AGENZIA PER LE EROGAZIONI IN AGRICOLTURA
CIRCOLARE 13 febbraio 2004, n. 1
Integrazione alla circolare AGEA n. 26 del 20 maggio 2003 e alla
circolare AGEA n. 50 del 4 novembre 2003, inerente i programmi di
attivita' delle organizzazioni di operatori del settore oleicolo per
le campagne di commercializzazione 2002/2003 e 2003/2004, presentati
ai sensi del regolamento n. 1334/02.
Al Ministero delle politiche agricole e
forestali
Alle regioni assessorati agricoltura
Alle province autonome
All'Agecontrol
Alle Unioni nazionali olivicole
Alle Associazioni olivicole
indipendenti
A tutte le associazioni olivicole
Alle Associazioni tra le industrie
olearie
Alle Associazioni di frantoiani
A tutte le organizzazioni di categoria
A tutti gli operatori del settore
Ad ulteriore precisazione di quanto gia' specificato con le
circolari AGEA n. 26 del 20 maggio 2003 e n. 50 del 4 novembre 2003,
e' stata ravvisata la necessita' di chiarire alcuni aspetti
interpretativi inerenti le problematiche connesse alla riformulazione
finanziaria dei programmi, nonche' alcuni aspetti di natura
contabile, anche sulla base di quanto emerso in esito agli
approfondimenti congiunti con i diversi rappresentanti della filiera
olivicola.
A tale riguardo si ritiene necessario precisare quanto segue:
1. Riformulazione dei piani finanziari.
In seguito alla riduzione degli importi del programma inizialmente
presentato dall'organizzazione proponente, determinata, in esito alla
prevista riconciliazione dei dati finanziari, dal comitato di
valutazione, si rende necessario riformulare il prospetto delle spese
ripartito, secondo le attivita' e i relativi settori ed il prospetto
riassuntivo relativo al finanziamento per i suddetti settori di
attivita'.
Tale riformulazione dovra' avere come obiettivo primario la
salvaguardia del raggiungimento delle finalita' stabilite per le
attivita' previste nei programmi approvati dal comitato, ma dovra',
comunque, mantenere inalterato il budget finanziario complessivamente
approvato dallo stesso e la ripartizione del finanziamento (quota
comunitaria, quota nazionale, quota del proponente), che, ai sensi
del regolamento (CE) n. 1334/02, e' gia' stato comunicato ai servizi
della Commissione europea.
A tale riguardo, al fine di assicurare la massima snellezza nella
prosecuzione del relativo procedimento amministrativo e di mantenere
inalterate le percentuali minime attribuite dal decreto ministeriale
n. 1070 del 16 maggio 2003 a ciascuna delle quattro previste
tipologie di attivita', la riduzione determinata dal comitato
sull'importo complessivo del programma dovra' essere applicata
proporzionalmente ai diversi settori di attivita' previsti dal
programma stesso. Pertanto, l'importo relativo a ciascun settore di
attivita' dovra' essere rideterminato applicando, all'importo
inizialmente indicato nel programma presentato all'AGEA, la
percentuale di abbattimento determinata dal comitato per l'intero
ammontare del progetto (riformulazione proporzionale).
Considerato che per talune voci di spesa (ad esempio l'acquisto di
beni durevoli) potrebbe risultare difficoltoso operare una
rimodulazione proporzionale sulla base dell'importo rideterminato dal
comitato e che tale difficolta' incrementerebbe ulteriormente
l'indisponibilita' di risorse finanziarie per le altre voci di spesa,
si precisa che saranno ammissibili variazioni nella modalita' di
spesa che prevedano soluzioni meno costose di quelle indicate nel
progetto (ad es.: la locazione del bene anziche' l'acquisto), ferma
rimanendo la natura dell'attivita' connessa a tali spese.
Gli importi cosi' rideterminati costituiranno elemento di
riferimento anche ai fini delle previste verifiche contabili e
tecniche da parte dell'Agecontrol.
Nei casi di riformulazione del programma che prevedano diverse e
non proporzionali rimodulazioni tra le diverse attivita' o una
diversa distribuzione temporale degli interventi previsti (variazione
dei cronogrammi), si dovra' fare riferimento alle disposizioni gia'
impartite dalla circolare n. 26 del 20 maggio 2003, paragrafo 4.
In particolare, per le riformulazioni del programma che
costituiscono, secondo la definizione di cui al paragrafo 4, della
succitata circolare n. 26 "varianti sostanziali", connesse alla
natura delle attivita' o alla tempistica di realizzazione dei
progetti, l'organizzazione dovra' far pervenire all'AGEA il programma
riformulato, che verra' inoltrato al comitato tecnico di valutazione,
per l'approvazione dell'eventuale modifica delle ripartizioni
previste al comma 4 dello stesso decreto n. 1070.
