GAZZETTA UFFICIALE SERIE GENERALE N. 11 DEL 15/1/2003
MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
CIRCOLARE 30 dicembre 2002, n. 48
Sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di
costo delle pubbliche amministrazioni - Titolo III del decreto
legislativo 7 agosto 1997, n. 279 - Amministrazioni centrali dello
Stato: rilevazione costi II semestre 2002.
Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri:
Segretariato generale
Alle Amministrazioni Centrali dello Stato:
Gabinetto
Servizi di Controllo Interno
Direzioni generali
Alle Amministrazioni autonome
Agli Uffici centrali del Bilancio presso i
Ministeri e le Amministrazioni autonome
All'Ufficio di Ragioneria presso il
Magistrato per il Po
Alle Ragionerie provinciali dello Stato
e, per conoscenza
Alla Corte dei conti
All'Autorita' per l'Informatica nella
Pubblica Amministrazione
All'Istituto Nazionale di Statistica
All'Agenzia per la Rappresentanza Negoziale
1. Il sistema unico di contabilita' economica analitica per centri
di costo delle amministrazioni pubbliche, introdotto dal Titolo III
del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279, e' stato attivato, per
le amministrazioni centrali dello Stato, con la circolare n. 32 del
26 maggio 1999. Con riferimento alle indicazioni contenute nella
circolare n. 17 del 26 marzo 2001, i diversi centri di costo hanno,
poi, provveduto alla formulazione dei budget economici per l'anno
2002 che, insieme alla rilevazione dei costi 2002, costituiscono le
principali fasi nel processo del Sistema di contabilita' economica .
Tale sistema, che rappresenta una fase altamente innovativa
introdotta nel nostro ordinamento contabile, nel quadro di un vasto
disegno riformatore che ha interessato l'intera pubblica
amministrazione, ha gia' visto, con il completamento del primo
triennio di attuazione, l'introduzione di modifiche contabili e di
tipo informatico nel processo evolutivo, gia' presenti in parte nella
attuale fase di rilevazione e di consuntivazione dei costi per il
2002, quali il piano dei conti nella versione modificata con il
decreto del Ministro dell'economia e delle finanze del 26 marzo 2002
e la trasmissione per via telematica dei dati economici.
In tale contesto per assicurare l'uniformita' e l'omogeneita' di
comportamento nel trattamento delle informazioni economiche da parte
delle Amministrazioni pubbliche, a partire da quelle centrali dello
Stato, sono state istituzionalizzate - anche alla luce delle
esperienze sino ad ora maturate - le regole e i criteri contabili,
che presiedono alla formulazione del budget ed alla rilevazione delle
voci di costo presenti nel Piano unico dei conti previsto nella
Tabella B allegata al decreto legislativo n. 279/1997.
A tal fine, con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze
e' stato approvato il "Manuale delle Regole e dei criteri contabili"
valido per tutte le Amministrazioni pubbliche in un quadro di
generale stabilita' metodologica e contabile e nella direzione del
consolidamento dei costi di tutta la pubblica amministrazione.
2. Il sistema di contabilita' economica, previsto dalla legge n.
94 del 1997, di cui il predetto decreto legislativo n. 279/1997 ne
costituisce l'attuazione, si configura come supporto al processo di
formazione del bilancio di previsione e alle decisioni di finanza
pubblica, nonche' quale strumento principale del controllo interno di
gestione.
Lo stesso sistema consente, inoltre, di evidenziare, in termini
economici, le esigenze funzionali e gli obiettivi concretamente
perseguibili dalle Amministrazioni tramite la raccolta e la
predisposizione delle informazioni economiche, rappresentando,
quindi, un valido strumento conoscitivo ed informativo sia per le
Amministrazioni stesse nel loro autonomo processo di controllo
interno e di costruzione del bilancio finanziario, sia per il
Ministro dell'economia e delle finanze nel suo ruolo di coordinatore
della finanza pubblica (art. 4-bis della legge n. 468/1978, e
successive modificazioni e integrazioni).
Proprio per il perseguimento di tali finalita', le informazioni
economiche del consuntivo 2002 vengono poste a base di riferimento
per la costruzione del bilancio finanziario di previsione per il
2004.
A tale riguardo si segnala che la tempestivita' delle rilevazioni
per il II semestre 2002, rappresenta la componente peculiare e
fondamentale del nuovo processo e postula, pertanto, che siano
effettuate, da parte di tutti i Centri di costo, nel rispetto
obbligatorio e indifferibile dei termini previsti nell'unito
Calendario degli adempimenti (allegato 1).
3. In base alle indicazioni della circolare n. 25 del 7 agosto
2002, i Centri di costo delle amministrazioni centrali hanno
proceduto alla "rilevazione dei costi" di gestione relativi al I
semestre ed all'eventuale adeguamento delle previsioni economiche
formulate per l'anno 2002.
