NRDA n° 8/99 Palermo, 23 dicembre 1999
DISPOSIZIONI PER L'ISTITUZIONE DEL PROTOCOLLO UNICO PRESSO
L'AMMINISTRAZIONE CENTRALE, PER L'ISTITUZIONE DEL REPERTORIO
DELL'ALBO DELL'AMMINISTRAZIONE CENTRALE, PER L'ADOZIONE DEL NUOVO
TIMBRO DI PROTOCOLLO
IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO
DELL'UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI PALERMO
Ravvisata
la necessità di disciplinare, a partire da l 1° Gennaio 2000, l'attività di protocollazione
dell'Amministrazione centrale, nonché l'attività di affissione all'albo, a cura del servizio di
protocollo e corrispondenza.
D e c r e t a
Capo I
Documenti Amministrativi
1. Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione informatica, grafica,
fotocinematografica, elettromagnetica, o di qualunque altra specie del contenuto di
atti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell'attività amministrativa.
2. Tutti i documenti prodotti devono riportare le seguenti informazioni:
a) stemma dell'Università e la dicitura "Università degli Studi di Palermo";
b) struttura di riferimento;
c) elementi obbligatori di registratura;
d) classificazione secondo i Titolari di classificazione di cui verrà disposta l'adozione
progressiva da parte delle strutture;
e) la sigla dell'ufficio emittente ove assegnata allo stesso;
f) sigla del responsabile con relativa firma autografa e dell'autore del documento, nel
formato XX/YY.
3. Ogni documento cartaceo in partenza o interno va di norma redatto in un originale ed
in una minuta.
Per originale si intende la redazione definitiva del documento, perfetta e autentica
negli elementi sostanziali e formali.
Per minuta si intende l'originale del documento conservato "agli atti", cioè nel fascicolo
relativo all'affare o al procedimento amministrativo trattato.
Sia l'originale che la minuta vanno corredati di firma autografa.
4. E' consentito l'uso del telefax al fine di velocizzare lo scambio di informazioni con enti
pubblici, enti privati, cittadini e tra l'Amministrazione centrale e le strutture operanti
nell'Ateneo.
Capo II
Protocollo
1. Tutti i documenti, in arrivo ed in partenza, da o verso l'esterno dell'Università vanno
protocollati in un apposito registro denominato "registro di protocollo".
2. Il "registro di protocollo" dell'Amministrazione centrale è unico. Per evitare il fenomeno
del "collo di bottiglia" nella fase di protocollazione, stante la mole di documenti da
protocollare vengono adottati quattro registri su cui effettuare la registratura sia di
documenti in arrivo che in partenza, a prescindere dall'oggetto dei documenti. L'unica
specializzazione ammessa consiste nel destinare due registri ai documenti in arrivo e
due registri ai documenti in partenza.
3. La numerazione, strettamente progressiva, dei quattro registri va così organizzata:
registro A - documenti in arrivo : da 00001 a 20.000
registro B - documenti in arrivo : da 20.001 a 40.000
registro C - documenti in partenza : da 40.001 a 60.000
registro D - documenti in partenza : da 60.001 a 80.000.
4. Il "registro di protocollo unico" è un atto pubblico che fa fede della tempestività e
dell'effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla
regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a
danno delle parti. I quattro registri, benché fisicamente distinti, costituiscono un unico
registro, appunto il "registro di protocollo unico" dell'Amministrazione Centrale. Detti
quattro registri vanno conservati sempre insieme.
5. A fine di ogni giornata lavorativa il responsabile del servizio di protocollo chiuderà le
operazioni di registratura del giorno apponendo, in corrispondenza del primo numero
di protocollo libero di ciascun registro una annotazione incrociata come di seguito
descritta:
Registro A : "ultimo numero utilizzato nel registro B in data odierna: ______" segue,
come nel caso di una normale registratura, la data del giorno e la firma del
responsabile.
Registro B : "ultimo numero utilizzato nel registro A in data odierna:_______" segue,
come nel caso di una normale registratura, la data del giorno e la firma del
responsabile.
Registro C : "ultimo numero utilizzato nel registro D in data odierna:_______" segue,
come nel caso di una normale registratura, la data del giorno e la firma del
responsabile.
Registro D : "ultimo numero utilizzato nel registro C in data odierna:_______" segue,
come nel caso di una normale registratura, la data del giorno e la firma del
responsabile.
6. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni
giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente ed ha cadenza annuale, cioè
inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.
7. Ogni numero di protocollo individua un unico documento e di conseguenza ogni
documento reca un solo numero di protocollo.
8. Non è consentita la protocollazione né la trasmissione di un documento recante un
numero di protocollo già utilizzato, neppure se l'affare o il procedimento
amministrativo si esaurisce con un documento ricevuto e la risposta al medesimo
nello stesso giorno di protocollazione.
9. Gli elementi obbligatori del protocollo, cioè rilevanti sul piano giuridico-probatorio,
sono sei e precisamente:
1) data di registrazione (espressa nel formato giorno/mese/anno, con l'anno composto
da quattro cifre);
2) numero di protocollo progressivo;
3) mittente per il documento in arrivo; destinatario per il documento in partenza;
4) oggetto, espresso in modo dettagliato e conciso;
5) numero degli allegati;
6) oggetto degli allegati.
10. L'insieme degli elementi obbligatori del protocollo è denominato "Registratura".
La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo non può essere modificata né
integrata, né cancellata, ma soltanto annullata mediante l'apposizione della dicitura
"annullato".
L'apposizione della dicitura "annullato" deve essere effettuata in maniera tale da
consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza e da non alterare le
informazioni registrate degli elementi obbligatori del protocollo.
L'inalterabilità e l'immodificabilità degli elementi obbligatori del protocollo deve essere
garantita, in via tradizionale (su supporto cartaceo o simile), con l'utilizzo di inchiostro
indelebile, di un registro con fogli progressivi numerati, senza abrasioni e senza
correzioni illeggibili.
11. La registratura dei documenti in entrata dall'esterno dell'Università va effettuata
apponendo sul documento un timbro il cui formato è allegato alle presenti disposizioni.
Sui documenti in uscita verso l'esterno dell'Università saranno gli uffici emittenti ad
apporre in epigrafe come disposto gli elementi di classificazione e di identificazione
mentre sarà sempre il servizio di protocollo ad effettuare la registratura.
Capo III
Disposizioni finali
1. Possono essere previste particolari forme di riservatezza e di accesso al protocollo ed
all'archivio per i documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari e
dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon
andamento dell'attività amministrativa.
2. Per quanto non espressamente indicato nella presente disposizione si farà riferimento
alla normativa vigente in materia di protocollo e di archivi.
3. E' istituito il repertorio dei documenti pubblicati all'albo. Tale repertorio è costituito da
un registro su cui, a cura del responsabile del servizio di protocollo vanno trascritti i
seguenti elementi :
a) numero progressivo;
b) numero di registratura del documento come desunto dal "registro di protocollo
unico";
c) data di registratura del documento come desunto dal "registro di protocollo unico";
d) oggetto del documento come desunto dal "registro di protocollo unico";
e) data di pubblicazione all'albo;
f) data di ritiro dall'albo;
g) sigla del responsabile del servizio protocollo.
IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO
Dott. Giacomo MINUTI