caso Word crea un documento standard (cioè vuoto).

Programma di posta elettronica

Una volta redatta la delibera la trasmissione deve avvenire utilizzando un programma di posta elettronica, al seguente indirizzo: sevoc@unipa.it

Nel messaggio si deve specificare come oggetto il codice pratica (che di seguito si evidenzierà il metodo di attribuzione) aggiungendo come allegato, 'attachment', il file della delibera.

PROCEDURE AMMINISTRATIVE

Il Referente per la redazione delle delibere di ogni Ufficio dovrà attenersi alle seguenti indicazioni:

• la presentazione delle bozze di delibera, predisposte utilizzando gli schemi suddetti, dovrà avvenire, entro e non oltre 10 giorni dalla data prevista per la riunione, al Servizio Elezioni e Verbali Organi di governo Collegiali;

• le bozze dovranno essere esaurientemente corredate di tutti gli allegati, in fotocopia; costituiscono allegati anche le fotocopie di delibere adottate in precedenza dagli Organi Collegiali e richiamate nel provvedimento inoltrato;

• i provvedimenti che richiedono un accantonamento o un impegno di spesa, dovranno contenere la seguente formulazione: "La spesa complessiva di €. … (IVA compresa se dovuta) trova imputazione sul fondo che presenta sufficiente disponibilità (indicare la denominazione del fondo, lo stanziamento del fondo, la somma accantonata o impegnata, la disponibilità residua, compilando la tabella già predisposta nello schema di delibera);

• le delibere di normale procedura amministrativa vanno completate con il dispositivo finale che verrà, eventualmente, integrato o modificato dal Servizio Elezioni e Verbali Organi di governo Collegiali in relazione alle decisioni adottate dall'Organo competente;

• contestualmente alla presentazione delle bozze su carta, dovranno essere trasmessi via e-mail tutti i files delle delibere nominati seguendo esclusivamente il seguente criterio di formulazione del codice pratica:

• sigla identificativa dell’organo collegiale (Consiglio o Senato): C o S

• anno indicato con le ultime due cifre: 01

• sigla identificativa della struttura

• numero progressivo della pratica inviata

• estensione del file: .doc

esempio: C01sevoc25.doc è il nome del file che contiene la bozza della delibera per il Consiglio di
                  Amministrazione

N.B.: in caso di variazione di delibere, dovrà essere ritrasmesso il documento cartaceo e il file
          opportunamente modificato, ma con lo stesso nome del file precedente.
          Sul documento cartaceo sarà necessario segnalare il punto in cui è avvenuta la variazione.
   

Per informazioni contattare il Servizio Elezioni e Verbali Organi di governo Collegiali.