Le singole strutture organizzative debbono ora procedere alla
rilevazione dei costi del secondo semestre dello stesso 2002 facendo
riferimento, per i criteri di determinazione del costo, al predetto
"Manuale dei principi e delle regole contabili".
Nella unita Nota tecnica (allegato 2), sono fornite specifiche
indicazioni concernenti le modalita' di inserimento dei dati
economici nel portale web di contabilita' economica e la
rappresentazione del processo di rilevazione dei costi del 2 semestre
2002. Nella stessa Nota tecnica, inoltre, vengono riportate le
modalita' di trattamento dei dati necessari alla riconciliazione dei
costi sostenuti nell'anno 2002 con il bilancio finanziario (art. 11
decreto legislativo n. 279/1997).
4. In relazione all'operativita' concreta che - a partire dalla
formazione del bilancio di previsione 2004 - assumono le informazioni
economiche, questa fase del nuovo processo richiede, ancor piu' che
in passato, il massimo impegno e la fattiva partecipazione di tutte
le strutture interessate soprattutto in relazione alla tempificazione
indicata nel calendario.
Come di consueto, per migliorare le fasi operative e per rendere
piu' efficace l'azione di supporto e di collaborazione, e' possibile
fare costante riferimento al Dipartimento della Ragioneria Generale
dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio -
Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti, al quale le
Amministrazioni potranno rivolgersi, anche tramite il portale web,
per tutte le problematiche che avessero a manifestarsi (tel. 06/4761.
4080. 4081. 4083. 4613. 4792. 4514; fax 06/4761. 4765.4766; e-mail:
sacr@rgs.tesoro.it).
La presente circolare inoltre e' disponibile sul portale web di
contabilita' economica, www.contabilitaeconomica. rgs.tesoro.it,
nell'apposita area pubblica - accessibile attraverso la home page del
sito del Ministero dell'economia e delle finanze, www.tesoro.it - che
consente il costante dialogo con questo Dipartimento.
Le amministrazioni stesse, infine, potranno rivolgersi al suddetto
Servizio per ogni esigenza connessa all'organizzazione del rispettivo
sistema di controllo interno di gestione, la cui attivazione,
prevista dal decreto legislativo n. 286/1999, e' ormai inderogabile
in quanto strumentale anche al processo di rilevazione e analisi dei
costi.
Roma, 30 dicembre 2002
Il Ministro: TREMONTI
Allegato 1
CALENDARIO DEGLI ADEMPIMENTI
Le Amministrazioni dovranno procedere all'inserimento ed alla
trasmissione telematica delle schede di rilevazione dei costi 2
semestre 2002 e degli altri allegati ai coesistenti Uffici Centrali
del Bilancio, inderogabilmente entro il 28 gennaio 2003.
Gli Uffici Centrali del Bilancio avranno cura di verificare ed
approvare i dati trasmessi dalle Amministrazioni, procedendo
contestualmente alla loro trasmissione telematica all'Ispettorato
Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e
dei Rendimenti inderogabilmente entro il 31 gennaio 2003.
Successivamente all'elaborazione dei dati rilevati dalle
Amministrazioni, il predetto Servizio provvedera' ad inviare i report
di gestione ai diversi centri di costo, per il tramite dei
coesistenti Uffici centrali del Bilancio, e predisporra' l'apposito
Documento relativo allo Stato da presentare al Parlamento.
Allegato 2
RILEVAZIONE DEI COSTI
II SEMESTRE 2002
NOTA TECNICA
INDICAZIONI GENERALI
1. Per l'impostazione della contabilita' economica, le
Amministrazioni centrali hanno, come noto, per riferimento normativo
il Titolo III del Decreto Legislativo 7 agosto 1997, n. 279 ed il
connesso piano unico dei conti che costituisce la chiave unitaria di
dialogo tra le Amministrazioni pubbliche ed il Ministero delle
Economia e delle Finanze- Dipartimento della Ragioneria Generale
dello Stato.
Il piano dei conti, articolato su tre livelli, recentemente
modificato dal decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze
n34558/2002, costituisce l'unita' elementare di rilevazione e di
scambio delle informazioni tra le Amministrazioni centrali e il
Ministero dell'Economia e delle Finanze - Dipartimento della
Ragioneria Generale dello Stato. Per le stesse Amministrazioni -
secondo quanto gia' indicato nella nota tecnica allegata alla
circolare ministeriale del 26 maggio 1999, n. 32 - resta invariata la
possibilita' di estendere il livello di rilevazione e di analisi dei
costi in relazione a specifiche esigenze conoscitive e di controllo
interno. Anche in tal caso, comunque, permane la comunicazione dei
dati rilevati, al livello di dettaglio sopra specificato, al suddetto
Dipartimento.
