Palermo, 12 maggio 2000

OGGETTO: Progetto di rinnovamento della contabilità generale dell'Ateneo.

Dopo alcuni mesi dall'adozione operativa del nuovo sistema di contabilità dell'Ateneo, si ritiene opportuno illustrare le attività svolte ed in corso, nonché precisare i relativi criteri e metodi, anche per favorirne una più completa "messa a punto" e la migliore funzionalità.

• L'adozione del nuovo sistema informatico-contabile é stata imposta, da un lato, dall'improrogabile necessità di disporre di nuovi programmi di calcolo compatibili con la conformazione numerica delle date riferite al nuovo millennio e, dall'altro, dall'esigenza di adeguare la contabilità dell'Ateneo alle vigenti disposizioni legislative che impongono alla totalità delle Pubbliche Amministrazioni un bilancio "consolidato", per consentire l'analisi della spesa finale e, in modo specifico per le Università, l'omogenea redazione dei conti consuntivi.
• A tali "esigenze" si é pervenuti attraverso la formulazione di un bilancio di Ateneo strutturato in modo da armonizzare ed integrare omogeneamente la gestione dell'Amministrazione Centrale con quella delle strutture dotate di autonomia amministrativo-contabile, con un piano dei conti uniformemente codificato per tutte le strutture dell'Ateneo ed una gestione di contabilità finanziaria collegata ad una gestione economica.
• Relativamente all'estensione ai Dipartimenti del criterio del "bilancio di competenza", che ha suscitato perplessità e/o timori, in quanto non previsto nell'attuale regolamento amministrativo-contabile, si ribadisce che l'impostazione e la gestione di un bilancio sotto il profilo del criterio di cassa o del criterio di competenza é un fatto di discrezionalità e di prudenza, che ciascuno può decidere secondo le circostanze e non dipende da una regola normativa; infatti lo schema strutturale di un bilancio é sempre lo stesso.

• La procedura di informatizzazione é stata curata dal Centro Universitario di Calcolo mentre la parte contabile é stata curata dalla Divisione Finanziaria ed é grazie alla collaborazione ed all'abnegazione di tutto il personale coinvolto nel progetto che si é pervenuti agli odierni risultati, se pure il percorso per una piena normalizzazione non é ancora completato.
• Attraverso una serie di corsi di formazione svoltisi negli ultimi mesi del 1999, il nuovo sistema contabile é stato portato a conoscenza di tutto il personale dell'area amministrativo-contabile dell'Ateneo.
• E' stata creata un'adeguata rete informatica di Ateneo, che sarà completata entro il corrente mese anche per i pochi allacciamenti ancora scoperti, ed é stato installato il software della contabilità in tutte le strutture. Di recente si é proceduto ad integrare il software con i moduli "ordini", "missioni" e "fatture attive", moduli specificatamente acquisiti per soddisfare le richieste delle strutture dipartimentali.
• Le strutture coinvolte nel rinnovamento della contabilità sono 130 così suddivise: 42 Dipartimenti, 7 Centri Interdipartimentali, 11 Centri di Servizio delle Facoltà, 11 Biblioteche di Facoltà e 58 Istituti (o strutture assimilate) oltre all'Amministrazione Centrale.

• E' stato istituito un apposito gruppo di "formatori permanenti" - coordinato per la parte tecnica dal Centro Universitario di Calcolo e per la parte contabile dalla Divisione Finanziaria - con il compito di assistere tutte le strutture sia dal punto di vista tecnico che contabile; i formatori sono permanentemente a disposizione di chi ne richieda l'intervento.
• Il Centro Universitario di Calcolo e la Divisione Finanziaria stanno lavorando all'immissione dei dati contabili relativi ai "Residui", la cui determinazione é stata possibile solo dopo che le strutture hanno fatto pervenire le chiusure dell'esercizio finanziario 1999; al riguardo, si sollecitano le strutture che ancora non vi abbiano provveduto.
• Per quanto attiene all'evasione dei pagamenti dei residui passivi, é stata completata una tabella di allineamento tra vecchi e nuovi conti e si procederà, pertanto, alla lavorazione di tutte le fatture giacenti presso la Divisione Finanziaria relative ai fondi a tutto il 31.12.1999; a tale scopo sarà istituito un apposito gruppo di lavoro per smaltire l'accumulo il più urgentemente possibile e tornare quanto prima alla normalità, senza arretrati.

• Si rinnova l'invito ai Dipartimenti di provvedere, in generale, alla definitiva chiusura delle contabilità speciali, la cui consistenza risulta ancora cospicua e che ostacola di fatto il trasferimento dei fondi dall'Amministrazione Centrale.
• Per quei Dipartimenti che ad oggi adottano un bilancio di cassa, si reputa necessario allegare un prototipo di tabella di allineamento tra i conti del software precedentemente adottato ed il nuovo piano dei conti.
• Si comunica, infine, che il Consiglio di Amministrazione nella seduta del 19.04.2000 ha approvato il Bilancio di previsione per il 2000 ed é in corso il trasferimento e/o l'assegnazione a tutte le strutture del 50% del contributo ordinario di funzionamento.