Passi preliminari all’invio di un articolo
Prima di effettuare un’operazione di document delivery occorre:
Controllare le clausole contrattuali per il document delivery
Prima di effettuare una transazione di document delivery i bibliotecari devono informarsi sulle condizioni previste dalla licenza d’uso per la risorsa richiesta in fornitura.
Per controllare le clausole consultare l’archivio ALPE-DD, il nuovo archivio di clausole contrattuali inerenti il servizio di Prestito Interbibliotecario (ILL) e Document Delivery (DD) presenti nelle licenze d’uso di risorse elettroniche che nasce da un’evoluzione del database “Help-Licenze”, creato nel 2006 da un’idea del Gruppo di Lavoro NILDE sulle Licenze Elettroniche.
Le informazioni sulle transazioni DD sono riportate anche alla voce “Document Delivery” in ogni scheda informativa a corredo delle risorse elettroniche: Riviste elettroniche – Banche dati
Conoscere la tipologia delle restrizioni previste
Le clausole editoriali prevedono restrizioni, variabili da contratto a contratto, che impongono limiti alle varie componenti del flusso documentale di una transazione di document delivery.
Di seguito una casistica di possibili situazioni restrittive classificate in base al workflow della fornitura di un documento
Richiesta di fornitura: assodato che i documenti vanno richiesti dalle biblioteche per conto di loro utenti accreditati, che ne faranno esclusivo uso personale per scopi di studio o di ricerca, le clausole contrattuali possono prevedere l’obbligo di fornire documenti solo a istituzioni no profit o solo ad una classe ristretta di istituzioni no profit (per esempio istituzioni accademiche, di ricerca, ecc...) oppure solo all'interno dell'Italia.
Formato dell’articolo: è necessario individuare la “forma” in cui è lecito utilizzare il documento. Molti editori non permettono il document delivery elettronico del formato elettronico nativo (pdf/HTML nativi) e obbligano alla stampa dell’articolo digitale (hard-copy printed) prima dell’invio, altri, invece, consentono l'uso anche della copia digitale originale (non impongono alcuna restrizione).
Trasmissione: definito il formato dell’articolo da trattare (digitale nativo o copia a stampa), occorre individuare la modalità di invio alla biblioteca richiedente. Alcuni editori acconsentono solo alla trasmissione tradizionale attraverso fax o posta; altri permettono la trasmissione elettronica sicura attraverso Ariel o equivalenti o sistemi fax-like (il sistema di invio elettronico messo a disposizione da Nilde è equiparabile a tali sistemi); altri ancora non impongono alcuna restrizione sul tipo di trasmissione. La copia digitale non diventa patrimonio della biblioteca, ma va considerata come “temporanea”, al solo scopo di velocizzare il processo di invio: il suo utilizzo è limitato alla trasmissione, a meno che le clausole contrattuali in essere non consentano diversamente, e all’utente si fornisce una copia a stampa.
Ricezione e stampa: quasi tutti gli editori chiedono di fornire all'utente finale un’unica copia cartacea del documento ricevuto: nel caso di invio elettronico, la biblioteca ricevente stampa la copia digitale ricevuta e la consegna all’utente finale in modo da ottenere di nuovo il documento nel formato in cui la biblioteca mittente intendeva trasmetterlo.
Cancellazione: la maggior parte dei contratti prevede l'obbligo per la biblioteca ricevente di distruggere il file subito dopo la stampa, nel caso in cui lo si sia ricevuto attraverso una trasmissione elettronica (Nilde).
Inserire nel messaggio di invio dell’articolo una formula a tutela del copyright
Verificate le condizioni sul document delivery imposte dall’editore, si procede all’invio (se consentito) dell’articolo tenendo conto delle restrizioni imposte.
Nella trasmissione del documento è opportuno inserire una clausola di esonero di responsabilità, come da articolo 1229 del Codice civile, con cui la biblioteca erogatrice si garantisce da eventuali usi impropri del materiale inviato.
Quindi, a tutela della biblioteca fornitrice e degli impegni che l’Ateneo assume sottoscrivendo i contratti di abbonamento alle risorse elettroniche, si richiede ai bibliotecari dell’Ateneo che gestiscono le transazioni DD di verificare che nel messaggio di invio dell'articolo (anche per richieste che non passano da Nilde) venga sempre inserita la seguente formula:
Caro collega,
le mandiamo l'articolo richiesto con preghiera di attenersi alle raccomandazioni di seguito indicate a tutela della normativa sul copyright:"La Biblioteca richiedente si impegna ad attenersi alla vigente normativa sul Diritto d'Autore (Legge n. 633 del 22/4/1941 e successive modifiche e integrazioni) e, in particolare, garantisce:
- che il materiale e' richiesto per conto di un utente accreditato della Biblioteca (dipendente dell'ente, docente, ricercatore o studente universitario) il quale ne fara' esclusivo uso personale per scopi di studio o di ricerca;
- di conservare solo ed esclusivamente una copia cartacea degli articoli, distruggendo ogni eventuale copia elettronica ricevuta".