Il sistema unico di contabilita' analitica e le sue rilevazioni si
pongono in stretta integrazione sia con il sistema di controllo
interno di gestione e con il processo di costruzione del bilancio
finanziario delle Amministrazioni, sia con le decisioni di finanza
pubblica. A tali fini, pertanto, si rammenta che e' indispensabile
garantire la coerenza e l'omogeneita' del flusso informativo dei dati
rilevati e l'analisi delle sue risultanze ai vari livelli di
pertinenza.
In tale contesto, quindi, e' necessario che gli eventi
amministrativi espressivi dell'impiego delle risorse disponibili
vengano rappresentati secondo regole e procedure uniformi in grado di
assicurare anche il consolidamento dei valori rilevati ai diversi
livelli di osservazione dei fenomeni stessi.
E' stato, a tale proposito, predisposto un Manuale dei principi e
delle regole contabili, pubblicato con decreto del Ministro
dell'Economia e delle Finanze, che puo' essere consultato in formato
elettronico anche sul portale di contabilita' economica.
Tale Manuale costituisce il riferimento, comune a tutte le
Amministrazioni, per quanto riguarda i principi generali e le regole
contabili analitiche da applicare nei vari adempimenti connessi al
sistema unico di contabilita' economica analitica.
Nel rimandare, pertanto, al citato Manuale le Amministrazioni
interessate alla rilevazione dei costi del 2 semestre 2002, si rende
necessario, tuttavia, fornire alcune indicazioni utili ad assolvere
il citato adempimento.
2. Alcune Amministrazioni centrali sono state interessate, nel
corso del 2001, da processi di ristrutturazioni organizzative
previste da specifiche disposizioni legislative o da nuovi assetti
derivanti, da una parte, dalla piena operativita' dei trasferimenti
di funzioni e risorse alle Regioni ed agli Enti locali (previsti dal
D.L.vo n. 112 del 1998) e, dall'altra, dalla ridefinizione delle
strutture e delle funzioni ministeriali (disegnate dai decreti
legislativi nn. 300 e successive modificazioni e 303 del 1999).
L'attuazione di tali disposizioni ha comportato gia' in sede di
predisposizione del budget 2002 modifiche organizzative, impattando
con le fasi gestionali della contabilita' economica, costituendone i
Centri di costo una delle componenti fondamentali.
Per motivi di confronto con i dati relativi al budget 2002, in
linea generale, la rilevazione costi del 1 semestre e la revisione
del budget 2002 sono stati effettuati secondo le stesse strutture
utilizzate per la formulazione del budget 2002.
Le stesse strutture utilizzate per il 1 semestre e la revisione
del budget 2002 saranno, conseguentemente, utilizzate per la
rilevazione dei costi del 2 semestre 2002, fermo restando che
qualsiasi ulteriore cambiamento delle preesistenti strutture dei
centri di costo dovra' essere preliminarmente segnalato e concordato
con il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato -
Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi
dei Costi e dei Rendimenti.
3. A partire dall'esercizio 2000, si e' ritenuto di avviare il
sistema di contabilita' economica analitica secondo un approccio
graduale, procedendo ad un'introduzione progressiva del nuovo
processo, in considerazione delle implicazioni derivanti dalla
gestione delle nuove tipologie di informazione.
A questo proposito c'e' da rilevare che le semplificazioni
adottate in sede di Budget 2002, gia' applicate anche agli esercizi
2000 e 2001, se da un lato sono state rivolte a facilitare
l'approccio all'introduzione di un sistema di contabilita' economica
in una realta' tanto complessa e quindi a favorire in questa prima
fase la raccolta e la lettura delle informazioni, dall'altro hanno
imposto un analogo adattamento delle rilevazioni di gestione nel
corso di entrambi i semestri degli stessi anni, al fine di renderne
omogeneo il confronto.