Indipendentemente dalla tipologia di riformulazione proposta,
dovra' pervenire all'AGEA e, limitatamente ai programmi di competenza
regionale ai sensi del decreto ministeriale n. 1070 del 16 maggio
2003, alla regione territorialmente competente, entro e non oltre il
27 febbraio 2004, un'apposita comunicazione scritta motivata, in cui
sia chiaramente specificato nell'oggetto, a pena di non accettazione
dell'istanza, la tipologia di riformulazione proposta, utilizzando le
diciture
di seguito specificate: "riformulazione proporzionale" oppure
"variante formale" oppure "variante sostanziale".
Per le sole "varianti sostanziali", che richiedono una specifica
valutazione di merito da parte del comitato, verra' inoltrata
all'organizzazione interessata un'apposita comunicazione scritta,
recante l'esito della suddetta valutazione.
2. Cauzione dell'anticipo.
Ai sensi dell'art. 8 del regolamento 1334/02, paragrafo 3, ai fini
della corresponsione dell'anticipo nella misura massima del 90 per
cento, dovra' essere presentata una cauzione di un importo pari al
110% della somma complessivamente richiesta a titolo di anticipo, che
verra' erogata nelle due previste rate di un terzo e di due terzi,
secondo le modalita' previste dal paragrafo 2, del suddetto articolo.
In considerazione del termine ultimo per la presentazione della
domanda del finanziamento o dell'eventuale saldo, fissato dall'art.
9, punto 1), del citato regolamento (CE) n. 1334/02 al 25 febbraio
2005 e del connesso termine per il versamento del relativo
contributo, di cui al punto 4) dello stesso articolo, ai fini della
determinazione del periodo di durata della garanzia, all'art. 2 del
testo della cauzione, dovra' essere riportata la dicitura di seguito
specificata:
"La presente garanzia avra' durata fino al 31 maggio 2005, con
automatica rinnovazione per ulteriori 6 mesi. L'AGEA, con motivata
richiesta, inviata almeno quindici giorni prima della scadenza della
durata massima, puo' richiedere ulteriori proroghe semestrali, che il
fideiussore si impegna a concedere, nel limite di 6 semestri".
3. Tenuta della contabilita' separata.
Secondo quanto previsto al paragrafo 5 della circolare AGEA n. 26
del 20 maggio 2003, il soggetto beneficiario del finanziamento dovra'
tenere una contabilita' separata per tutte le operazioni inerenti
l'applicazione del regolamento. A tale scopo, fatti salvi gli
obblighi derivanti dalla normativa civilistica, fiscale e tributaria,
dovra' essere prevista, in aggiunta alla contabilita' generale:
a) l'istituzione di un registro sezionale (stralcio del libro
giornale) nel quale registrare esclusivamente le operazioni contabili
relative alla realizzazione del programma approvato;
b) l'apertura, nell'ambito della contabilita' generale, di un
conto mastro nel quale rilevare tutte le operazioni riferite al
programma approvato.
In entrambi i casi, le registrazioni aggiuntive debbono comunque
indicare i riferimenti della registrazione in contabilita' generale.
Inoltre, su ogni documento di spesa inerente il programma approvato,
dovra' essere riportata, con un timbro, la dicitura "regolamento CE
1334/02".
4. Quietanze dei pagamenti effettuati.
Ai fini della giustificazione delle spese rendicontate per
l'ottenimento del rimborso, e' necessario, come noto, conservare e
rendere disponibili ai controlli gli originali delle fatture,
ricevute o documenti contabili riconosciuti e regolarmente
quietanzati attraverso bonifici bancari. Viene illustrata, di
seguito, la metodologia che deve essere adottata per la
giustificazione di alcune specifiche tipologie di spesa, per le quali
l'utilizzo del bonifico puo' risultare non sempre di facile
realizzazione:
pagamento di quota parte degli stipendi dei dipendenti delle
organizzazioni, per attivita' riferite al regolamento CE n. 1334/02.
Nel caso in cui la gestione delle "buste paga" sia unificata e,
pertanto, non risulti possibile effettuare un bonifico per ogni
dipendente in relazione alla sola quota di competenza del progetto, i
dipendenti dovranno essere pagati secondo le modalita' in uso presso
ciascuna organizzazione e dovra' essere effettuato con cadenza
mensile un bonifico/"giro conto" dal "conto dedicato" a quello
dell'organizzazione, per una somma complessiva pari alla quota parte
delle competenze del personale dipendente, connesse - per il medesimo
periodo - all'attivita' di cui al regolamento CE n. 1334/02.
Ovviamente tali specifiche attivita' del personale dipendente
dovranno essere dettagliatamente indicate in appositi fogli di
presenza, conformemente a quanto previsto dal punto 1 dell'allegato
11 della circolare AGEA n. 26 del 20 maggio 2003;
pagamento delle spese di missione per il personale dipendente
(carburante, biglietti treno/aereo/nave, pasti, ricevute
pernottamenti, diaria, ecc.).