A partire dalla formulazione del budget 2003, tuttavia, sono state
introdotte numerose innovazioni, volte a perfezionare e completare il
nuovo processo attraverso, tra l'altro:
* la nuova formulazione del Piano dei conti di cui alla Tab. B
del D.Leg.vo 279/97 - cfr. decreto del Ministro dell'Economia e delle
Finanze n 34558/2002 - che e' stato modificato ed integrato alla luce
dell'esperienza maturata nel triennio 2000-2002;
* l'introduzione della previsione dei costi, oltre che per
struttura, anche per destinazione, mediante la formulazione del
budget 2003 per missioni istituzionali;
* la redazione del budget annuale articolato per semestre;
* l'attivazione di un portale web di contabilita' economica
(accessibile all'indirizzo internet
www.contabilitaeconomica.rgs.tesoro.it, oppure tramite la Home Page
del sito www.tesoro.it); tale strumento e' volto, in primo luogo, a
migliorare il dialogo delle Amministrazioni centrali con il
Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, - attraverso
un'area riservata, infatti, sara' gestita la trasmissione, per via
telematica, dei dati di budget e rilevazione dei costi, l'invio, da
parte della Ragioneria Generale dello Stato, di comunicazioni di
servizio e, da parte dei centri di costo, di richieste di chiarimenti
e di supporto consulenziale - ; in secondo luogo, attraverso un'area
pubblica, accessibile a tutti, il portale si propone di diffondere le
conoscenze sul sistema unico di contabilita' economica introdotto dal
D.Leg.vo 279/97, mettendo, tra l'altro, a disposizione degli utenti
la normativa primaria e secondaria emanata, i documenti prodotti dal
Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato ed altre
informazioni utili.
Dalla necessita' di preservare, da un lato, l'omogeneita' del
confronto fra previsione e rilevazione dei costi 2002 e, dall'altro,
di accogliere anche in sede di rilevazione dei costi 2002 alcune
delle innovazioni in atto, consegue che la rilevazione dei costi del
2 semestre 2002, sara' effettuata:
* limitatamente ai centri di costo, analogamente alla
formulazione del budget 2002: i costi saranno riferiti alle finalita'
solo a partire dal 2003;
* per natura, secondo la nuova articolazione del Piano dei
Conti, al secondo livello per tutte le voci, tranne che per la voce
"Ammortamenti", che dovra' essere rilevata al terzo livello;
* esprimendo la quantita' di risorse impiegate in termini di
unita' di riferimento (tempo: anni/persona) solo per la voce
Personale-comparto/qualifica. Per tutte le altre voci, il costo e'
valorizzato direttamente in termini monetari;
* utilizzando le nuove schede informatizzate disponibili nelle
applicazioni dell'area riservata del portale di contabilita'
economica, come di seguito illustrato.
In relazione alle suddette indicazioni, pertanto, i centri di
costo gestiranno le seguenti informazioni:
* il centro di costo;
* la voce del piano dei conti, espressa al 2 livello con le
eccezioni sopra indicate per la voce "Ammortamenti";
* il periodo di riferimento del costo;
* la quantita' di risorsa utilizzata valorizzata direttamente in
termini monetari, e l'unita' di misura adottata (tempo: anni/persona)
limitatamente alla voce "Personale";
* l'unita' monetaria di misura;
* il costo.
Le suddette informazioni dovranno essere aggregate da ogni centro
di costo per ciascuna voce del piano dei conti, includendo tutte le
rilevazioni analitiche relative al periodo di indagine (nella specie,
il primo semestre dell'anno in corso). Le risultanze economiche
ottenute saranno trasmesse, per via telematica, al Dipartimento della
Ragioneria Generale dello Stato mediante la compilazione
dell'apposita scheda di rilevazione informatizzata.
4. In questa fase di rilevazione dei costi, le Amministrazioni
dovranno fornire anche le informazioni necessarie alla
riconciliazione tra le rilevazioni economiche e quelle finanziarie,
consentendo al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato di
ricondurre il risultato economico a quello finanziario.
5. Alle Amministrazioni e' richiesto di fornire qualunque
indicazione ritenuta utile a migliorare la leggibilita' e la
comprensione dei dati esposti utilizzando l'apposita Nota
Illustrativa, che sara' disponibile in formato elettronico sul nuovo
portale.
SEZIONE SECONDA
Il PROCESSO DI RILEVAZIONE DEI COSTI DEL 2 SEMESTRE 2002
1. IL PORTALE DI CONTABILITA' ECONOMICA - GLI ATTORI DEL PROCESSO DI
RILEVAZIONE DEI COSTI 2 SEMESTRE 2002
Il processo di rilevazione dei costi del 2 semestre 2002 prevede
l'utilizzo del portale web di contabilita' economica.
Ogni soggetto autorizzato ad operare nell'area riservata del
portale di contabilita' economica sara' identificato attraverso un
codice personale - o nome utente - ed una parola chiave di accesso
segreta - o password -, concordate con il Dipartimento della
Ragioneria Generale dello Stato, Ispettorato Generale per le
Politiche di Bilancio, che identifichera' univocamente il soggetto
stesso e garantira' la riservatezza e la sicurezza dei dati immessi e
delle funzioni svolte.
Ciascun soggetto e' autorizzato ad operare nell'ambito di un
profilo utente predefinito, che identifica il tipo di operazioni che
gli e' consentito svolgere ed i dati a cui ha accesso. Ogni profilo
utente previsto corrisponde ad uno dei diversi attori che
intervengono nel processo di rilevazione dei costi, ossia:
* il centro di costo, che ha il compito di immettere i dati
relativi ai costi rilevati nel 2 semestre 2002;
* il responsabile del centro di costo, che controlla i dati
immessi dal proprio centro di costo e li valida;
* l'Ufficio Centrale di Bilancio, che, a sua volta controlla i
dati immessi e validati dai centri di costo dell'Amministrazione di
riferimento, per verificarne l'aderenza ai principi ed alle regole
stabilite nella presente circolare, ed effettua un'ulteriore
validazione degli stessi;
* l'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio del
Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato del Ministero
dell'Economia e delle Finanze, che raccoglie i dati trasmessi da
tutti i centri di costo e validati dagli UCB, li analizza e li
elabora al fine di trasmetterli ai competenti organi politici e di
controllo.
Per la fase del processo relativa alla rilevazione dei costi, gli
Uffici del Personale, pur essendo coinvolti nella determinazione dei
valori unitari medi annui del costo del lavoro, avvalendosi dei
flussi mensili inseriti nel portale, non sono inclusi, tuttavia, fra
i profili utente sopra indicati, in quanto i processi che li
coinvolgono non si avvarranno delle applicazioni informatiche
presenti sul portale di contabilita' economica.
Nei paragrafi seguenti si descrivono le fasi del processo di
rilevazione dei costi del 2 semestre 2002, per il quale ci si
avvarra' di schede informatizzate, i cui fac-simile sono interamente
riportati in allegato alla presente circolare (cfr. Allegato n3).
2. IL CALCOLO DEI VALORI UNITARI MEDI ANNUI DEL COSTO DEL LAVORO
ORDINARIO E STRAORDINARIO PER POSIZIONE ECONOMICA DA PARTE
DELL'UFFICIO DEL PERSONALE
La determinazione dei valori unitari medi annui del costo del
lavoro ordinario e straordinario per posizione economica in sede di
rilevazione semestrale dei costi e' a carico, come indicato nel
citato Manuale dei principi e delle regole contabili, degli uffici
del personale delle Amministrazioni.
Gli uffici del personale sono chiamati, pertanto, a comunicare
tali valori ai centri di costo ai fini del calcolo del costo del
lavoro ordinario e straordinario. La trasmissione di tali
informazioni ai centri di costo NON e' prevista per via informatica.
Tale dato rappresenta il valore, comune a tutti i centri di costo
dell'Amministrazione di riferimento, mediante il quale saranno
valorizzate le quantita' di lavoro impiegate, in Anni Persona da
parte dei centri di costo stessi.
3. IL CALCOLO E L'INSERIMENTO DEI DATI RELATIVI AL PERSONALE DA PARTE
DEL CENTRO DI COSTO
Con riferimento a quanto indicato nel citato Manuale delle regole
e dei principi contabili, ciascun centro di costo:
1) determinera' la quantita' di impiego di risorse umane nel 2
semestre 2002 per posizione economica in termini di:
* Anni Persona di impegno contrattuale, inclusi i "Comandati
IN";
* Anni Persona di impegno effettivo
* Anni Persona di impegno straordinario
2) calcolera' il costo del lavoro relativo al 2 semestre 2002 per
posizione economica:
* moltiplicando i valori unitari medi annui del costo del lavoro
ordinario, forniti dall'ufficio del personale, per gli anni persona
di impegno contrattuale
* moltiplicando i valori unitari medi annui del costo del lavoro
straordinario, forniti dall'ufficio del personale, per gli anni
persona di impegno straordinario
* sommando i due valori di costo sopra determinati per posizione
economica
3) inserira' i dati relativi agli Anni Persona ed al costo per
posizione economica nella apposita scheda informatizzata di dettaglio
della voce "Personale-comparto/qualifica" riprodotta nell'allegato 3.
Al fine di evitare la visualizzazione contemporanea di tutte le
posizioni economiche esistenti, saranno visibili di volta in volta le
qualifiche relative al solo comparto selezionato.
Nella scheda di acquisizione sara' visualizzato automaticamente il
totale degli Anni Persona per posizione economica rilevati dal
centro.
Dovra', inoltre, essere indicata separatamente la quantita', in
Anni Persona e per posizione economica, relativa al personale del
centro di costo comandato impiegato da altri centri di
responsabilita' Amministrativa (comandati OUT). Tale informazione non
e' collegata in alcun modo ai costi che il centro ha sostenuto nel 2
semestre 2002, ma e' richiesta per favorire la riconciliazione fra i
dati economici e quelli del Bilancio finanziario.
Approvando la scheda in oggetto si procedera' automaticamente alla
registrazione delle rilevazioni di costo e quantita' per la voce
"Personale-comparto/qualifica".