Le spese di missione, liquidate con anticipazioni di cassa,
dovranno essere giustificate, una volta sostenute, con un'apposita
nota spese. Gli importi anticipati dalla cassa dovranno essere con
cadenza mensile girati, con bonifico/"giro conto", dal "conto
dedicato" a quello dell'organizzazione;
pagamento di piccoli importi per l'acquisto di materiali di
consumo (francobolli, materiale di cancelleria, etc.).
Le spese sostenute per l'acquisto di materiali di consumo nel
limite massimo di 250 euro e liquidate con anticipazioni di cassa,
dovranno essere giustificate, una volta sostenute, con un'apposita
nota spese. Gli importi anticipati dalla cassa dovranno essere con
cadenza mensile girati, con bonifico/"giro conto", dal "conto
dedicato" a quello dell'organizzazione.
5. Criteri di ammortamento dei beni durevoli.
Al paragrafo 4 dell'allegato 11 della circolare AGEA n. 26 del
20 maggio 2003 si precisa che il calcolo del rimborso dei beni
durevoli potra' essere effettuato o in unica soluzione, vincolando
l'utilizzo del bene ai futuri programmi, oppure in un periodo di
ammortamento valutato secondo quanto di seguito specificato: a 3 anni
ove si tratti di materiale informatico avente un valore pari o
inferiore a Euro 12.000, a 5 anni negli altri casi. In considerazione
dell'attuale tempistica prevista per la realizzazione dei programmi
entro il termine fissato dal regolamento, che rende particolarmente
complicata l'applicazione di criteri di ammortamento per il rimborso
frazionato dei costi, ai fini del riconoscimento delle spese connesse
all'acquisto di beni durevoli funzionali alla realizzazione del
programma, e' necessario vincolare i beni acquistati alla
destinazione d'uso ed alla non cedibilita' prima di un periodo di
cinque anni, in analogia con quanto previsto per i programmi di
miglioramento della qualita' dell'olio d'oliva.
L'organismo proponente dovra', ovviamente, tenere uno specifico
elenco dei beni acquistati e/o utilizzati per la realizzazione delle
azioni progettuali, con apposizione a margine di ciascuno del numero
di matricola.
6. Attivita' delegate e/o appaltate.
Le organizzazioni operanti a livello nazionale prevedono, nei loro
progetti, la possibilita' di delega e/o appalto di parte delle
attivita' contenute nei programmi. Per lo svolgimento di tali servizi
e' previsto il pagamento di un corrispettivo da parte
dell'organizzazione committente, con il rilascio della relativa
fattura di pagamento e/o ricevuta di rimborso spese. La
responsabilita' della corretta attuazione dell'attivita' delegata o
appaltata rimane in capo all'organizzazione titolare del progetto,
anche per quanto attiene gli obblighi di rendicontazione previsti
dalla circolare AGEA n. 26 del 20 maggio 2003. La documentazione
contabile relativa alla liquidazione di tali servizi -
fattura/ricevuta di rimborso spese - dovra' quindi essere corredata
da una dettagliata rendicontazione del fornitore per singola voce di
spesa approvata e da copia della documentazione di spesa,
conformemente a quanto previsto dalla suddetta circolare AGEA n. 26.
L'organizzazione proponente, inoltre, dovra' tenere a disposizione,
per gli eventuali controlli da parte degli organi competenti, tutta
la documentazione tecnica e contabile (elenco aziende, schede
aziendali, schede di attivita', elenco tecnici, materiali impiegati,
schede chilometriche, fatture di acquisto materiali, giustificativi
di spesa ecc.), sempre in conformita' alle prescrizioni della
circolare AGEA n. 26.
7. Costi misti.
Per i beni e/o strumenti utilizzati anche per attivita' diverse da
quelle previste da progetti di cui al regolamento CE n. 1334/02 (ad
esempio locali, macchine ecc.), dovra' preventivamente essere
indicata la percentuale d'uso riservata, sulla base di quanto
previsto dal programma approvato, per la realizzazione delle azioni
ivi previste.
8. Tenuta dei rendiconti.
Il paragrafo 6 della circolare AGEA n. 26 precisa che la domanda di
rimborso dovra' essere corredata dalle tabelle riepilogative
contabile di cui agli allegati 7, 8 e 9. Al riguardo si precisa che
l'organismo proponente dovra' predisporre una rendicontazione -
redatta secondo quanto previsto dai citati allegati 7, 8 e 9 - in
tutte le fasi del controllo.
9. Controlli dell'AGEA.
Ai sensi della linea direttrice n. 9, tutte le attivita' delegate
dall'organismo pagatore AGEA saranno sottoposte a verifiche di
secondo livello.
Roma, 13 febbraio 2004
Il titolare dell'ufficio monocratico
Gulinelli