4. L'INSERIMENTO DELLE INFORMAZIONI RELATIVE AI BENI PATRIMONIALI AI
FINI DEL CALCOLO DELLE QUOTE DI AMMORTAMENTO
Successivamente all'inserimento delle previsioni relative alla
voce "Personale-comparto/qualifica", il centro di costo dovra'
indicare, attivando l'apposita procedura automatizzata:
* il valore delle acquisizioni di beni patrimoniali, per voce
del Piano dei conti, effettuate nel 2 semestre 2002;
* il valore delle dismissioni di beni patrimoniali, per voce del
Piano dei conti, effettuate nel 2 semestre 2002.
Al termine dell'inserimento di tali valori risulteranno calcolate
automaticamente le quote di ammortamento attribuibili al centro di
costo per il 2 semestre 2002, tenendo conto anche dei beni acquisiti
nei periodi precedenti.
Si ritiene utile rammentare in questa sede che la procedura in
oggetto, utilizzata anche per le precedenti rilevazioni semestrali
dei costi, e' stata predisposta dal Dipartimento della Ragioneria
Generale dello Stato per supportare i centri di costo nella
determinazione delle quote di ammortamento degli investimenti
effettuati nei periodi precedenti (cioe', secondo le semplificazioni
adottate nella circolare n. 32/99, acquisiti a partire dal 2000) per
tipologia di bene corrispondente al 3 livello del piano dei conti. La
procedura e' stata parzialmente modificata a partire dalla
rilevazione dei costi del 1 semestre 2002 (circolare n25/2002 del
Ministero dell'Economia e delle Finanze), a seguito dell'introduzione
del portale di contabilita' economica. A differenza degli adempimenti
precedenti alla rilevazione dei costi del 1 sem. 2002, infatti, nei
quali gli Uffici Centrali di Bilancio trasmettevano ai centri di
costo una reportistica cartacea, mediante la quale i centri
indicavano le acquisizioni e le dismissioni patrimoniali intervenute
nel periodo di riferimento, la procedura e' ora interamente gestita
dai centri di costo stessi, che acquisiranno informaticamente i dati
relativi ai beni patrimoniali acquisiti ed eventualmente dismessi nel
2 semestre 2002.
5. L'INSERIMENTO DELLE INFORMAZIONI RELATIVE AI COSTI RILEVATI SULLE
VOCI DIVERSE DA "AMMORTAMENTI" E DA "PERSONALE-COMPARTO/QUALIFICA"
Il centro di costo, a questo punto, dovra' inserire nella apposita
scheda informatizzata i valori di costo rilevati nel 2 semestre 2002
per tutte le altre voci di costo d'interesse dell'Amministrazione,
determinati seguendo i principi descritti nel citato Manuale delle
regole e dei principi contabili.
6. L'INSERIMENTO DELLE INFORMAZIONI PER LA RICONCILIAZIONE
Allo scopo di ricondurre la previsione economica a quella
finanziaria - operazione di riconciliazione - e' necessario rilevare
le informazioni che consentono di identificare i disallineamenti
dovuti ai differenti criteri applicati nella rappresentazione degli
eventi secondo l'approccio economico e quello finanziario.
Pur rimandando, per ogni spiegazione relativa al contenuto delle
informazioni in oggetto, alla corrispondente sezione del citato
Manuale dei principi e delle regole contabili, si ritiene utile, in
questa sede, riportare alcune indicazioni di base.
Sebbene l'operazione di riconciliazione sia effettuata a carico
del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, e'
necessario, tuttavia, che i centri di costo indichino, oltre ai dati
di costo, le informazioni che evidenziano l'andamento della spesa
rispetto alla manifestazione dei costi.
Le informazioni di riconciliazione devono essere fornite con
riferimento ai costi complessivamente rilevati dal centro di costo
nel 2002, cioe' indipendentemente dalla divisione per semestri.
Le informazioni da fornire sono di due tipi, ai quali
corrispondono due distinte schede informatizzate:
Informazioni analitiche: servono ad evidenziare, per ogni
tipologia di costo sostenuto dal centro nell'anno, la provenienza
delle risorse finanziarie (pagamenti effettuati) che sono servite per
l'acquisizione delle risorse utilizzate dal centro; nella relativa
scheda informatizzata saranno evidenziati, distintamente per voce del
Piano dei conti:
* i costi rilevati nel 1semestre, gia' comunicati in occasione
del relativo adempimento (circolare n25/2002 del Ministero
dell'Economia e delle Finanze);
* il costo della voce "Personale-comparto/qualifica" rilevato
nel 2 semestre, ed inserito nella relativa scheda di dettaglio di cui
al precedente punto 4;
* relativamente ai costi delle voci "Ammortamenti" rilevati nel
2 semestre, le quote calcolate automaticamente sulla base delle
informazioni patrimoniali inserite dal centro come indicato al
precedente punto 5;
* i costi rilevati nel 2 semestre per le altre voci ed inseriti
nella apposita scheda, come indicato al precedente punto 6.
Informazioni sintetiche: servono ad evidenziare, a livello di
centro di costo e senza distinzione per voce del Piano dei Conti, i
pagamenti effettuati su risorse finanziarie assegnate al Centro di
responsabilita' Amministrativa di cui il centro di costo fa parte,
destinate:
* all'acquisizione di risorse utilizzate da altri centri di
responsabilita' amministrativa; sono risorse finanziarie, cioe', che
corrispondono a costi di altri centri di costo;
* all'acquisizione di risorse che saranno utilizzate in esercizi
futuri; sono risorse finanziarie, cioe', a cui corrisponderanno costi
in anni successivi; in questa categoria si possono comprendere sia le
spese sostenute per l'acquisto di beni o servizi che troveranno
impiego in anni futuri sia le spese sostenute per la realizzazione in
economia di beni strumentali e manutenzioni straordinarie che si
prevede non saranno ultimate nell'anno ("Opere in corso").
Considerato che, al momento di effettuare la rilevazione dei costi
del 2 semestre, le informazioni relative ai pagamenti effettuati nel
2002 sono, in parte, non disponibili presso le Amministrazioni, ed al
fine di agevolare l'onere relativo alla loro stima, vengono di
seguito indicate, per tipologia di costo, le fonti informative a cui
e' possibile riferirsi a tale scopo. Da tali fonti sara' possibile
ottenere dati che, pur non corrispondendo esattamente al pagato
effettivo, sono ragionevolmente vicini a tale importo.
=====================================================================
|Fonte informativa a cui riferirsi
Tipologia di costo | per stimare il dato del pagato
=====================================================================
| STAMPA DEI "FLUSSI DI SPESA
COSTO DEL PERSONALE (RETRIBUZIONE)| MENSILI" (SISTEMA IGOP)
---------------------------------------------------------------------
Altri costi gestiti tramite RUOLI |
DI SPESA FISSA (Esempio: |
affitti,spese di giustizia, etc..)| Decreto di impegno
---------------------------------------------------------------------
| Interrogazione del sistema
Costi relativi ad ACQUISTO BENI E | informativo disponibile presso
SERVIZI | U.C.B. dell'Amministrazione.
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Costi gestiti tramite FUNZIONARI | Copia dell'ordinativo diretto di
DELEGATI | II livello.
7. L'INSERIMENTO DELLA NOTA ILLUSTRATIVA
Analogamente ai precedenti adempimenti di contabilita' economica,
dopo l'inserimento dei costi rilevati nel 2 semestre 2002 e delle
altre informazioni richieste, e' stata prevista, per ogni centro di
costo, una "Nota illustrativa", composta delle tre parti descritte di
seguito, allo scopo di corredare le informazioni monetarie e
quantitative di ulteriori elementi conoscitivi. Come per le
informazioni precedenti, l'inserimento della "Nota Illustrativa"
avverra' attraverso una scheda informatizzata.
La compilazione della "Nota illustrativa", che e' parte integrante
del processo di rilevazione dei costi, sebbene auspicata, non e'
ancora da considerarsi vincolante per la chiusura del processo
stesso.
Prima parte: Motivazioni dei costi
In questa parte della Nota devono essere indicate, per ogni
tipologia di risorsa riportata (PERSONALE, COSTI DI GESTIONE,
AMMORTAMENTI), le motivazioni che concorrono alla composizione del
costo rilevato, solo quando questo abbia carattere di particolare
rilevanza nell'ambito dei costi complessivamente rilevati dal centro
per il 2002, oppure quando il suo importo si discosti
significativamente dai costi rilevati in esercizi precedenti e/o dal
budget 2002.
Seconda parte: Note sugli aspetti organizzativi
La seconda parte della tabella dovra' essere compilata dai centri
di costo che abbiano subito modifiche organizzative rispetto ai
precedenti adempimenti di contabilita' economica o dai centri di
costo di nuova istituzione. E' destinata ad accogliere una sintetica
descrizione delle attribuzioni del centro ed ogni aspetto di tipo
organizzativo utile a fornire informazioni significative per
comprenderne la dimensione economica.
A titolo esemplificativo:
- per un centro gia' esistente a cui sono state assegnate nuove
attivita', si potrebbe indicare se queste attivita' erano in
precedenza assegnate ad altro centro, e se cio' ha comportato
significative variazioni di organico;
- per un centro di nuova istituzione potrebbe essere utile
indicare se la nuova struttura accorpa piu' vecchi centri o se, al
contrario, e' una delle parti in cui e' stato frazionato un altro
centro.
Terza parte: Altre informazioni significative
L'ultima parte della tabella e' destinata a contenere le ulteriori
informazioni che il centro di costo ritiene utile fornire per
consentire una piu' chiara interpretazione dei propri costi.
8. LA COMUNICAZIONE DI FINE ATTIVITA'
Al termine di tutte le operazioni sopra descritte, l'utente
autorizzato dal centro di costo all'inserimento dei dati di
rilevazione dei costi 2 semestre 2002 comunichera', attraverso
l'attivazione di una apposita funzione, la fine delle attivita' di
inserimento.
Tale comunicazione e' propedeutica alla funzione di controllo e
validazione dei dati del centro di costo da parte del responsabile
del centro stesso.
9. IL CONTROLLO E LA VALIDAZIONE DA PARTE DEL RESPONSABILE DEL CENTRO
DI COSTO
Il responsabile del centro di costo, autorizzato ad operare,
tramite un identificativo ed una password personali sulla base di un
profilo specifico, potra' visualizzare e controllare i dati di
rilevazione costi 2 semestre 2002 inseriti per il suo centro di costo
e:
* se il controllo avra' esito positivo, validera' i dati, che, a
questo punto, saranno verificabili, insieme a tutti i budget degli
altri centri di costo dell'Amministrazione, dall'Ufficio Centrale di
Bilancio; la validazione, in altre parole, corrispondera' alla
precedente fase di trasmissione delle schede cartacee firmate
all'Ufficio Centrale di Bilancio;
* se il controllo avra' dato esito non positivo, riaprira' le
attivita' di inserimento; i dati di costo rilevati per il 2 semestre
2002 dal centro di costo potranno, cosi', essere modificati
direttamente dal responsabile stesso o dall'utente autorizzato
all'inserimento dei dati per il centro di costo; in quest'ultimo caso
occorrera' una nuova comunicazione di fine attivita' per procedere
alla validazione da parte del responsabile.
10. IL CONTROLLO E LA APPROVAZIONE DEI DATI DA PARTE DELL'UFFICIO
CENTRALE DI BILANCIO
Analogamente a quanto avvenuto in occasione dei precedenti
adempimenti connessi all'applicazione del sistema unico di
contabilita' economica, gli Uffici Centrali di Bilancio sono
pienamente coinvolti nel processo di raccolta dei dati economici
delle Amministrazioni Centrali dello Stato. Detti uffici, infatti,
svolgono gli adempimenti previsti dall'articolo 12, comma 2, del D.
Leg.vo n. 279/1997, concorrendo alla valutazione degli oneri delle
funzioni e dei servizi istituzionali delle Amministrazioni presso cui
operano.
Come e' noto, tuttavia, a partire dalla formulazione del budget
2003 non e' piu' di competenza degli Uffici Centrali di Bilancio
l'acquisizione al sistema informatico dei dati trasmessi in via
cartacea dai centri di costo, in quanto l'inserimento dei dati sul
sistema e', come sopra esposto, direttamente a carico dei centri di
costo.
Gli Uffici Centrali di Bilancio dovranno, nondimeno, continuare ad
assicurare, attraverso le funzioni disponibili nell'area riservata
del portale per il profilo utente per questi definito, il controllo
dei dati inseriti e trasmessi - per via telematica - dai centri di
costo dopo la validazione del responsabile.
Tale controllo ha lo scopo principale di verificare l'aderenza dei
dati di costo rilevati ai principi generali e alle regole dettate
dall'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio, rappresentate
nella presente circolare e nel citato Manuale delle regole e dei
principi contabili. Allo stesso tempo, attraverso tale controllo, gli
Uffici Centrali di Bilancio collaborano con il richiamato Ispettorato
all'analisi ed alla valutazione degli oneri delle Amministrazioni
presso cui operano.
L'operazione di controllo si concludera' con una approvazione, che
avra' il valore di trasmissione dei dati stessi all' Ispettorato
Generale per le Politiche di Bilancio.
Nel caso in cui l'Ufficio Centrale di Bilancio rilevasse
l'opportunita' di apportare rettifiche o integrazioni ai dati
trasmessi da un centro di costo contattera' il centro stesso e,
verificata la necessita' di effettuare le modifiche, effettuera' una
sospensione della validazione affinche' sia possibile, da parte del
centro, eseguire i necessari interventi ai quali dovra' seguire una
nuova comunicazione di fine attivita' ed una nuova validazione da
parte del responsabile del centro.
VEDERE ALLEGATI
Allegato 1Allegato 2Allegato 3Allegato 4Allegato 5Allegato 6Allegato 7
